Importar arquivos para ODM

A capacidade de importar arquivos para ODM melhora a funcionalidade de gestão do documento, permitindo que o usuário importe os arquivos de um sistema legado para ODM. É possível vincular todos os arquivos importados a um único documento ODM ou vincular cada um dos arquivos a um documento ODM exclusivo. Além disso, é possível vincular documentos da ODM a entidades de ERP, como ordens de serviço, ordens de compra, itens de engenharia e assim por diante.

O usuário pode importar os arquivos para os dois tipos da área a seguir:

  • Área de trabalho: O usuário pode importar arquivos frequentemente alterados para a área de trabalho
  • Área do repositório de documentos: O usuário pode importar os arquivos com acesso restrito para a área do repositório de documentos. No caso de várias áreas do repositório de documentos estarem vinculadas a uma biblioteca, os arquivos importados serão copiados para todas as áreas do repositório de documentos. Quando o usuário importa os arquivos para uma área do repositório de documentos, o status da revisão do documento muda para Liberado.

Pré-requisitos para importar arquivos para ODM

  • Instale o cliente de repositório de documentos de ODM para transferir os arquivos do sistema remoto ou para ele. Nesse cenário, o programa de servidor de repositório de documentos precisa ser executado nos respectivos sistemas
  • Use a sessão Funcionários - geral (tccom0101m000) para criar um funcionário para executar a sessão Importar arquivos p/ ODM (dmdoc7100m000)
  • Use a sessão Cargos (tcppl0160m000) para criar um cargo para o funcionário
  • Use a sessão Cargo por funcionário (tcppl0170m000) para vincular o cargo criado ao funcionário
  • Use a sessão Associações de cargo (dmcom0135m000) para atribuir as ações necessárias ao cargo

É possível importar os arquivos com as seguintes condições:

  • • os documentos aos quais os arquivos importados são vinculados devem ser do tipo Leve. É preciso selecionar a caixa de seleção Processo de aprovação rápida na sessão Documentos (dmdoc1510m000). Como parte do Processo de aprovação rápida, o documento é Liberado diretamente.
  • • a revisão do documento selecionada deve ter o status Em desenvolvimento

Processo para importar arquivos

É preciso dar os seguintes passos para importar os arquivos:

  1. Inicie a sessão Importar arquivos para ODM (dmcom7100m000) a fim de importar os arquivos legados para o pacote ODM.
  2. Especifique o computador como host. Os arquivos a serem importados estão presentes nesse computador de origem. Clique na seta de navegação para selecionar o host da sessão Hosts (dmdoc5500m000). É possível especificar um computador como Host remoto ou como Host local.
  3. Quando a caixa de seleção Host local está selecionada, o campo Nome de host é desativado. Selecione a caixa de seleção Host local para especificar o computador como host local.
    • Host local: Quando os arquivos a serem importados estão presentes no mesmo computador em que a sessão Importar arquivos para ODM (dmdoc71000m000) é executada, o computador deve ser especificado como host local.
    • Host remoto: Quando os arquivos a serem importados estão presentes em qualquer outro computador na rede, o computador deve ser especificado como host remoto.
  4. Especifique o caminho do arquivo para o diretório que contém os arquivos a serem importados em caso de host remoto. ou Host local.
  5. Caso queira importar todos os arquivos, precisará selecionar a caixa de seleção Todos os arquivos. Também é possível selecionar os arquivos que deseja importar. Nota: Não é possível selecionar os arquivos quando o host é remoto
  6. Especifique o nome dos arquivos ou use o botão de navegação para selecionar os arquivos necessários que o usuário deseja importar em caso de host remoto ou local.
  7. Selecione o tipo de link arquivo-documento. O link é de um dos seguintes tipos:
    • Vários para um: Os arquivos selecionados são vinculados a um único documento. O usuário pode selecionar ou especificar o documento no campo Documento na sessão Visão geral de documentos (dmdoc1510m000) somente quando o link entre o arquivo importado e o documento é Vários para um.
    • Um para um: Cada arquivo selecionado para importação é vinculado a um documento exclusivo. O sistema gera automaticamente um documento ao qual os respectivos arquivos importados são vinculados se o tipo de link é um para um e o campo do documento está desativado.
  8. Use a sessão Bibliotecas (dmsys0540m000) para criar uma biblioteca e vincular a área do repositório de documentos a ela. É possível criar uma área do repositório de documentos Primária e várias Secundárias a serem vinculadas a uma biblioteca de acordo com a necessidade. Nota: No caso de um documento existente com biblioteca diferente daquela especificada no campo Biblioteca ser selecionado para se vincular ao arquivo importado, a biblioteca do documento selecionado terá prioridade e o LN solicitará uma confirmação antes de o valor ser alterado no campo Biblioteca.
  9. Selecione um tipo de área. A área pode ser de dois tipos:
    • Área de trabalho
    • Área do repositório de documentos
  10. Quando você seleciona a opção Área de trabalho, os arquivos são importados para o diretório da área de trabalho, conforme especificado no campo Área de trabalho, e podem ser modificados. O status Check Out é atribuído aos arquivos e o documento relacionado tem o status Em desenvolvimento. Quando você seleciona a opção Área do repositório de documentos, os arquivos são importados para a área do repositório de documentos e têm acesso restrito. O status Check In é atribuído aos arquivos e os documentos relacionados têm o status Liberado. O campo Área de trabalho é desativado quando você seleciona o Tipo de área como Repositório de documentos.
  11. Selecione o tipo de documento na sessão Tipos de documento (dmdoc2510m000). O Tipo de documento selecionado é atribuído a todos os documentos aos quais os arquivos importados estão vinculados
  12. Clique na seta de navegação para selecionar o documento da sessão Visão geral de documentos (dmdoc1510m000). Nota: Caso o tipo do documento selecionado para se vincular aos arquivos importados seja diferente do valor especificado no campo Tipo de documento, o tipo do documento selecionado terá prioridade e o LN solicitará uma confirmação antes de o valor ser alterado no campo Tipo de documento. Nota: O documento selecionado deve ser do tipo Leve. Nota: Quando o tipo do documento selecionado no campo Documento e o valor selecionado no campo Tipo de documento forem similares, o campo Tipo de documento será desativado.
  13. No caso de o documento selecionado ter somente uma revisão, o ID de revisão será exibido no campo Revisão do documento. No caso de o usuário inserir uma revisão manualmente e existirem várias revisões para o documento, o LN exibirá uma mensagem de alerta, permitindo que o usuário selecione a revisão específica.
  14. Selecione um objeto na sessão Objeto (dmsys1511m000) para vincular o documento à instância do objeto especificado.
  15. Marque a caixa de seleção Imprimir relatório de erro para imprimir o relatório de erros, se houver.
  16. Clique em Importar para executar o processo de importação.

Instância de objeto

Com base no objeto especificado no campo Objeto na guia Importar arquivos da sessão Importar arquivos para ODM (dmdoc7100m000), é possível selecionar a instância do objeto para vincular o documento. Exemplo Se você selecionar o objeto EITEM_REV (Revisão de item de engenharia), os campos exibidos na guia Detalhes da instância de objeto vinculado serão Item de engenharia e Revisão de item de engenharia.

É possível inserir um valor no primeiro campo. Use a seta de navegação para selecionar o valor. Os campos desativados subsequentes são preenchidos com base no valor selecionado no primeiro campo.

Cenários de processo de transferência de arquivo

A funcionalidade de um dos seguintes campos permanece inalterada para todos os cenários de transferência de arquivos:

  • Caixa de seleção Todos os arquivos
  • Tipo de link de documento
    • Vários-para-um
    • Um-para-um
  • Objeto
  • Instância de objeto na guia Detalhes da instância de objeto vinculado

Os seguintes são os possíveis cenários de transferência de arquivos de um sistema legado para o pacote de ODM do LN:

  • De remoto para repositório de documentos remoto: Quando o diretório de origem de onde os arquivos são copiados estiver presente em um sistema remoto e o destino for a área do repositório de documentos de um sistema remoto, o status do documento ao qual esses arquivos são vinculados mudará para Liberado e o status dos arquivos mudará para Check In. Caso Tipo de link arquivo-documento seja selecionado como Vários para um, será possível selecionar o Tipo de documento e o Documento. Todos os arquivos importados são vinculados a um único Documento. Caso a opção Um para um seja selecionada, cada arquivo importado estará vinculado a um novo documento e não será possível especificar um documento. Os IDs de documento são gerados automaticamente pelo sistema.
  • De remoto para trabalho remoto: Quando o diretório de origem de onde os arquivos são copiados estiver presente em um sistema remoto e o destino for a área de trabalho de um sistema remoto, o status do documento ao qual esses arquivos são vinculados mudará para Em desenvolvimento e o status dos arquivos mudará para Check Out. É preciso selecionar a caixa de seleção Todos os arquivos para importar todos os arquivos presentes no diretório da área de trabalho. Quando a caixa de seleção Todos os arquivos está desmarcada, é possível especificar o nome dos arquivos que deseja importar.
  • De local para repositório de documentos remoto: Quando o diretório de origem de onde os arquivos são copiados estiver presente em um sistema local e o destino for a área do repositório de documentos de um sistema remoto, o status do documento ao qual esses arquivos são vinculados mudará para Liberado e o status dos arquivos mudará para Check In. É possível selecionar um objeto para se vincular ao documento. Além disso, na guia Detalhes da instância de objeto vinculado, também é possível selecionar uma Instância de objeto à qual você deseja vincular o documento.
  • De local para trabalho remoto: Quando o diretório de origem de onde os arquivos são copiados estiver presente em um sistema local e o destino for o diretório da área de trabalho de um sistema remoto, o status do documento ao qual esses arquivos são vinculados mudará para Em desenvolvimento e o status dos arquivos mudará para Check Out.
  • De local para servidor ERP (área de trabalho): Quando o diretório de origem de onde os arquivos são copiados estiver presente em um sistema local e o destino for o diretório da área de trabalho de um sistema ERP, o status do documento ao qual esses arquivos são vinculados mudará para Em desenvolvimento e o status dos arquivos mudará para Check Out.
  • De remoto para trabalho local: Quando o diretório de origem de onde os arquivos são copiados estiver presente em um sistema remoto e o destino for o diretório da área de trabalho de um sistema local, o status do documento ao qual esses arquivos são vinculados mudará para Em desenvolvimento e o status dos arquivos mudará para Check Out.