Autorisation des factures enregistrées

Pour exclure des factures de la procédure de règlement automatique, vous pouvez lier un motif de blocage aux factures si vous les enregistrez dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000). Si vous liez un motif de blocage à une facture, celle-ci n'est pas sélectionnée pour le règlement dans la session Sélection des factures à régler (tfcmg1220m000). Les motifs de blocage d'une facture sont, par exemple, des quantités incorrectes, des prix incorrects ou des défauts dans les marchandises reçues.

Vous pouvez lier un motif de blocage à des factures fournisseurs associées à des commandes et à des factures de coûts.

Vous devez définir la personne ou le département chargé de valider la facture en vue de la poursuite du traitement en tant qu'approbateur affecté. Pour approuver la facture, un approbateur affecté doit supprimer le motif de blocage. Dans certains cas, LN le supprime automatiquement, par exemple si un utilisateur autorisé approuve la facture pour le règlement.

Vous pouvez lier un approbateur affecté par défaut à chaque motif de blocage. Si une facture est bloquée, LN affiche l'approbateur affecté par défaut. Il est toujours possible de modifier manuellement le motif de blocage d'une facture et l'approbateur affecté.

L'approbateur affecté est utilisé exclusivement à titre d'information. Chaque utilisateur peut supprimer un motif de blocage. Les opérations d'ajout et de suppression de motifs de blocage pour les factures fournisseurs sont consignées dans l'historique des autorisations que vous pouvez consulter dans la session Historique des autorisations de factures (tfacp2510m000).

Vous pouvez lier des motifs de blocage aux factures fournisseurs enregistrées de l'une des deux façons suivantes :

  • Automatiquement
  • Manuellement
Définition des motifs de blocage

Pour définir des motifs de blocage, utilisez les sessions suivantes :

  1. Approbateurs affectés (tfacp0130m000)
    Définissez les approbateurs affectés.
  2. Motifs de blocage (tfacp0120m000)
    Définissez les motifs de blocage. Vous pouvez éventuellement sélectionner un approbateur affecté par défaut pour chaque motif de blocage.
Liaison automatique de motifs de blocage aux factures enregistrées

Vous pouvez configurer LN de manière à associer automatiquement des motifs de blocage aux factures enregistrées.

Pour associer automatiquement des motifs de blocage :

  1. Tiers facturant (tccom4122s000)
    Pour bloquer automatiquement toutes les factures enregistrées depuis un tiers spécifique, sélectionnez un motif de blocage par défaut dans le champ Code Blocage pour les factures fournisseurs. LN associe automatiquement ce motif de blocage à toutes les factures enregistrées du tiers facturant.
  2. Paramètres ACP (tfacp0100m000)
    Pour bloquer automatiquement toutes les factures enregistrées, sélectionnez un motif de blocage par défaut dans le champ Motif de blocage pour factures enregistrées. LN associe automatiquement ce motif de blocage à toutes les factures enregistrées des tiers pour lesquels vous n'avez pas sélectionné un motif de blocage spécifique.

Les motifs de blocage définis au niveau du tiers remplacent le motif de blocage global.

Remarque
  • Si vous définissez un motif de blocage par défaut, LN associe automatiquement un motif de blocage par défaut aux factures enregistrées pour lesquelles l'approbation de règlement n'est pas nécessaire.
  • Si la facture nécessite une approbation de règlement et si l’utilisateur ayant enregistré la facture est autorisé à approuver le règlement, LN n’associe pas de motif de blocage par défaut à la facture. Dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000), le champ Motif blocage n'est pas renseigné. Cependant, si l'utilisateur ne dispose pas de l'autorisation nécessaire, LN associe un motif de blocage par défaut à la facture.
Liaison manuelle de motifs de blocage aux factures enregistrées

Si aucun motif de blocage par défaut n'est défini dans la session Paramètres ACP (tfacp0100m000), vous pouvez ajouter manuellement un motif de blocage à une facture. Si un motif de blocage par défaut est défini, vous pouvez toujours modifier le motif de blocage d'une facture.

Il est toujours possible de saisir, de modifier ou de supprimer manuellement le motif de blocage et l'approbateur affecté dans les sessions suivantes :

  • Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000)
  • Consultation de facture fournisseur (tfacp2600m100)
  • Rapprochement/approbation des factures fournisseurs (tfacp2107m000)
Remarque

Lorsque les règlements sont traités dans les sessions Transactions bancaires (tfcmg2500m000) et Règlements émis (fourn.) (tfcmg2110s000), LN ne vérifie pas si les factures sont bloquées, parce qu'elles seront enregistrées ultérieurement.

Suppression du motif de blocage

Si vous êtes un approbateur affecté, vous pouvez supprimer le motif de blocage afin de permettre la poursuite du traitement de la facture.

Pour supprimer le motif de blocage :

  1. Lancez la session Autorisation factures fournisseurs (tfacp1142m000) pour répertorier les factures qui nécessitent une autorisation. Si un motif de blocage est lié à la facture, il apparaît dans la colonne Motif blocage.
  2. Sélectionnez la facture, et dans le menu approprié, cliquez sur Consultation de facture fournisseur. La session Consultation de facture fournisseur (tfacp2600m100) démarre.
  3. Dans l'onglet Divers, supprimez le motif de blocage du champ Motif blocage. LN efface automatiquement le champ Approbatr affecté.

Vous pouvez également supprimer le motif de blocage dans les sessions suivantes :

  • Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000)
  • Rapprochement/approbation des factures fournisseurs (tfacp2107m000)
Remarque
  • Si vous autorisez une facture fournisseur liée à une commande pour le règlement, LN supprime automatiquement le motif de blocage. Pour plus d'informations, reportez-vous à Autorisation de règlement dans Comptabilité fournisseurs.
  • Chaque utilisateur peut supprimer le motif de blocage. Un avertissement apparaît si l'utilisateur n'y est pas autorisé. La facture reste bloquée pour le règlement. La suppression du motif de blocage est consignée dans la session Historique des autorisations de factures (tfacp2510m000).
  • Si vous supprimez le motif de blocage alors que vous n'êtes pas autorisé à approuver la facture pour le règlement, LN affiche un avertissement et la facture demeure bloquée pour le paiement.

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