Conceito de arquivamentoAs companhias dedicam tempo para desenvolver procedimentos para inserir dados em um sistema ERP. Elas também dedicam tempo para desenvolver procedimentos para arquivar manuais, desenhos, especificações e outros documentos físicos. Porém, em muitos casos, elas não dedicam tempo para procedimentos de armazenar dados eletrônicos históricos. Este documento destaca o arquivamento de dados eletrônicos, não como uma solução técnica, mas como uma parte integrante dos seus processos de negócio. Use esse documento como um meio de orientação sobre o processo de arquivamento. O que é arquivamento? Em geral, arquivamento é o processo de mover dados históricos do ambiente operacional para um ambiente de arquivamento especial. Em casa, você pode transferir extratos bancários antigos de um armário no escritório para uma caixa no sótão. No escritório, você pode armazenar antigas ordens de compra impressas em uma sala longe da sua própria mesa. Não é porque as informações não são mais necessárias no seu trabalho diário que elas podem ser descartadas. Em termos de dados eletrônicos no sistema LN, arquivamento significa mover dados históricos da companhia operacional para uma companhia de arquivamento especial; assim, os dados históricos ficarão fora do caminho e armazenados com segurança. Para liberar espaço em disco na máquina depois de ter arquivado os dados, também é possível mover os dados históricos para um armazenamento externo, como fita, DVD ou CD-ROM. O LN contém sessões de arquivamento padrão em todos os módulos principais. Essas sessões são projetadas para copiar dados históricos para a companhia de arquivamento e, em seguida, excluir os dados da companhia operacional. Para obter mais informações sobre essas sessões de arquivamento, consulte Dados logísticos de arquivamento e Arquivamento de dados financeiros. Porém, antes de arquivar os dados, é preciso definir uma estratégia e um plano de arquivamento adequados, que devem ser um processo em equipe. O resultado é que uma estratégia e um plano documentados devem ser comunicados em toda a organização. Estratégia de arquivamento O arquivamento de dados históricos é um processo irreversível. Depois de os dados serem movidos para a companhia de arquivamento, não é mais possível carregá-los de volta para a companhia operacional. O arquivamento tem um efeito direto sobre a acessibilidade e a disponibilidade das informações; assim, é necessário definir uma estratégia de arquivamento robusta que aborde três tópicos principais: Quais, quando e quem. Quais dados podem ser arquivados ou excluídos? Várias partes relacionadas à sua companhia usam informações com base em transações logísticas e financeiras que ocorreram no passado. Antes de arquivar ou excluir essas informações, é preciso investigar se são necessárias. Normalmente, há três opções:
Usar a opção 1 ou 2 torna o arquivamento irreversível. Por exemplo, se você arquiva somente porque deseja obter uma visualização prévia dos resultados, o arquivamento pode ser feito inúmeras vezes. Além de dados logísticos e financeiros, é possível arquivar dados gerais. Para mais informações, consulte o Arquivamento de dados gerais. Necessidades de negócio Suas necessidades de negócio determinam o que deve ser armazenado e por quanto tempo. Por exemplo, se você tem uma situação de garantia nos seus projetos por cinco anos, pode precisar manter o projeto aberto durante esse período, ou desejar manter o projeto em uma companhia de arquivamento. Portanto, se o projeto precisa permanecer aberto, não é possível arquivar nenhuma informação relacionada a ele, incluindo ordens e transações de integração. Todo gerente de negócios deve decidir por quanto tempo os dados devem ser armazenados em um ambiente operacional para acesso rápido. As necessidades de relatório também devem ser apresentadas. Necessidades legais Na maioria dos países, há exigências legais que se aplicam a dados financeiros. Autoridades tributárias podem exigir que os dados financeiros sejam armazenados por um número mínimo de anos. Além disso, em linhas de negócios específicas, como alimentos e bebidas ou aeroespacial, os governos possuem exigências legais específicas que afetam sua estratégia de arquivamento. Necessidades do usuário Os usuários também dependem das informações históricas. Por exemplo, um funcionário de atendimento ao cliente pode precisar ter informações de expedição de até um ano atrás para responder com precisão às consultas dos clientes. Também é necessário levar essas necessidades em conta ao definir o que pode ser arquivado. Quando os dados podem ser arquivados? Com base nas respostas à pergunta anterior, é possível definir um prazo para manter dados históricos relevantes no seu ambiente operacional, e um prazo para manter os dados disponíveis no ambiente de arquivamento. Quem pode arquivar dados? Uma vez que o arquivamento é um processo irreversível, há um determinado risco envolvido. Por exemplo, e se um dos funcionários iniciar uma sessão de arquivamento por engano? Por esse motivo, é necessário determinar quem está autorizado a arquivar e excluir dados e, então, configurar essas autorizações com a funcionalidade que o LN oferece. Uma vez que mais nenhuma alteração deve ser feita aos dados arquivados, também é necessário restringir o acesso à companhia de arquivamento com a autorização somente leitura para a maioria dos usuários. Concilie a estratégia com a funcionalidade LN Depois de listar todas as suas necessidades, a próxima etapa é verificar se a funcionalidade padrão do LN é suficiente para facilitá-las. Normalmente, o LN oferece funcionalidades para atender todas as suas necessidades, mas não deve forçá-lo a fazer concessões. Recomendamos evitar personalizar seu software, porém, uma vez que buscamos um armazenamento de dados operacionais de longo prazo, não é possível descartar totalmente as personalizações. Um exemplo é a necessidade de mostrar, em um relatório, os dados da companhia ativa e da companhia de arquivamento. Na versão atual, essa não é uma funcionalidade padrão, mas pode ser importante para gerenciar seu negócio. O que pode ser ainda mais importante, se você estiver usando software personalizado, é se as sessões de arquivamento foram ou não incluídas. Você leva em conta os campos e as tabelas personalizados? Pode ser necessário incluir tabelas e campos personalizados ao realizar execuções de excluir/arquivar. Plano de arquivamento Depois de definir uma estratégia de arquivamento adequada às suas necessidades, é possível definir o plano de arquivamento. Nesse plano, você converte a estratégia para um nível mais operacional. Ambiente de arquivamento Com base na estrutura da companhia operacional atual, no espaço em disco disponível e na estratégia definida, é necessário decidir como seu ambiente de arquivamento deve ser configurado. De quantas companhias você precisa? Deseja armazenar os dados arquivados em um armazenamento externo? Deseja que haja uma companhia de arquivamento para cada ano fiscal, ou uma para vários anos? Para arquivar dados da maneira certa, é preciso ter espaço de armazenamento suficiente disponível. A configuração do ambiente de arquivamento deve corresponder àquela do ambiente operacional. Portanto, em uma estrutura de logística múltipla e finanças simples, a estrutura da companhia de arquivamento deve seguir esse mesmo padrão. Plano de teste No plano de arquivamento, é necessário considerar testes. Testes podem ser extremamente úteis. Por exemplo, é uma maneira de treinar usuários regulares e usuários-chave a verificar se a configuração do seu arquivamento está correta, se os dados são consistentes e garantir que a funcionalidade das sessões de arquivamento atenda às suas expectativas. Para melhores resultados, realize o teste em um ambiente de teste, e não no ambiente operacional. Seu plano de teste deve conter pelo menos o que você deseja testar, quem realizará o teste e quando. Além disso, defina os parâmetros de validação: o que deve ser verificado antes de os resultados do teste serem aceitos. Plano operacional No plano operacional, é preciso abordar as seguintes questões:
Inclua uma programação para esses tipos de atividade e atribua atividades a funções ou usuários individuais. Implementação A próxima etapa no processo de arquivamento é a implementação do plano de arquivamento. Nessa fase, você implementará o plano definido nas etapas anteriores. O resultado dessa etapa será a movimentação real dos dados históricos da sua companhia operacional para a companhia de arquivamento, não como uma solução técnica para um problema, mas como um novo processo como parte do seu negócio cotidiano. As seções a seguir discutem a configuração técnica e as sessões de arquivamento funcional em mais detalhes, além de ajudarem a arquivar os dados de maneira correta e segura.
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