Contrôle du budget achatsUtilisez le contrôle budgétaire pour vérifier les transactions d'achat par rapport aux budgets disponibles. Pour les demandes d'achat, les commandes fournisseurs et les réceptions d'achat, indiquez si des contrôles budgétaires doivent être exécutés, à quel moment et de quelle manière. Remarque Pour implémenter le contrôle budgétaire, sélectionnez la case Contrôle budgétaire dans la session Composants logiciel implémentés (tccom0100s000). Une fois le budget disponible contrôlé, les écritures budgétaires sont générées dans la session Ecritures budgétaires (tfbgc4500m000) et les soldes budgétaires sont mises à jour dans la session Soldes budgétaires (tfbgc3500m000). Ces écritures budgétaires sont générées :
Si la vérification d'un budget se solde par un échec, une exception budgétaire est applicable et vous devez d'abord la résoudre avant de pouvoir poursuivre la procédure d'achat concernée. Données de base de contrôle budgétaire Avant de pouvoir contrôler des transactions budgétaires par rapport à des budgets disponibles, vous devez définir ces budgets. Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à: Pour contrôler et mettre à jour des budgets relatifs à des demandes d'achat, des commandes fournisseurs et des réceptions d'achat, renseignez les champs suivants de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000).
Budget de répartition des comptes Le budget disponible pour une ligne de demande d'achat, une ligne de commande ou une ligne de réception ne peut être vérifié que si le budget de répartition des comptes approprié est lié à cette ligne. Le budget de répartition des comptes généré ou obtenu par défaut permet de lier la transaction d'achat au budget applicable. Un budget de répartition des comptes nécessite ces données :
Vous pouvez voir et modifier un budget de répartition des comptes dans la session Budget de répartition des comptes (tcbgc1100m000), que vous pouvez lancer en sélectionnant Budget de répartition des comptes dans le menu Vues, Références et Actions des sessions suivantes :
Remarque Si, par exemple, une ligne de demande d'achat est convertie en ligne de commande fournisseur, le budget de répartition des comptes de la ligne de demande d'achat est extrait par défaut et lié à la ligne de commande fournisseur. Vérification et mise à jour du budget disponible Lors de la vérification du budget pour une ligne, ce contrôle peut se solder par un échec. Dans ce cas, la case Exception budget de la session applicable peut être cochée. Si cette case est cochée, la procédure d'achat ne peut se poursuivre qu'une fois l'exception budgétaire traitée. La case Exception budget est cochée uniquement si :
Pour résoudre l'exception budgétaire, vous avez notamment la possibilité de changer le montant de la ligne ou le budget de répartition des comptes. Vous pouvez alors vérifier manuellement le budget relatif aux lignes pour lesquelles la case Exception budget est cochée et qui ont un budget de répartition des comptes correct. Pour contrôler le budget, sélectionnez Vérification du budget dans le menu Vues, Références et Actions de ces sessions :
Remarque Si le budget est insuffisant pour une ligne donnée et que le champ Si budget dépassé contient :
Demandes d'achat Processus d'approbation des demandes d'achat Quand le dernier approbateur du processus d'approbation externe a approuvé une demande d'achat, la case Dépense approuvée de l'en-tête de cette demande est cochée. Le contrôle budgétaire s'exécute alors automatiquement, quelle que soit la valeur contenue dans le champ Demande achat vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000). Si la case Exception budget est cochée pour une ou plusieurs lignes qui n'ont pas été rejetées, la demande d'achat ne peut pas être approuvée car l'exception doit d'abord être traitée. Pour traiter l'exception de budget, vous pouvez modifier les lignes de demande d'achat pour lesquelles la case Dépense approuvée est cochée, ainsi que le budget de répartition des comptes lié. Une fois le traitement des exceptions budgétaires effectué et le budget vérifié pour toutes les lignes, le statut de la demande d'achat passe de En attente d'approbation à Approuvé. Les exceptions budgétaires concernant des lignes rejetées peuvent être ignorées pendant l'approbation. Les pré-engagements liés à ces lignes rejetées font l'objet d'une contrepassation lors de l'approbation finale. Processus de conversion des demandes d'achat Les demandes d'achat approuvées peuvent être converties en commandes fournisseurs ou en appels d'offres. Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en une commande fournisseur, l'écriture de la ligne de commande Pré-engagement fait l'objet d'une contrepassation lors de l'enregistrement de l'écriture Engagement. Le moment où la vérification du budget et l'enregistrement de l'engagement interviennent est déterminé par le contenu du champ Commande fourn. vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000). Si ce champ contient Saisie de document, l'engagement lié à la demande est contrepassé lors de la saisie de la ligne de commande fournisseur. Si ce champ contient Approbation de document, la vérification et la mise à jour interviennent au moment de l'approbation de la commande fournisseur. Dans ce cas, l'engagement lié à la demande d'achat est par conséquent contrepassé lors de la première approbation de la ligne de commande fournisseur. Le pré-engagement fait également l'objet d'une contrepassation lorsque la ligne de commande fournisseur générée est supprimée ou annulée. Remarque
Lorsqu'une ligne de demande est convertie en un appel d'offres, l'écriture de Pré-engagement de cette ligne ne fait pas l'objet d'une contrepassation car dans le cas d'un appel d'offres, les transactions budgétaires ne sont pas enregistrées. La contrepassation de l'écriture de pré-engagement a lieu lorsque l'appel d'offres généré est supprimé ou qu'il est converti en un contrat d'achat ou un barème des prix. Si l'appel d'offres est converti en une commande fournisseur, le pré-engagement lié à la demande d'achat est contrepassé lors de la création ou de l'approbation de la ligne de commande fournisseur générée, selon la valeur du paramètre Commande fourn. vérif. budget disponible lors de, ou lors de sa suppression ou de son annulation. Remarque
Commandes fournisseurs Reliquats de commande Après une réception finale, l'écriture Engagement de la ligne de commande fournisseur d'origine est contrepassée pour un montant égal au total de la ligne. Si une ligne de reliquat est créée, une écriture Engagement est enregistrée pour le montant de cette ligne. Le budget de répartition des comptes de la ligne de commande d'origine est copié sur la ligne de reliquat. Si la case Combinaison de reliquats en cours de la session Types de commandes fournisseurs (tdpur0194m000) est cochée, mettez à jour une ligne de reliquat ouverte existante avec la quantité d'un nouveau reliquat. Si tel est le cas :
Remarque Dans le cas des reliquats potentiels, le budget n'est pas vérifié ou mis à jour. Commandes fournisseurs copiées Pour une ligne de commande fournisseur copiée, les conditions suivantes s'appliquent :
Vous pouvez copier des lignes de commande fournisseur dans la session Copie de la commande fournisseur (tdpur4201s000). Ordres de retour fournisseur Pour une ligne de commande fournisseur Retour stock:
Dans le cas d'une ligne de commande fournisseur de type Retour rebut, si la case A payer au fournisseur est cochée dans la session Paramètres de gestion des stocks (whinh0100m000), les actions ci-dessus sont également applicables. Si, cependant, la case A payer au fournisseur n'est pas cochée, le solde budgétaire n'est pas mis à jour lorsque des marchandises rejetées sont retournées. Les frais de réception sont contrepassés au moment du rejet. Coûts d'achat supplémentaires Si des lignes de coûts supplémentaires doivent être ajoutées dans une commande fournisseur, ces nouvelle lignes de coûts sont générées pendant l'approbation de la commande. La vérification et la mise à jour liées à ces lignes de coûts supplémentaires sont toujours exécutées lors de la saisie de ces lignes. Si la vérification du budget se solde par un échec, la case Exception budget est cochée et la case Approuvé est désélectionnée pour la ligne. Si la commande fournisseur est modifiée après son approbation, les coûts supplémentaires peuvent être recalculés. Selon le contenu du champ (Re)calculer les coûts supplémentaires de la session Paramètres des commandes fournisseurs (tdpur0100m400), les coûts supplémentaires sont recalculés automatiquement, en mode interactif ou pas du tout. Lors du nouveau calcul des coûts supplémentaires, les lignes de coûts supplémentaires existantes sont d'abord supprimées. Les nouvelles lignes de coûts sont ensuite extraites et ajoutées dans la commande fournisseur. Une vérification du budget est effectuée pour les lignes de coûts nouvellement ajoutées. Réceptions d'achat Dans la session suivante Réceptions des achats (tdpur4106m000):
Exemple Quantité commandée : 100
Le prix et la remise changent après la réception Lorsqu'une réception a été enregistrée pour une ligne de commande, vous pouvez encore changer le prix et les remises figurant sur cette ligne de commande fournisseur dans la session Modifier les prix et remises après réception (tdpur4122m000). Lors de l'enregistrement d'un changement de prix ou de remise, une vérification du budget est exécutée. Si cette vérification se solde par un échec, un message d'erreur s'affiche et le changement ne peut pas être enregistré. Correction des réceptions Vous pouvez changer la quantité reçue d'une réception confirmée ou rendre la réception finale non finale dans la session Correction de la réception des achats (tdpur4106s100). Lors de l'enregistrement d'une correction de réception, le budget peut être contrôlé. Si cette vérification se solde par un échec, un message d'erreur s'affiche et la correction ne peut pas être enregistrée. Les corrections de réception suivantes sont disponibles :
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