Calculaties naar begrotingen overzetten

U kunt op de volgende momenten een calculatie naar een project overzetten:

• Het werk kan worden gestart.
• De offerte is geaccepteerd.
• Artikelen met een lange doorlooptijd moeten worden besteld.

U kunt de volgende items overzetten:

• Een volledige projectstructuur met alle calculatieregels of een selectie van calculatieregels.
• Een gedeelte van de structuur. Als de geselecteerde structuur een hiërarchische structuur is, moet u een knooppunt opgeven. Als gevolg hiervan worden alle structuurelementen en calculatieregels overgezet die aan het structuurelement van het knooppunt zijn gekoppeld. Bij een structuur zonder hiërarchie, een zogenaamde vlakke structuur, kunt u een bereik van volgnummers voor structuurdelen en/of calculatieregels opgeven. Alle calculatieregels binnen het opgegeven bereik worden dan overgezet.
• Als de calculatiesoort van het structuurelement op Bottom-up staat en de activiteitsoort een WBS-element of een planningspakket is, kan het structuurelement niet worden overgezet naar een begroting. Voor de calculatiesoort Top-down geldt dezelfde regel als u een activiteitenstructuur als primaire structuur gebruikt.
• Calculatieregels die worden overgezet. In dit geval moet u de calculatie-/begrotingsregels verwijderen die eerder overgezet zijn, omdat er anders dubbele begrotingsregels worden weergegeven.

• Top-down begroting.
• Bottom-up begroting (activiteitenbegroting).
• Bottom-up begroting (structuurbegroting).

U kunt een calculatie alleen overzetten naar een top-down begroting als:

• De primaire structuur op activiteiten gebaseerd is. U kunt een top-down calculatie naar een top-down begroting overzetten.
• De status van de top-down begrotingsversie moet Vrij zijn. Als u een versie voor de projectbegroting gebruikt, kunt u een calculatie overzetten naar een nieuwe top-down begrotingsversie.
• De projectstatus moet Vrij of Actief zijn.
• De status van een project Actief is en het projectplan het actuele plan van het project is.
• Controleer voor het overzetten de consistentie van de structuur. Als de calculatieversiestructuur is afgeleid van de projectactiviteitenstructuur, wordt in de sessie Logbestand meldingen (tpest0505m000) een foutmelding weergegeven.
• Als het actuele plan niet bestaat voor het huidige project, wordt het project bijgewerkt met het plan dat u wilt overzetten, dat het doelplan is in de sessie Calculatie naar begroting overzetten (tpest2200m000). Als er geen activiteitenstructuur aanwezig is voor het plan dat u wilt overzetten, wordt de calculatieversiestructuur voor het plan naar de begroting gekopieerd.

Voor elke geselecteerde calculatieregel worden de gegevens op de begrotingsregel op basis van de volgende regels ingevuld:

• Als de calculatieversiestructuur naar de begroting wordt gekopieerd, moet u ervoor zorgen dat de elementen- of activiteitenstructuur aan de calculatieversie is gekoppeld.
• Als tijdens het overzetten naar een structuurbegroting de elementcodes niet worden gebruikt op een calculatieregel, wordt het default structuurdeel gebruikt. De calculatieregel wordt vervolgens overgezet met dit default structuurdeel. Dezelfde logica is van toepassing op activiteiten.
• Een activiteit die hoort bij een WBS-element of een planningspakket, kan worden gebruikt voor de calculatie maar niet worden overgezet naar de begroting.
• Voor een bottom-up calculatieregel met de niveausoort Totaal kan een kostenbedrag aanwezig zijn zonder dat er een kostensoort bestaat (niveausoorten worden vastgelegd in de sessie Structuurelementen (tpest1120m000)). Als u in een dergelijk geval de calculatieregel wilt overzetten, worden de default kostensoort en de bijbehorende kostendrager uit de sessie Calculatie naar begroting overzetten (tpest2200m000) gebruikt. Als de kostendrager van de soort Bewakingscode is en alle selectievakjes ingeschakeld zijn, wordt in de sessie een nieuwe kostendrager gegenereerd en op de begrotingsregel gebruikt. Anders wordt de kostendrager van de calculatieregel op de begrotingsregel gebruikt. De omschrijving van de kostendrager die op de begrotingsregel gebruikt wordt, is de standaardomschrijving voor kostendragers.
• Als de kostendrager niet gedefinieerd is voor de calculatieregel en als alle selectievakjes onder het veld Niet ingevulde kostendrager ingeschakeld zijn, wordt een gegenereerde code op de begrotingsregel gebruikt. Anders wordt de default kostendrager voor de kostensoort gebruikt.
• Als een van de selectievakjes voor de kostenbewakingsniveaus van de kostencomponent in de sessie Project - kostenbewakingsniveaus (tppdm6102m000) is ingeschakeld voor het project en als er een kostencomponent aanwezig is als een van de structuurelementen, wordt de kostencomponent op de begrotingsregel gebruikt. Anders wordt de kostencomponent van de kostendrager voor de begrotingsregel gebruikt.
• Als er een verrekenpost aanwezig is als een van de structuurelementen, wordt deze op de begrotingsregel gebruikt. Als er een waarde op het veld voor de doelverrekenpost is ingevoerd, wordt de verrekenpost van het structuurelement overschreven door deze doelverrekenpost, die ook in de begroting wordt gebruikt.
• De verkoopprijs wordt alleen op de begrotingsregel opgegeven als de soort verrekenpostsoort op Te verrekenen hoeveelheden is gezet en de factuurmethode Begrote kosten is.
• U kunt de toeslagbedragen, de bedragen van de verwachte kostenstijging en/of de bedragen van onvoorziene kosten overzetten als regels voor overige kosten.