Journal de la facture fournisseur.
Vous sélectionnez ce journal dans la session Ecritures (tfgld1101m000). LN l'utilise pour identifier la facture, ainsi que le numéro de document dans le champ suivant.
Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000)Cette session permet de saisir les détails d’une facture fournisseur. Si la facture doit être rapprochée de commandes fournisseurs (et de lignes de coûts globaux facturés par le fournisseur), sélectionnez Type de facture dans le champ Factures liées aux commandes fourn.. Pour rapprocher exclusivement les factures avec des lignes de coûts globaux, sélectionnez Type de facture dans le champ Facture liée aux coûts globaux. Si la facture couvre le transport plutôt que les marchandises achetées, sélectionnez Factures liées aux ordres de transport. Vous pouvez gérer les coûts supplémentaires dans l'onglet correspondant. Utilisez les commandes du menu approprié pour effectuer divers types de rapprochements dans les sessions correspondantes. Selon le type de rapprochement et de facture, vous pouvez rapprocher la facture de lignes spécifiques et saisir le montant ou la quantité à rapprocher. Si la facture est associée à des lignes de commande fournisseur, vous pouvez :
Remarque
Rapprochement automatique
Données générales Facture Facture Numéro de document de la facture fournisseur. Dans LN, il permet d’identifier la facture, avec le journal du champ précédent. Valeurs autorisées Si d’autres numéros de série sont définis pour le journal de cette facture dans la session Série de journaux (tfgld0114m000), vous pouvez sélectionner un autre numéro de série. Valeur par défaut LN saisit un numéro de série défini dans la session Série de journaux (tfgld0114m000). Une fois ce champ renseigné, LN définit le champ Statut de facture sur Enregistré. Type de facture Ce champ indique si la facture est associée à des commandes fournisseurs, des ordres de transport, des coûts globaux ou d'autres coûts. En fonction du type de facture choisi, une des deux procédures de traitement des factures fournisseurs est lancée depuis cette session :
Exemple Si un constructeur automobile souhaite acheter des pneus, il génère une commande fournisseur. Si la facture relative à ces pneus est enregistrée, le type de facture doit être Factures liées aux commandes fourn.. LN rapproche la facture de la commande fournisseur. Si un constructeur automobile souhaite acheter du café pour ses distributeurs automatiques de boissons, LN ne génère pas de commande fournisseur. En effet, cette dépense n’est pas liée à l’activité de fabrication et de vente de voitures. La facture enregistrée pour le café doit être du type Facture d'achat direct. Cette facture ne sera pas soumise au processus de rapprochement. Date de règlement de la facture Date d'enregistrement de la facture fournisseur. Remarque
Statut de facture Etat d’avancement du traitement de la facture. Approuvé pour règlement Si cette case est cochée, la facture a été approuvée pour le règlement. Si cette case n'est pas cochée, et si l’approbation de règlement est requise pour la facture, cette dernière ne pourra pas être sélectionnée dans la session Sélection des factures à régler (tfcmg1220m000). Statut budget Indique si le budget permet le traitement de cette facture.
Ce champ peut avoir les valeurs suivantes
Données facture Général Tiers Valeur par défaut Si le type de facture est Factures liées aux commandes fourn., Facture liée aux coûts globaux ou Factures liées aux ordres de transport et qu'un numéro d'ordre est saisi dans le champ Ordre, LN affiche le tiers associé à l'ordre. Facture fournisseur Numéro d'identification de la facture utilisé par le tiers facturant. Le numéro est imprimé en tant que référence de règlement lorsque la facture est réglée. Remarque Vous devez saisir ce numéro si N° de facture obligatoire est sélectionné dans l’onglet Général de la session Paramètres ACP (tfacp0100m000). Symbole variable Code numérique à 10 chiffres qui représente la référence aux informations de règlement, qui est utilisé pour rapprocher le règlement au crédit, contrat ou payeur. Remarque Cette valeur est définie par défaut avec les dix premiers chiffres du numéro de la Facture fournisseur, si la Facture fournisseur est spécifiée. Cependant, vous pouvez modifier cette valeur. Référence Vous pouvez saisir un texte à utiliser pour référence interne. Date de facture Date de création de la facture. Cette date permet de calculer les dates d'échéance et les remises, par exemple. Valeur par défaut Par défaut LN saisit la date courante. Date d'échéance Date à laquelle la facture aurait dû être réglée. Valeur par défaut Si des conditions de règlement sont associées à la facture, la date d’échéance est calculée en conséquence. Sinon, LN saisit la date courante. Ligne de référence Si un bordereau de paiement est lié à la facture, ce champ doit contenir la ligne de référence du bordereau de paiement. Commande Ordre Bon de livraison Document d'ordre indiquant de manière détaillée le contenu d'un emballage particulier pour l'expédition. Les détails incluent une description des articles, le numéro de l'article pour l'expéditeur ou le client, la quantité expédiée et l'unité de stock des articles expédiés. Si la case Rapprochement automatique est cochée dans la session Paramètres ACP (tfacp0100m000), LN tente de rapprocher automatiquement les ordres liés au bon de livraison de la facture. Code Chargement Si la facture est liée à des ordres de transport, il s'agit du chargement. Code Expédition Si la facture est liée à des ordres de transport, il s'agit de l'expédition. Cluster d'ordres de transport Si la facture est liée à des ordres de transport, il s'agit du cluster d'ordres de transport. Montants Montant montant de la facture, Valeur par défaut LN affiche le montant de l’ordre défini dans les détails de l’ordre que vous avez sélectionné si :
Devise Remarque Pour une Facture d'achat direct, LN affiche la devise définie pour le tiers facturant. Montant en DS Montant facturé exprimé dans la devise société. Devise société Devise société utilisée pour le montant. Dans le menu Outils, choisissez Changer la devise pour changer de devise société. Taux de change Coefficient par lequel un montant d'une devise donnée doit être multiplié pour obtenir le montant équivalent dans la devise de référence. Taux défini Taux défini, calculé comme suit : Taux défini = Taux de change * Facteur de conversion Base du taux Méthode de définition de la date qui servira à déterminer les taux de change applicables. Lors du traitement de préparation, tous les montants exprimés dans une devise étrangère sont convertis en devise société à l'aide des taux ainsi déterminés. Type de taux de change Méthode permettant de regrouper les taux de change des devises. Vous pouvez assigner différents types de taux de change à différents tiers facturés et/ou à différents types de transactions (achat, vente, etc.). Détail TVA Niveau de calcul de TVA Niveau de calcul de la TVA de la facture. Valeur par défaut Le niveau de calcul de la TVA par défaut est défini dans la session Paramètres ACP (tfacp0100m000). Pays/code TVA Pays dans lequel la TVA doit être payée. Valeur par défaut Par défaut, LN affiche le pays TVA défini dans les détails de l’ordre que vous avez sélectionné. Pays/code TVA Code TVA pour le calcul de la TVA sur la facture. Valeur par défaut Par défaut, LN affiche le code TVA de l’ordre sélectionné. Montant TVA en devise de règlement Si vous avez sélectionné l'option En-tête de facture dans le champ Niveau de calcul de TVA, LN affiche le montant de la TVA à payer sur le montant de la facture. LN calcule le montant de la TVA avec le code TVA saisi. Remarque
Montant TVA en DS Montant de TVA calculé dans l'une de vos devises société. Période de TVA Exercice et période de TVA au cours desquels la TVA sur le montant facturé est réglée. Date TVA Date à laquelle les marchandises ou services sont livrés ou le règlement est reçu. Remarque Cette valeur est définie par défaut dans la session Date de facture. Code Groupe de taxes Code TVA qui représente plusieurs codes TVA individuels. Si plusieurs codes TVA s'appliquent à une transaction, vous pouvez lier un code Groupe de taxes à cette transaction. Par exemple, un code Groupe de taxes peut contenir des codes TVA pour les taxes suivantes :
Détail Type d'achat Type d’achat des achats effectués. Afin d’extraire le type d’achat par défaut le plus précis pour les factures associées à des commandes fournisseurs/ordres transport, LN recherche un type d’achat dans l’ordre suivant :
Afin d’extraire le type d’achat par défaut le plus précis, LN vérifie le type d’achat par défaut du groupe de tiers du tiers facturant. Facture d'origine Si cette facture est un avoir, vous pouvez saisir le journal de la facture d'origine à laquelle vous liez cet avoir. Facture d'origine Si cette facture est un avoir, vous pouvez saisir le numéro de document de la facture d'origine à laquelle vous liez cet avoir. Facture d'origine Si cette facture est un avoir, vous pouvez saisir la ligne de l'échéancier de règlement ou le numéro d'expédition de la facture d'origine à laquelle vous liez cet avoir. N° de document d'origine Numéro de la facture (fournisseur) d'origine. Ce numéro est affiché pour un avoir. Remarque
N° TVA fournisseur Numéro de TVA du tiers facturant. Banque du tiers Banque du tiers facturant. Divers Montant non affecté Montant facturé qui n'est toujours pas affecté aux commandes fournisseurs ou aux articles de coût. Si ce montant est égal à zéro, la facture est entièrement rapprochée. Montant non affecté = (montant net + coûts à spécifier) - (montant rapproché + coûts globaux rapprochés + écritures saisies + écritures portant sur des coûts à préciser) Remarque Pour les factures d’achat direct, il s’agit du montant facturé qui n’est pas encore affecté aux écritures. Soit Débit soit Crédit. Montant restant TTC Montant brut restant. Texte interne Si cette case est cochée, il existe un texte pour la facture. Règlement Données règlement fourn. Conditions de règlement Accords relatifs au mode de règlement des factures. Les conditions de règlement incluent :
Les conditions de règlement permettent de calculer :
Méthode de règlement fourn. Méthode utilisée pour créer un règlement fournisseur ou client. La méthode de règlement définit, par exemple :
Il s'agit des valeurs par défaut que vous pouvez modifier sur l'ordre ou la facture. Si la case Méthode de règlement obligatoire est cochée dans la session Paramètres société (tfgld0503m000), vous devez lier une méthode de règlement à la facture ou aux lignes de l’échéancier de règlement. Raison administrative (IRS1099) Motif du règlement en devise étrangère. Vous pouvez saisir un code dans ce champ si :
Important Si des données ont été saisies pour le tiers payé spécifié dans la session Tiers payé - détails 1099 (tccom4126s000), ce champ est obligatoire. Code Description supplémentaire Code de la description de la raison administrative en devise étrangère. La description supplémentaire est un paramètre obligatoire pour les fichiers bancaires des pays nordiques. Si vous enregistrez une facture fournisseur, vous pouvez saisir un motif de règlement. Si des descriptions supplémentaires sont associées au motif de règlement, LN affiche le code de Description supplémentaire par défaut. Vous pouvez modifier le code Description supplémentaire. Majoration pour retard de règlement Pourcentage qui est ajouté au montant des marchandises ou au prix des services que le destinataire de la facture doit régler si la facture n'est pas payée dans le délai prévu. Accord de versement Si vous avez un accord de versement avec le tiers facturant, ce champ contient cet accord. Motif trésorerie Si la facture fournisseur doit être incluse dans le relevé de trésorerie, ce champ contient le motif trésorerie. Données règlement fourn. Tiers payé d'origine Tiers payé associé au tiers facturant. Pour une facture affacturée, le tiers payé d’origine est remplacé par la société d’affacturage. Tiers payé Tiers à qui vous réglez les factures. Il s'agit en général du service Comptabilité clients d'un fournisseur. La définition du tiers payé inclut la devise et le taux de change par défaut, la relation client du fournisseur, le nombre de jours dans lesquels vous devez régler les factures et si, oui ou non, le tiers fait appel à une société d'affacturage. Ligne d'adresse 1 Première partie de l'adresse, provenant par défaut du champ Ligne d'adresse 1 de la session Adresses (tccom4130s000). Adresse Ensemble complet des détails concernant l'adresse, notamment l'adresse postale, les numéros de téléphone, de fax et de télex, l'e-mail, l'adresse Internet, l'identification à des fins de taxation et les informations concernant l'acheminement. Tiers vendeur Tiers à qui vous commandez des marchandises ou des services ; il s'agit généralement du service des ventes d'un fournisseur. La définition du tiers vendeur inclut les accords de prix et de remise par défaut, les données de commande fournisseur par défaut, les conditions de livraison ainsi que les tiers expéditeur et facturant associés. N° d'affacturage Identificateur sous lequel le tiers est enregistré par une société d'affacturage. Echéancier de règlement Si cette case est cochée, il existe un échéancier de règlement pour cette facture. Sous-traitance Si cette case est cochée, la facture appartient à la commande de sous-traitance. La facture appartient à une facture de sous-traitance si les conditions suivantes se vérifient :
Banque Banque du tiers Banque du tiers facturant. Ce champ est vide si l’échéancier de règlement est associé à une facture. La banque est définie séparément pour chaque ligne de l’échéancier. Compte bancaire Numéro de compte bancaire du tiers. IBAN Numéro de compte bancaire international. Numéro de compte international standard permettant d'identifier un compte géré par une institution financière et de faciliter le traitement automatisé des transactions internationales. Le code IBAN est fourni par la banque/filiale qui gère le compte. Référence bancaire Si vous utilisez des numéros de références bancaires, il s'agit du numéro de référence bancaire de la facture. Données d'autorisation Approbatr affecté approbateur affecté pouvant supprimer le motif de blocage ou approuver le règlement d’une facture. Motif blocage Vous pouvez saisir un motif de blocage pour bloquer le traitement de cette facture. Si vous définissez des motifs de blocage par défaut, LN relie automatiquement l’un d’eux aux factures enregistrées ne nécessitant pas d’approbation de règlement. Si la facture nécessite une approbation de règlement et si l’utilisateur ayant enregistré la facture est autorisé à approuver le règlement, LN n’associe pas de motif de blocage par défaut à la facture. Le champ Motif blocage reste vide. Cependant, si l’utilisateur ne dispose pas de l’autorisation nécessaire, LN associe un motif de blocage par défaut à la facture. Approuver avant Date avant laquelle la facture doit être approuvée pour règlement. Compte/dimensions Compte collectif Compte collectif dans lequel l’écriture sera imputée. LN détermine le compte collectif à partir du groupe financier tiers. Dimensions Dimensions auxquelles l’écriture sera imputée. Pour les factures associées aux commandes fournisseurs, LN extrait les dimensions à partir du schéma d’intégration si les conditions suivantes sont remplies :
Si ces conditions ne sont pas satisfaites, LN extrait, pour les types de dimension sans schéma d’intégration défini, les dimensions de la même manière que pour les factures de coût et de transport. Pour les factures de coût et de transport, extrait, pour chaque type de dimension, les dimensions dans l’ordre suivant :
Les montants de TVA sont aussi imputés à ces dimensions. Si des dimensions obligatoires sont liées aux comptes de TVA et si aucune dimension n’est définie pour les comptes collectifs, LN impute les montants de TVA aux dimensions que vous indiquez dans la session Données d'imputation des codes TVA simple (tfgld0171s000) ou la session Données d'imputation des codes TVA multiple (tfgld0170s000). Récapitulatif Montants Montant net Montant facturé total, après déduction des montants de TVA, des corrections et des avoirs. Coûts à préciser Montant total qu'il convient de spécifier en raison de rapprochements réalisés avec une ligne d'ordre relative à des articles de coûts pour lesquels des coûts sont à préciser. Montant rapproché Partie du montant facturé qui était déjà rapprochée des lignes d'ordre. Ce montant augmente chaque fois que de nouveaux ordres sont affectés à la facture. Ecritures portant sur des coûts à préciser Montant total spécifié pour les articles coût pour lesquels des coûts sont à préciser. Coûts globaux rapprochés Partie du montant facturé qui était déjà rapprochée des coûts globaux. Ecritures saisies Montant total des écritures de coûts supplémentaires saisis pour cette facture, sur l'onglet Coûts supplémentaires dans la session Coûts supplémentaires (tfacp1101m100). Remarque Pour les factures d’achat direct, il s’agit du montant total des écritures saisies pour cette facture dans la session Ecritures (tfgld1102m300). Montant non affecté Montant facturé qui n'est toujours pas affecté aux commandes fournisseurs ou aux articles de coût. Si ce montant est égal à zéro, la facture est entièrement rapprochée. Montant non affecté = (montant net + coûts à spécifier) - (montant rapproché + coûts globaux rapprochés + écritures saisies + écritures portant sur des coûts à préciser) Remarque Pour les factures d’achat direct, il s’agit du montant facturé qui n’est pas encore affecté aux écritures. Différence prix Différence entre le montant de la facture et celui de la commande ou des marchandises reçues, due à une différence entre le prix unitaire de la commande et celui de la facture. Le montant de la différence de prix peut également inclure une différence de change si le taux de change de la devise de l’ordre est différent de celui de la facture. Différence de prix = Quantité facturée x (Prix unitaire de la commande - Prix unitaire de la facture). Rapprochement/Approbation Procédure de rapprochement Document d'approbation Journal utilisé pour approuver la facture fournisseur. Une fois la facture approuvée avec succès, LN affiche le journal pour approbation dans ce champ. LN crée les écritures financières sous ce journal. Cela ne s'applique pas aux factures d'achat. Document d'approbation Numéro de document utilisé pour approuver la facture fournisseur. Une fois la facture approuvée, LN affiche un numéro de document dans ce champ. LN crée les écritures financières sous ce numéro de document. Cela ne s'applique pas aux factures d'achat. TVA Retenue à la source TVA Retenue à la source Si cette case est cochée, la facture inclut le montant de la retenue d'impôt à la source. Montant net à payer au tiers Montant net de la facture fournisseur. Montant en devise société Montant net de la facture fournisseur dans la devise société. Retenue d'impôt à la source Montant de la retenue d’impôt à la source. Montant en devise société Montant de la retenue d’impôt à la source dans la devise société. Retenue des charges sociales à la source Montant de la retenue des charges sociales à la source. Montant en devise société Montant de la retenue des charges sociales à la source dans la devise société. Charges sociales (frais de la société) Montant des charges sociales (frais). Montant en devise société Montant des charges sociales (frais) dans la devise société. Texte Vous pouvez saisir ici des informations et des commentaires supplémentaires.
Conditions de règlement Permet de lancer la session Conditions de règlement (tfacp1111s000) Copier factures fournisseurs parvenues Copie les données de la session Factures fournisseurs parvenues (tfacp1500m000) dans cette session. Adr des tiers occ Permet de lancer la session Adr des tiers occ (tfacp1102s000) Factures de sous-traitance... Permet de lancer la session Facture de sous-traitance (tfacp3160s000) Fact. fourn. pér. Permet de lancer la session Fact. fourn. pér. (tfacp1513m000) Transactions Intrastat Permet de lancer la session Transactions Intrastat (tccom7171m000) Retenue à la source Si la facture est soumise à la retenue de l’impôt et des charges sociales à la source, cette option affiche les montants de ces retenues. Vérifier le budget Vérifie si le budget permet le traitement de cette facture. Lancez cette commande si le statut de budget de la facture est Vérification non terminée. Vous ne pouvez traiter les factures que si le statut du budget est OK ou Sans objet.
Rapprochement Permet de rapprocher ou d'annuler le rapprochement de la facture avec les ordres, les règlements, les coûts globaux ou la consommation. Approbation Permet de rapprocher la facture ou d’annuler l’approbation. Approuver Cette commande permet d’approuver la facture et d’équilibrer les comptes provisoires associés à la réception et à la facture. Annuler approb. Cette commande permet d’annuler l’approbation de la facture.
| |||