Contrôle du budget achats

Utilisez le contrôle budgétaire pour vérifier les transactions d'achat par rapport aux budgets disponibles.

Pour les demandes d'achat, les commandes fournisseurs et les réceptions d'achat, indiquez si des contrôles budgétaires doivent être exécutés, à quel moment et de quelle manière.

Remarque

Pour implémenter le contrôle budgétaire, sélectionnez la case Contrôle budgétaire dans la session Composants logiciel implémentés (tccom0100s000).

Une fois le budget disponible contrôlé, les écritures budgétaires sont générées dans la session Ecritures budgétaires (tfbgc4500m000) et les soldes budgétaires sont mises à jour dans la session Soldes budgétaires (tfbgc3500m000).

Ces écritures budgétaires sont générées :

  • demandes d'achat,
    Génère des transactions budgétaires de type Pré-engagement et met à jour le solde budgétaire des engagements.
  • Commandes fournisseurs
    Génère des transactions budgétaires de type Engagement et met à jour le solde budgétaire des enregistrements.
  • Réceptions d'achat
    Génère des transactions budgétaires de type Charge réelle à réception et met à jour le solde budgétaire des dépenses.

Si la vérification d'un budget se solde par un échec, une exception budgétaire est applicable et vous devez d'abord la résoudre avant de pouvoir poursuivre la procédure d'achat concernée.

Données de base de contrôle budgétaire

Avant de pouvoir contrôler des transactions budgétaires par rapport à des budgets disponibles, vous devez définir ces budgets.

Pour contrôler et mettre à jour des budgets relatifs à des demandes d'achat, des commandes fournisseurs et des réceptions d'achat, renseignez les champs suivants de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000).

Onglet Demandes d'achatOnglet Commandes fournisseursOnglet Règlements clients
Vérif. budget disponible Vérif. budget disponible Vérif. budget disponible
Demande achat vérif. budget disponible lors de Commande fourn. vérif. budget disponible lors de Règlts clients date contrôle budgétaire
Demande achat date contrôle budgétaire Commande fourn. date contrôle budgétaire-
- Commande fourn. inclure TVA-

 

Budget de répartition des comptes

Le budget disponible pour une ligne de demande d'achat, une ligne de commande ou une ligne de réception ne peut être vérifié que si le budget de répartition des comptes approprié est lié à cette ligne. Le budget de répartition des comptes généré ou obtenu par défaut permet de lier la transaction d'achat au budget applicable.

Un budget de répartition des comptes nécessite ces données :

  • Société financière
    La société financière est déterminée en fonction du contenu du champ Service des achats de la demande d'achat/commande. Si aucun service des achats n'est indiqué, LN ne peut ni générer de budget de répartition des comptes, ni vérifier le budget.
  • Compte général et dimensions
    Le compte général et les dimensions sont déterminés en fonction du contenu du champ Comptabilité générale de la ligne de demande d'achat/commande. Si aucune comptabilité générale n'est indiquée sur la ligne, une comptabilité générale et des dimensions par défaut sont extraites de la session Schémas d'intégration (tfgld4573m000).
  • Date de vérification du budget
    La date de vérification est extraite par défaut de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000) pour le type de document concerné.
  • Quantité
    Une quantité totale qui doit être égale à la quantité commandée ou reçue de la ligne. Le pourcentage figurant dans le budget de répartition des comptes doit donc être égal à 100.

Vous pouvez voir et modifier un budget de répartition des comptes dans la session Budget de répartition des comptes (tcbgc1100m000), que vous pouvez lancer en sélectionnant Budget de répartition des comptes dans le menu Vues, Références et Actions des sessions suivantes :

  • Lignes de demande d'achat (tdpur2502m000)
  • Préparation de conversion des lignes de demande d'achat (tdpur2502m100)
  • Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000)
  • Détails de la ligne de commande fournisseur (tdpur4101m200)
  • Réceptions des achats (tdpur4106m000)
Remarque

Si, par exemple, une ligne de demande d'achat est convertie en ligne de commande fournisseur, le budget de répartition des comptes de la ligne de demande d'achat est extrait par défaut et lié à la ligne de commande fournisseur.

Vérification et mise à jour du budget disponible

Lors de la vérification du budget pour une ligne, ce contrôle peut se solder par un échec. Dans ce cas, la case Exception budget de la session applicable peut être cochée. Si cette case est cochée, la procédure d'achat ne peut se poursuivre qu'une fois l'exception budgétaire traitée.

La case Exception budget est cochée uniquement si :

  • Le budget disponible pour la ligne vérifiée est insuffisant
  • Le champ Si budget dépassé est Bloquer dans la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000).

Pour résoudre l'exception budgétaire, vous avez notamment la possibilité de changer le montant de la ligne ou le budget de répartition des comptes. Vous pouvez alors vérifier manuellement le budget relatif aux lignes pour lesquelles la case Exception budget est cochée et qui ont un budget de répartition des comptes correct.

Pour contrôler le budget, sélectionnez Vérification du budget dans le menu Vues, Références et Actions de ces sessions :

  • Lignes de demande d'achat (tdpur2502m000)
  • Préparation de conversion des lignes de demande d'achat (tdpur2502m100)
  • Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000)
  • Détails de la ligne de commande fournisseur (tdpur4101m200)
  • Réceptions des achats (tdpur4106m000)
Remarque

Si le budget est insuffisant pour une ligne donnée et que le champ Si budget dépassé contient :

  • Continuer, les écritures budgétaires sont enregistrées et la procédure d'achat peut se poursuivre.
  • Avertir, l'utilisateur est informé de l'insuffisance du budget mais les écritures budgétaires peuvent être enregistrées et la procédure d'achat peut se poursuivre.
Demandes d'achat
Processus d'approbation des demandes d'achat

Quand le dernier approbateur du processus d'approbation externe a approuvé une demande d'achat, la case Dépense approuvée de l'en-tête de cette demande est cochée. Le contrôle budgétaire s'exécute alors automatiquement, quelle que soit la valeur contenue dans le champ Demande achat vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000).

Si la case Exception budget est cochée pour une ou plusieurs lignes qui n'ont pas été rejetées, la demande d'achat ne peut pas être approuvée car l'exception doit d'abord être traitée. Pour traiter l'exception de budget, vous pouvez modifier les lignes de demande d'achat pour lesquelles la case Dépense approuvée est cochée, ainsi que le budget de répartition des comptes lié. Une fois le traitement des exceptions budgétaires effectué et le budget vérifié pour toutes les lignes, le statut de la demande d'achat passe de En attente d'approbation à Approuvé.

Les exceptions budgétaires concernant des lignes rejetées peuvent être ignorées pendant l'approbation. Les pré-engagements liés à ces lignes rejetées font l'objet d'une contrepassation lors de l'approbation finale.

Processus de conversion des demandes d'achat

Les demandes d'achat approuvées peuvent être converties en commandes fournisseurs ou en appels d'offres.

Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en une commande fournisseur, l'écriture de la ligne de commande Pré-engagement fait l'objet d'une contrepassation lors de l'enregistrement de l'écriture Engagement. Le moment où la vérification du budget et l'enregistrement de l'engagement interviennent est déterminé par le contenu du champ Commande fourn. vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000). Si ce champ contient Saisie de document, l'engagement lié à la demande est contrepassé lors de la saisie de la ligne de commande fournisseur. Si ce champ contient Approbation de document, la vérification et la mise à jour interviennent au moment de l'approbation de la commande fournisseur. Dans ce cas, l'engagement lié à la demande d'achat est par conséquent contrepassé lors de la première approbation de la ligne de commande fournisseur. Le pré-engagement fait également l'objet d'une contrepassation lorsque la ligne de commande fournisseur générée est supprimée ou annulée.

Remarque
  • Le lien entre la ligne de demande d'achat et la ligne de commande fournisseur est enregistré dans les sessions Données de lignes de demande d'achat liées (tdpur2502s000) et Ligne de commande fournisseur - Informations liées (tdpur4502s000).
  • Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en ligne de commande fournisseur, le budget de répartition des comptes est copié sur la ligne de commande.

Lorsqu'une ligne de demande est convertie en un appel d'offres, l'écriture de Pré-engagement de cette ligne ne fait pas l'objet d'une contrepassation car dans le cas d'un appel d'offres, les transactions budgétaires ne sont pas enregistrées. La contrepassation de l'écriture de pré-engagement a lieu lorsque l'appel d'offres généré est supprimé ou qu'il est converti en un contrat d'achat ou un barème des prix. Si l'appel d'offres est converti en une commande fournisseur, le pré-engagement lié à la demande d'achat est contrepassé lors de la création ou de l'approbation de la ligne de commande fournisseur générée, selon la valeur du paramètre Commande fourn. vérif. budget disponible lors de, ou lors de sa suppression ou de son annulation.

Remarque
  • Le lien entre la demande d'achat et l'appel d'offre est enregistré dans la session Données de lignes de demande d'achat liées (tdpur2502s000) et le lien entre la commande fournisseur et l'appel d'offres est enregistré dans les sessions Ligne de commande fournisseur - Informations liées (tdpur4502s000) et Données d'appel d'offres liées (tdpur1502s000).
  • Lorsqu'une ligne de commande fournisseur est créée à partir d'une ligne d'appel d'offres générée depuis une ligne de demande d'achat, le budget de répartition des comptes de la ligne de demande d'achat est copié sur la ligne de commande. Le budget de répartition des comptes ne peut être copié que si les sociétés financières de la demande et celles de la commande sont encore les mêmes.
  • Les demandes d'achat converties ne peuvent être supprimées que si l'écriture de Pré-engagement de la ligne de demande a été contrepassée par le biais de la ligne de commande fournisseur ou d'appel d'offres liée.
Commandes fournisseurs
Reliquats de commande

Après une réception finale, l'écriture Engagement de la ligne de commande fournisseur d'origine est contrepassée pour un montant égal au total de la ligne. Si une ligne de reliquat est créée, une écriture Engagement est enregistrée pour le montant de cette ligne. Le budget de répartition des comptes de la ligne de commande d'origine est copié sur la ligne de reliquat.

Si la case Combinaison de reliquats en cours de la session Types de commandes fournisseurs (tdpur0194m000) est cochée, mettez à jour une ligne de reliquat ouverte existante avec la quantité d'un nouveau reliquat.

Si tel est le cas :

  1. La ligne de reliquat existante n'est plus approuvée
  2. Vous devez mettre à jour manuellement le budget de répartition des comptes lié pour prendre en compte la quantité supplémentaire ;
  3. Le budget est vérifié.
  4. Si aucune exception budgétaire n'est applicable, la ligne de reliquat est une nouvelle fois approuvée.
  5. Le budget est vérifié.
Remarque

Dans le cas des reliquats potentiels, le budget n'est pas vérifié ou mis à jour.

Commandes fournisseurs copiées

Pour une ligne de commande fournisseur copiée, les conditions suivantes s'appliquent :

  • Si la ligne est copiée depuis une ligne de commande fournisseur réelle, le budget de répartition des comptes est également copié.
  • Si la ligne est copiée depuis une ligne d'historique des achats, le budget de répartition des comptes ne peut pas être copié.
  • Si la quantité de la nouvelle ligne diffère de celle de la ligne de commande d'origine, le budget de répartition des comptes n'est pas automatiquement mis à jour. Vous devez saisir manuellement le budget de répartition des comptes lié.

Vous pouvez copier des lignes de commande fournisseur dans la session Copie de la commande fournisseur (tdpur4201s000).

Ordres de retour fournisseur

Pour une ligne de commande fournisseur Retour stock:

  • aucune vérification budgétaire n'est effectuée pour la ligne d'ordre de retour fournisseur (seule une mise à jour de solde budgétaire est exécutée) ;
  • si la ligne d'ordre de retour est liée à une ligne ou à une réception de la commande fournisseur d'origine, le budget de répartition des comptes de la ligne de commande d'origine est copiés sur la ligne d'ordre de retour.
  • Lors de la confirmation de la réception d'achat, le solde Engagement est diminué de la quantité figurant sur la ligne d'ordre de retour et le solde de Charge réelle à réception est augmenté. Un budget de répartition des comptes doit donc être copié ou généré pour la ligne d'ordre de retour.

Dans le cas d'une ligne de commande fournisseur de type Retour rebut, si la case A payer au fournisseur est cochée dans la session Paramètres de gestion des stocks (whinh0100m000), les actions ci-dessus sont également applicables. Si, cependant, la case A payer au fournisseur n'est pas cochée, le solde budgétaire n'est pas mis à jour lorsque des marchandises rejetées sont retournées. Les frais de réception sont contrepassés au moment du rejet.

Coûts d'achat supplémentaires

Si des lignes de coûts supplémentaires doivent être ajoutées dans une commande fournisseur, ces nouvelle lignes de coûts sont générées pendant l'approbation de la commande. La vérification et la mise à jour liées à ces lignes de coûts supplémentaires sont toujours exécutées lors de la saisie de ces lignes. Si la vérification du budget se solde par un échec, la case Exception budget est cochée et la case Approuvé est désélectionnée pour la ligne.

Si la commande fournisseur est modifiée après son approbation, les coûts supplémentaires peuvent être recalculés. Selon le contenu du champ (Re)calculer les coûts supplémentaires de la session Paramètres des commandes fournisseurs (tdpur0100m400), les coûts supplémentaires sont recalculés automatiquement, en mode interactif ou pas du tout. Lors du nouveau calcul des coûts supplémentaires, les lignes de coûts supplémentaires existantes sont d'abord supprimées. Les nouvelles lignes de coûts sont ensuite extraites et ajoutées dans la commande fournisseur. Une vérification du budget est effectuée pour les lignes de coûts nouvellement ajoutées.

Réceptions d'achat

Dans la session suivante Réceptions des achats (tdpur4106m000):

  • La quantité reçue peut être inférieure ou supérieure à la quantité commandée.
  • Diverses réceptions d'achat peuvent être indiquées pour une même ligne de commande fournisseur. La dernière réception est la réception finale.
  • La vérification du budget et la mise à jour de la Charge réelle à réception sont exécutées lors de la confirmation de la réception. Après sa confirmation, la réception peut encore être corrigée.
Exemple

Quantité commandée : 100

Qté reçueRéception finaleVérification du budgetMise à jour du budget
60nonnon, (60 est inférieur à 100)
  • Engagement-60
  • Charge réelle à réception+60
20nonnon, (60+20=80, qui est inférieur à 100)
  • Engagement-20
  • Charge réelle à réception+20
10ouinon, (90 est inférieur à 100)
  • Engagement-20
  • Charge réelle à réception+10

 

Qté reçueRéception finaleVérification du budgetMise à jour du budget
120nonoui, pour 120 pièces
  • Engagement-100
  • Charge réelle à réception+120
20ouioui, pour 140 pièces Charge réelle à réception+20

 

Le prix et la remise changent après la réception

Lorsqu'une réception a été enregistrée pour une ligne de commande, vous pouvez encore changer le prix et les remises figurant sur cette ligne de commande fournisseur dans la session Modifier les prix et remises après réception (tdpur4122m000).

Lors de l'enregistrement d'un changement de prix ou de remise, une vérification du budget est exécutée. Si cette vérification se solde par un échec, un message d'erreur s'affiche et le changement ne peut pas être enregistré.

Correction des réceptions

Vous pouvez changer la quantité reçue d'une réception confirmée ou rendre la réception finale non finale dans la session Correction de la réception des achats (tdpur4106s100).

Lors de l'enregistrement d'une correction de réception, le budget peut être contrôlé. Si cette vérification se solde par un échec, un message d'erreur s'affiche et la correction ne peut pas être enregistrée.

Les corrections de réception suivantes sont disponibles :

  • Augmentation de la quantité reçue
    Aucune vérification de budget n'est nécessaire car la quantité reçue est inférieure à la quantité d'origine. Pour une réception finale, le budget de répartition des comptes doit être mis à jour afin de prendre en compte la nouvelle quantité totale de la ligne de commande fournisseur. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception est réduite en fonction de la diminution de quantité. En cas de réception finale, la valeur du paramètre Engagement n'est pas augmentée. S'il ne s'agit pas d'une réception finale et que la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée, la valeur du paramètre Engagement est augmentée en fonction de l'augmentation de la quantité reçue.
  • La quantité reçue est augmentée
    Le budget de répartition des comptes doit être mis à jour et une vérification du budget doit être effectuée. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception est augmentée en fonction de l'augmentation de quantité. En cas de réception finale, la valeur du paramètre Engagement n'est pas réduite. S'il ne s'agit pas d'une réception finale et que la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée, la valeur du paramètre Engagement est réduite en fonction de l'augmentation de la quantité reçue.
  • La réception finale est rendue non finale
    Aucune vérification de budget n'est nécessaire car la quantité est toujours la même après la correction. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception ne change pas mais celle du paramètre Engagement est augmentée si la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée. Si la quantité totale reçue est supérieure ou égale à celle commandée, aucune mise à jour ne s'impose.
  • La réception non finale est rendue finale
    Aucune vérification de budget n'est nécessaire car la quantité est toujours la même après la correction. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception ne change pas mais celle du paramètre Engagement est diminuée si la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée. Si la quantité totale reçue est supérieure ou égale à celle commandée, aucune mise à jour ne s'impose.