Концепция архивированияКомпании тратят время на разработку процедур ввода данных в ERP система. Они также тратят время на разработку процедур для руководств по архивированию, чертежей, спецификаций, и других печатных документов. Однако, в большинстве случаев они не тратят время на процедуры хранения ректроспективных электронных данных. Этот документ информирует об архивировании электронных данных, не как техническое решение, а как интегрированная часть для ваших бизнес процессов. Можно использовать этот документ для обеспечения инт уркции для вас по полному процессу архивирования. Что такое архивирование? Как правило, архивирование это процесс перемещения ретроспективных данных из операционной среды в специальную архивную среду. Дома, можно перенести старые банковские выписки из конфиденциальности вашего кабинета в коробку на чердаке. В офисе, можно хранить старые печатные копии заказов на закупку в комнату далеко от вашего стола. Только потому, что вам больше не нужна информация в вашей ежедневной работе, это не означает, что вы можете ликвидировать ее. В терминах электронных данных в вашей в LN системы, архивирование означает перенос рестроспективных данных из операционной компании а специальную архивную компанию; в этом смысле, ретроспективные данные будут вне вашей доступности и хранятся в безопасности. Для того, чтобы освободить дисковое пространство на вашем компьютере после архивирования данных, следует также перенести ретроспективные данные на внешнее устройство, такое как лента, DVD или CD-ROM. LN содержит стандартные сеансы архивирования во всех основных модулях. Эти сеансы разработаны для копирования ретроспективных данных в архивную компанию и затем их удаления их оперативной компании. Более подробно см. эти сеансы архивирования, см. Архивирование логистических данных и Архивирование финансовых данных. Однако, перед архивированием данных, следует определить соотв. стратегию и план архивирования, который дб командной обработкой. В результате этот документ стратегия и план архивирования дб обсуждены внутри организации. Архивирование - стратегия Архивирование ретроспективных данных - это необратимый процесс. После того, как данные перенесены в архивную компанию, они не мб более загружены обратно в оперативную компанию. Архивация имеет непосредственное влияние на доступность информации; т.о, Вы должны определить примерную стратегию архивирования , которая имеет три обязательных раздела: Что, когда и кто Какие данные дб архивированы или удалены? Разные части вашей компании используют информацию, основанную на логистических и финансовых операциях из прошлого. Перед архивированием или удалением этой информации, Вы должнызнать потребность в ней. Обычно, используют три опции:
использование опций 1 или 2 делает архивирование необратимым. Например, если вы архивируете только потому что хотите предварительно просмотреть результаты, архивирование мб выполнено несколько раз. В дополнение к архивированию логистических и финансовых данных, Вы можете архивировать общие данные. За дополнительной информацией обратитесь к Архивирование общих данных. Бизнес требования Ваши бизнес требования определяют, что дб сохранено и как долго. Например,в случае гарантии на ваших проектах в течение 5 лет, вам может потребоваться хранить свой проект открытым в течение этого времени или вы можете держать проект в архивной компании. Т.о., если проект дб открытым, никакой информации по проекту, включая заказы и операции интеграции, не мб зрхивировано. Каждый бизнес менеджер должен решить как долго данные должны храниться в оперативной компании для бытрого доступа. Отчетные потребности также дб учтены. Юридические требования В большинстве стран к хранению финансовых данных применяются юридичесткие требования. Налоговые органы могут требовать хранение финансовых данных минимальное количество лет. Дополнительно, для специфических областей бизнеса, таких как продукты и напитки или авиакомс. промышленность, государство определяет специфичечкие юридические требования, которые могут повлиять на вашу стратегию архивирования. Требования пользователей Пользователи также влияют на ретроспектиную информацию. Например, работник, работающий с клиентами, может иметь потребность в получении информации по отгрузкам в течение текущего года, чтобы аккуратно предоставлять справки клиентам. Эти потребности также дб учтены при составлении стратегии. Когда данные мб архивированы? Основываясь на ответах на предыдущий вопрос, теперь можно определить условия сохранения соотв. ректроспектиных данных в вашей оперативной компании и условия обеспечения доступности данных в архивном окружении. Кто может архивировать данные? Т.к. архивирование необратимый процесс, он сопряжен с определенными рисками. Например, кто-то из работников может начать архивирование по ошибке? По этой причине, необходимо определить кто авторизован на архивирование и удаление данных, и тогда настроить эти полномочия LN. Т.к. архивные данные не дб изменены, доступ к архивной компании дб ограничен для большинства пользователей на только для чтения. Совпадение стратегии с функциональностью LN После того, как вы составили список ваших требований, следующий шаг эьл проверка обеспечивает ли стандартная функциональность LN ваши требования. Обычно, LN обеспечивает достаточную функциональность для ваших нужд, но возможные ограничения не должно заставлять вас идти на компромиссы. Мы рекомендуем избегать кастомизаций, однако, т.к. мы говорим о долгосрочном хранении данных, нельзя полностью избегать кастомизаций. Пример такого требования - это необходимость показать в отчете даты из оперативной и архивной компаний. В текущей версии, это не стандартная функциональность, но это мб важно для вашего бизнеса. Что мб даже более важно при кастомизациях, включать ли в них архивные сеансы. Принмаете ли вы вло внимание поля и таблицы, которые кастомизированы? Такие поля и таблицы могут не быть учтены при запуске выполнения архивирования/удаления. План архивации После определения стратегии архивирования, удовлетворяющей вашим потребностям, Вы можете определить план архивации В этом плане вы должны перевести стратегию на оперативный уровень. Архивное окружение Основываясь на текущей структуре оперативной компании, доступном дисковом пространстве и определенной стратегии, необходимо решить как настраивать архивное окружение. Как много у вас компаний? Хотите ли вы хранить архивные данные на внешних носителях? Нкужна ли вам архивная компания для каждого отчетного года или устроит одна на несколько лет? Если вы хотите хранить ваши архивные данные правильно, необходимо иметь достаточно дискового пространства. . Настройки вашего архивного окружения должны совпадать с настройками вашего оперативного окружения. Более того, если вы используете мультихозяйственную- монофинансовую структуру, компания архивирования также дб мультихозяйственной - монофинансовой. План тестирования В Плане архивации, Вы учесть тестирование. Тестирование мб очень полезным. Например, есть один способ - это треннинг для конечных и ключевых пользователей для определения корректна ли настройка вашей архивной компании, целостны ли данные и гарантировать, что функциональность сеансов архивирования будет достаточна для вас. Для лучшего результата, вы должны выполнить тестирование в тестовом окружении, это предпочтительнее чем в оперативном окружении. Ваш план тестирования должен как минимум содержать информацию что вы тестируете, кто это будет выполнять и когда. Дополнительно, Вы должны определить параметры подтверждения правильности: что должно быть проверено перед тем, чтобы результаты считались принятыми. Оперативный план В оперативном плане, Вы должны учесть следующие проблемы:
Включить график этих типов работы и назначить работы функциям или индивидуальным пользователям. Реализация Следующий шаг в процессе архивирования - реализация для плана архивации. На этом этапе вы будете реализовывать план, который определили на предыдущих шагах. Результатом этого шага будет перемещение данных ретроспективы из вышай оперативной компании в вашу архивную компанию, это не техническое решение проблемы, а новый процесс, как часть вашей ежедневной деятельности. Следующие сеансы определяют технические настройки и функциональные сеансы архивирования более детально и помогут вам архивировать данные корректно и безопасно.
| |||