采购卡处理

采购卡付款处理
步骤 1.  导入请购单和对帐单 (tfacp2255m000)

使用此进程可以：

  • 导入从银行接收的采购卡对帐单的 XML 文件。
  • 导入由电子采购系统或其它外部采购应用程序准备的请购单的 XML 文件。

必须指定要导入文件的路径名。导入过程中， LN 根据导入的数据创建采购卡对帐单或请购单。

步骤 2.  请购单 (tfacp2528m000)

查看并更正已导入的请购单，或人工输入请购单。如果导入了请购单，则必须选中显示匹配行的 匹配行 字段。

步骤 3.  采购卡对帐单 (tfacp1520m000)

查看并更正已导入的采购卡对帐单，或人工输入采购卡对帐单。

步骤 4.  信用卡对帐单行 (tfacp1521m000)

查看并更正已导入的采购卡对帐单行，或输入采购卡对帐单行。如果导入了采购卡对帐单，则必须选中显示匹配行的 行说明 字段。

如果选中了 应付帐款参数 (tfacp0100s000) 进程中的 自动匹配 复选框且行类型为 请购单 ，则 LN 会在您保存行时尝试将采购卡对帐单与请购单行进行匹配。

如果没有错误，则 LN 会将匹配的行添加到 与请购单匹配的采购卡对帐单行 (tfacp2527m000) 进程中，然后将对帐单行和相关请购单的状态设置为 已匹配 。

如果行类型为 未付调整 或 其它 ，则在保存时对帐单行的状态会设置为 已匹配 。

您现在可以执行以下操作：

  • 自动匹配采购卡对帐单与请购单。所有可匹配的对帐单行都会进行匹配。请转至步骤 5。
  • 人工将单个采购卡对帐单行或选定行与请购单进行匹配。如果所有行都匹配，则采购卡对帐单的状态会设置为 已匹配 。请转至步骤 7。
步骤 5. 生成对帐单行

如果采购卡对帐单不包含行，您可以在 信用卡对帐单行 (tfacp1521m000) 进程的 特定 菜单上单击 生成行并进行匹配 。 LN 会根据状态为 已创建 且请购单日期早于采购卡对帐单日期的请购单生成对帐单行。随后将生成的行匹配至请购单。请按步骤 13 中的说明继续核准匹配的采购卡对帐单。

步骤 6. 匹配采购卡对帐单

要匹配采购卡对帐单，请单击 采购卡对帐单 (tfacp1520m000) 进程的 特定 菜单上的以下命令之一：

  • 匹配 。如果 匹配行 字段与请购单匹配行相匹配且对帐单行金额等于请购单金额， LN 则会将所有对帐单行设置为 已匹配 。如果有税额，对帐单行的税额必须等于请购单的税额。
  • 匹配/核准/发票对帐单 。此时 匹配/审核采购卡对帐单 (tfacp2220m000) 进程会启动。要匹配对帐单，请选中 匹配 复选框，再单击 生成 。要立即自动匹配、核准对帐单以及为对帐单开票，您可以选中 匹配 、 核准 和 发票 三个复选框。

如果发生错误，可以按步骤 9 中的说明查看错误日志文件。您必须解决问题并再次匹配对帐单；否请按步骤 7 和步骤 8 中的说明匹配对帐单行。

步骤 7. 人工匹配对帐单行

要人工匹配各个采购卡对帐单行，请单击 采购卡对帐单 (tfacp1520m000) 进程的 特定 菜单上的 行 。 信用卡对帐单行 (tfacp1521m000) 进程将启动。

步骤 8. 匹配一行或多行

要匹配一行或多行，请单击 信用卡对帐单行 (tfacp1521m000) 进程的 特定 菜单上的以下命令之一：

  • 生成行并进行匹配 。 LN 会根据状态为 已创建 的请购单生成对帐单行。随后将生成的行匹配至请购单。如果采购卡对帐单不包含行，请使用此命令。
  • 匹配所有对帐单行 。如果 行说明 字段中的匹配行与请购单匹配行相匹配，且对帐单行金额等于请购单金额， LN 则会将所有对帐单行设置为 已匹配 。如果有税额，对帐单行的税额必须等于请购单的税额。
  • 匹配对帐单行。 如果行类型类别为 未付调整 或 其它 ，则行状态会设置为 已匹配 。如果行类型类别为 请购单 ，则会启动 匹配请购单 (tfacp2570m000) 进程。请参见步骤 10。

如果发生错误，可以按步骤 9 中的说明查看错误日志文件。您必须解决这些问题并再次匹配对帐单行；否则按步骤 10 中的说明人工匹配对帐单行。接着，必须按步骤 13 中的说明核准已匹配的采购卡对帐单。

步骤 9.  错误日志 (tfacp2536m000)

使用此进程可以查看采购卡对帐单行与请购单进行匹配时 LN 所记录的错误。您必须解决这些问题并再次匹配对帐单。

步骤 10.  匹配请购单 (tfacp2570m000)

使用此进程可人工匹配对帐单行与请购单。

如果要调整匹配数量或金额，请选择行并单击 特定 菜单上的 人工匹配 。 人工匹配请购单 (tfacp2170s000) 进程将启动。调整匹配数量或金额，然后单击 匹配 可将对帐单与请购单进行匹配。

如果要在采购卡对帐单行中匹配的数量超过请购单的数量，则需应用超额开票。此时，必须按步骤 11 中的说明处理超额开票。

如果价差超过定义的限额，则必须按步骤 12 中的说明人工核准价差。

步骤 11.  注销超额开票 (tfacp2265m000)

如果采购卡对帐单开票数量大于请购单数量，请使用此进程注销发生的超额开票数量。

步骤 12.  核准价差 (tfacp2539m000)

使用此进程可人工核准超出定义的价差容限限额的 价差 。

您可以核准在 应付帐款参数 (tfacp0100s000) 进程中定义的容限内的价差或在 采购发票授权 (tfacp0150m000) 进程中专门为您定义的容限内的价差。

步骤 13. 核准采购卡对帐单

使用 匹配/审核采购卡对帐单 (tfacp2220m000) 进程可核准状态为 已匹配 的采购卡对帐单。 LN 会将其状态更改为 已核准 。如果发生错误，可以按步骤 9 中的说明查看错误日志文件。您必须解决问题并再次核准对帐单。

步骤 14. 为采购卡对帐单开票

使用同一 匹配/审核采购卡对帐单 (tfacp2220m000) 进程可为状态为 已核准 的采购卡对帐单开票。 LN 会将其状态更改为 已过帐 。

LN 会为采购卡对帐单创建成本发票。如果成本发票需要付款授权，则必须在 授权采购发票 (tfacp1142m000) 进程中核准付款。如需详细资料，请参阅 应付帐款中的付款授权 。

步骤 15.  过帐应计/冲销日记帐分录 (tfacp2260m000)

在期末，可以使用此进程将未应用 桌面接收 的未结请购单的应计金额过帐到预期采购发票应计 (GRNI) 科目。

在结算期间时， LN 会为未应用 桌面接收 的请购单创建下列过帐：

  • 将日记帐分录计入应计项目：

    • 借方：应计期间内请购单的成本科目。
    • 贷方：待收发票。

  • 如果在冲销期间内稍后为采购卡对帐单开票：

    • 借方：待收发票。
    • 贷方：应付帐款控制科目。
步骤 16.  打印差异报告 (tfacp1421m000)

使用此进程可生成包含匹配期间所发现差异的报告。

步骤 17.  存档/删除全额付清的采购发票 (tfacp2250m000)

删除全额付清发票及相关采购卡对帐单、对帐单行和请购单。

步骤 18.  更新现金预测 (tfcmg3210m000)

在此进程中，可以选择所有尚未开票的请购单。未过帐数量会添加到现金预测中。

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