Archivage et suppression des données de rapprochement

Vous pouvez supprimer régulièrement les données de rapprochement journalisées dans Finances ainsi que les écritures correspondantes dans les applications logistiques.

Pour l'archivage et la suppression des données de rapprochement, les règles suivantes s'appliquent :

  • Pour que vous puissiez archiver et supprimer une écriture dans une application logistique, les données de rapprochement du groupe de rapprochement correspondant doivent avoir le statut Accepté définitivement.

  • Pour que vous puissiez archiver et/ou supprimer des données de rapprochement dans la session Archivage/suppression des données de rapprochement (tfgld4295m200), les conditions suivantes doivent être remplies :

    • Les données de rapprochement du groupe de rapprochement doivent avoir le statut Accepté définitivement et les périodes financières doivent avoir le statut Période rapprochée dans la session Statut de période de rapprochement et d'archivage (tfgld0177m000).
    • Les objets de gestion (commandes fournisseurs, ordres magasin, projets, etc.) dont vous souhaitez supprimer les données de rapprochement n'existent plus dans les applications logistiques. Autrement dit, vous devez d'abord supprimer les écritures dans les applications logistiques pour supprimer les données de rapprochement dans Finances.

Pour les projets à long terme (ceux qui vont au-delà de l'exercice fiscal par exemple), cette règle admet quelques exceptions. Pour ces groupes de rapprochement, vous pouvez cocher la case Bloquer suppression Bloquer suppression obj. gestion pour trans. non finalement acceptées et sélectionner Bloquer suppression Bloquer suppr. trans. finalement acceptées obj. de gestion non suppr. dans la session Groupes de rapprochement (tcfin0120m000).

Si vous cochez la case Ne pas regrouper dans la session Archivage/suppression des données de rapprochement (tfgld4295m200), LN vérifie s'il existe des écritures de rapprochement en dehors de la période financière archivée et/ou supprimée. Si tel est le cas, LN ne peut ni archiver ni supprimer les données de rapprochement et signale une erreur. Cette case est disponible pour quelques rares groupes de rapprochement.

Remarque

Dans la session Statut de période de rapprochement et d'archivage (tfgld0177m000), l'affectation du statut Période rapprochée aux périodes financières est réversible, Contrairement au statut Archivé.

LN vérifie le statut de la période et le statut des objets de gestion du groupe de rapprochement en cours de traitement. Il vérifie en outre ces statuts pour tous les groupes de rapprochement susceptibles de contenir l'objet de gestion.

Création d'un solde d'ouverture pour rapprochement

Si vous archivez des écritures qui influent encore sur les données à rapprocher, pour le groupe de rapprochement Stock par exemple, vous pouvez créer un solde d'ouverture pour les données de rapprochement. Utilisez la session Soldes d'ouverture pour rapprochement (tfgld4195m000), que vous pouvez lancer, par exemple, à partir du menu Vues, Références et Actions de la session Logistique - Rapprochement financier (tfgld4595m000).

Processus d'archivage et de suppression
Etape 1. Archivage et suppression des ordres à partir des applications logistiques

Archive et supprime les écritures dans les applications logistiques. Dans les applications logistiques, utilisez les sessions Archivage et Suppression pour déplacer, le cas échéant, les données vers une société d'archivage et/ou pour supprimer les données de la base de données.

Etape 2. Archivage et suppression des données de rapprochement dans Finances

Vous pouvez utiliser les sessions suivantes :

  • Archivage/suppression des données de rapprochement (tfgld4295m200)
    Utilisez cette session pour archiver et/ou supprimer les données de rapprochement de la table Données de rapprochement (tfgld495).
  • Suppression des éléments de rapprochement journalisés (tfgld4296m000)
    Utilisez cette session pour supprimer les éléments de rapprochement journalisés devenus superflus. LN supprime tous les éléments de rapprochement journalisés des écritures de rapprochement pour les groupes de rapprochement sélectionnés de la table Eléments de rapprochement pour les données de rapprochement (tfgld498). LN ne supprime que les éléments de rapprochement journalisés des groupes de rapprochement pour lesquels vous avez désélectionné la case Journaliser tous les éléments de rapprochement dans la session Groupes de rapprochement (tcfin0120m000).

Rubriques liées