Soort actuele calculatie gebruiken

Met calculatiesoorten kunt u wisselen tussen top-down en bottom-up calculaties. In eerste instantie wordt een projectcalculatie vastgesteld met een top-down structuur omdat gedetailleerde informatie van projectkosten niet beschikbaar is.

Als onderdeel van een calculatie maakt u een haalbare offerte voor uw klant aan. Vervolgens moet u een schatting aanmaken van de kostprijs voor het project. U kunt dit kostenbedrag gebruiken om de calculatie toe te kennen aan het vereiste werk of aan de betrokken afdelingen.

Een opdrachtgever vraagt bijvoorbeeld om een schatting van de kosten voor een luxe jacht. De scheepswerf evalueert de offerteaanvraag. De verkoopprijs wordt ingeschat op ongeveer EUR 65 miljoen. Het jacht moet worden gebouwd met gebruikmaking van de expertise van de afdelingen Projectmanagement (PM) en Constructie. De PM-afdeling wordt gevraagd om een nieuw ontwerp te maken op basis van een bestaande CAD-tekening van een schip. Dit kost EUR 9 miljoen. De afdeling Constructie heeft ongeveer EUR 50 miljoen nodig om het jacht te kunnen bouwen en een toeleverancier wordt toegewezen voor de inrichting van het jacht.

Geef de volgende calculaties op in de sessie Calculatieversies (tpest1100m000):

Top-down: Leg een bedrag vast voor de top van EUR 60 miljoen. Het gedistribueerde bedrag is EUR 60 miljoen.

01, 02 en 03 worden gekoppeld als child-activiteiten van de top.

Voor het aanmaken van een calculatie is een structuurelement met een top-down soort actuele calculatie vereist. In de sessie Structuurelementen (tpest1120m000) kunt u de calculatiesoort vastleggen als Top-down of Bottom-up. Op basis van de soort actuele calculatie van een structuurelement wordt bepaald op welke manier de calculatie wordt berekend. U kunt de calculatiesoort ook wijzigen.

Voer de top-down calculatie in de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) in, met, bijvoorbeeld, regelnummer, activiteit, omschrijving, calculatiesoort, regelniveausoort en bedrag in euro's.

Structuurdeel 03, regel 25 wordt uitbesteed aan een ander bedrijf. Er wordt een offerteaanvraag naar de toeleverancier gestuurd, maar de schatting van de kosten is EUR 1 miljoen.

U moet gedetailleerde calculatieregels opgeven de hele calculatiestructuur definiëren. Child-activiteiten, waarvoor meer bottom-up informatie beschikbaar is, gebruiken de optie voor de bottom-up soort actuele calculatie:

Het structuurelement 011 is gekoppeld aan 01. De structuurelementen 021, 022 en 023 zijn gekoppeld aan 02. Op basis van de koppeling, blijft de parent-activiteit 02 (schip bouwen) een top-down activiteit vanwege verwachte overheadkosten.

In het voorbeeld wordt een top-down calculatie gebruikt en worden bedragen toegekend. De twee interne afdelingen die bij dit project betrokken zijn, hanteren echter eigen calculaties voor de bouw van het jacht. Op basis van hun evaluatie geven zij een meer gedetailleerde berekening. Geef deze regels en de gerelateerde details op in de calculatieversie.

Als u de details van activiteit 011 opvraagt, wordt een top-down totaal van EUR 5 miljoen verwacht. Als u de twee bottom-up detailregels van 011 echter optelt, komen de kosten voor dat gedeelte van het schip uit op EUR 3 of 5 miljoen. Het exacte bedrag is afhankelijk van de niveausoort. Als alle vereiste calculatieregels worden opgegeven, kunt u de totalen aggregeren en de calculatiebedragen van de soort actuele calculatie opvragen. Raadpleeg de online Help in de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) voor de formules.

Als de soort actuele calculatie in de sessie Structuurelementen (tpest1120m000) Bottom-up is, kunt u calculatietotalen berekenen voor de niveausoorten Totaal en Details. Als de soort actuele calculatie voor een structuurelement Top-down is, kunt u geen aggregatie uitvoeren voor niveausoorten, maar kunt u hiermee de consistentie van de top-down regels controleren.

In de sessie Gebruikersprofielen (tppdm0101s000) kunt u de instellingen voor een consistentiecontrole definiëren. U kunt ook vastleggen of de controle van de sessie Consistentie top-down calculatie verifiëren (tpest2220m000) voor elk veld of elke record moet worden uitgevoerd. Als u de niveausoortvelden gebruikt die in de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) zijn ingevoerd, wordt de controle in onderstaande volgorde uitgevoerd:

Voor een bottom-up regel zijn slechts twee niveausoorten mogelijk: Totaal en Details. Voer de kosten in en voeg ze toe. In de sessie Structuurelementen (tpest1120m000) kunt u bepalen welke niveausoort in de bottom-up calculatie moet worden gebruikt. Op basis van de waarden op de velden Kostenniveau en Verkoopniveau wordt bepaald welke regels worden geaggregeerd voor kosten of verkopen. Op basis van de niveausoort van het veld Overzetten wordt bepaald welke calculatieregels die aan de vastgelegde niveausoort zijn gekoppeld, worden overgezet. Als de niveausoort bijvoorbeeld Totaal is, worden alle calculatieregels met de niveausoort Totaal overgezet naar de projectbegroting.

Als u op Totalen aggregeren klikt in de sessie Calculatieregels (tpest2100m000), wordt het totaalbedrag van de soort actuele calculatie van het structuurelement berekend op basis van de calculatieregels. Het bedrag wordt vervolgens weergegeven op de verschillende totalenvelden van de soort actuele calculatie. Als u bottom-up calculaties gebruikt, is de berekening ook afhankelijk van de instellingen van de niveausoort in de sessie Structuurelementen (tpest1120m000). De soort actuele calculatie van structuurdeel 011 is Top-down en er zijn drie top-down regels voor 011 en twee bottom-up regels. Daarom worden alleen de top-down regels in de berekening van de soort actuele calculatie gebruikt.

Op het tabblad Kostengegevens van de sessie Calculatieregels (tpest2100m000) worden de berekeningen van calculatieregeltotalen weergegeven. De soort actuele calculatie is bijvoorbeeld EUR 60 miljoen. Het weergegeven bedrag is gebaseerd op de instelling voor de view. Als de instelling van de view betrekking heeft op het topstructuurdeel is, wordt de waarde op het veld voor het top-down totaalbedrag weergegeven: EUR 60 miljoen.

De berekening van de bottom-up structuur wijkt af. De bedragen van de structuurelementen worden opgeteld (011 + 023 + 022 = 5 + 15 + 1 = EUR 21 miljoen) en het veld Kostenniveau wordt gebruikt om te bepalen welke bedragen worden geselecteerd.

Voor bottom-up calculaties kunt u ook een totaal berekenen met de niveausoort Details. Als het veld Kostenniveau in de sessie Structuurelementen (tpest1120m000) op Details staat, is het resultaat als volgt: 3 + 1 + 0 + 15 + 0,5 = 19,5 miljoen euro.

Als u kijkt naar de bottom-up regels van 011, is er een verschil in het bedrag. Het totaalregelbedrag is berekend met enige speling, terwijl op de detailregels de exacte taakuren worden aangegeven. Als het veld Kostenniveau op Details is gezet, komt het totaal voor 011 uit op EUR 3 miljoen en de overige detailregels 011 (indien aanwezig).

U kunt het totaal van de soort actuele calculatie en het kostentotaal gebruiken om verschillende calculaties (opnieuw) te berekenen voordat u een offerte verstuurt. Het doel hiervan is een kostencalculatie aan te maken. Met dezelfde calculatie kunt u een verkoopcalculatie presenteren met het vereiste detailniveau.