采购订单处理过程

采购订单处理过程包括采购货物或服务的完整管理过程。

该过程包括下列步骤:

步骤 1. 创建采购订单

采购订单 - 行 (tdpur4100m900) 进程中,可以创建采购订单:

步骤 2. 核准采购订单

创建采购订单后,审核采购订单是采购订单处理过程中必须执行的步骤。 可以在核准订单时开始执行订单过程的活动。

步骤 3. 打印采购订单

登记并核准订单后,可以打印采购订单,然后将其作为确认发送给卖方业务伙伴。 仅当通过邮件或电子数据交换 (EDI) 将采购订单传达给卖方业务伙伴时,才需要使用打印采购订单 (tdpur4401m000) 进程。 如果使用电话传达采购订单,则这是可选步骤。

打印了采购订单之后,仍可以修改采购订单。

步骤 4. 将采购订单下达至仓储管理子系统

在向卖方业务伙伴通知了有关采购订单的信息且核准了采购订单后,可在下达采购订单至仓储管理子系统 (tdpur4246m000) 进程中将采购订单下达至仓储管理子系统。 仓储部门现在会得知预期的货物。

当采购订单下达至仓库时,会在仓单中触发若干项活动,首先是在仓单(多份) (whinh2100m000) 进程中创建仓单。 仓单中的活动取决于链接至采购订单类型的仓单类型。

要将仓单类型链接至采购订单类型,请执行以下操作:

  1. 在按过程列出的活动 (whinh0106m000) 进程中将活动链接至仓储业务过程
  2. 在仓单类型 (whinh0110m000) 进程中将仓储业务过程链接至仓单类型。
  3. 在采购订单类型 (tdpur0194m000) 进程中链接仓单类型。

不一定要将成本物料和服务物料的采购订单下达至仓储管理子系统。 这取决于物料采购数据 (tdipu0101m000) 进程中下达至仓库复选框的设置。 直接交货从不下达至仓储。

步骤 5. 接收采购货物

可以将采购货物的收货记录在仓储管理子系统或采购管理中。

  • 仓储管理子系统
    如果将采购订单下达至仓储管理子系统,则库存处理 (INH) 模块中的入库过程和检验过程包括了收货过程。 

    在仓储管理子系统中记录收货后,收货数据会被报告回采购管理。 可以在以下进程中查看此数据:

    • 采购订单收货数据概览 (tdpur4531m000)
    • 采购收货 (tdpur4106m000)
  • 采购管理
    对于未下达至仓储管理子系统的非库存物料,可以在采购收货 (tdpur4106m000) 进程中记录交货信息。

在采购收货 (tdpur4106m000) 进程中确认收货后,便不能再在此进程中更改收货数据。 但是,仍可以在更正采购收货 (tdpur4106s100) 进程中更改特定的收货数据。

接收货物后,可以更改货物的价格和折扣。 使用收货后更改价格和折扣 (tdpur4122m000) 进程可维护价格和折扣。

步骤 6. 支付采购货物

要管理采购货物的付款,请使用应付帐款 (ACP) 模块。 仅当实施了财务管理时,才能执行此过程。

在采购订单处理过程中,业务伙伴不必发送发票, 而是可以使用自开发票自动生成采购货物的发票。

自开发票通常用于以下情况:

  • 如果您与业务伙伴就您所购买货物的价格签署了合同。
  • 如果您与业务伙伴达成协议,您可以在未收到货物发票的情况下为货物付款。

自开发票由采购订单 (tdpur4100m000) 和采购订单行 (tdpur4101m000) 进程中的以下字段控制:

  • 自开票
    如果选中此复选框,则可以从每个订单行收货生成发票。 在采购部门链接到的财务公司中,可以在生成自开票采购发票 (tfacp2290m000) 进程中选择订单行并生成发票。
  • 开票起始日期

    此字段可以是:

    • 检验
      只有完成了特定收货的所有检验后,才能为已核准收货总量创建自开发票。
    • 收货
      可以立即为总收货数量创建自开发票。 如果检验后拒绝了一些数量,则会在生成自开票采购发票 (tfacp2290m000) 进程中为拒绝的数量创建发票。 此发票包含负数量。
步骤 7. 处理采购订单

在采购订单处理程序结束时,必须在处理已交货的采购订单 (tdpur4223m000) 进程中处理所有采购订单。 这些已处理的采购订单会从常规数据库转移到历史记录数据库。