Bewakingsoverzichten gebruiken

Tijdens de uitvoering van een project kunt u met de sessies voor bewakingsoverzichten projecten bewaken. U kunt overzichten maken en afdrukken voor de projectbewaking. Gegevens voor bewakingsoverzichten worden vanuit verschillende andere modules ingelezen. Projectbewakingsoverzichten hebben onder meer betrekking op de begroting, begrotingscorrecties en -verrekeningen, gecombineerd met de kosten, opbrengsten, verplichtingen, werkelijke productiestand en prognoses voor eindresultaten. U kunt de bewakingsopbouw op verschillende niveaus opvragen en afdrukken en de vastgelegde gegevens op diverse manieren en niveaus bekijken. Alle overzichten bevatten de volgende kolommen:

• Begroting. Het begrotingsbedrag of de begrote hoeveelheden, zoals weergegeven in de bewakingsopbouw.
• Werkelijk. De werkelijke kosten of hoeveelheden die tot nu toe zijn vastgelegd (geboekt in de historie). Dit kan voor de huidige periode zijn of voor alle perioden tot aan de huidige periode. Deze waarde kan bovendien verplichtingen bevatten.
• Geprojecteerd. De kosten of hoeveelheden tot nu toe (Earned Value). De geprojecteerde kosten worden als volgt berekend: werkelijke productiestand vermenigvuldigd met de begroting.
• Resultaat. Het verschil tussen de werkelijke kosten en de geprojecteerde kosten (kostenverschil). U kunt deze gegevens op de volgende niveaus bekijken:
• Project
• Structuurdeel
• Activiteit
• Verrekenpost

U kunt de overzichten sorteren op:

• Kostensoort
• Kostencomponent
• Bewakingscode

LN biedt verschillende drill-down functies. Zo kunt u een overzicht opstellen voor alle projecten en een drill-down uitvoeren op één bepaald project om een kostensoort, kostencomponent, structuurdeel, verrekenpost of activiteit te bekijken. Vervolgens kunt u een drill-down uitvoeren op een van de structuurdelen om de kostensoort te bekijken. Tot slot kunt u een drill-down uitvoeren op de werkelijke overzichten van de bewakingscodes. Alle overzichten voor de eerder genoemde niveaus geven een overzicht van de begroting, werkelijke kosten, geprojecteerde kosten en resultaten. Aanvullende informatie betreft onder meer:

• Opbrengsten. De opbrengsten die op de historie zijn geboekt voor alle perioden tot de huidige periode.
• Prognose. De extra prognoseopbrengsten/kosten/hoeveelheden voor het einde van het project die voor het einde van de huidige periode worden verwacht.
• Onderhanden werk (OHW). De manier waarop het onderhanden werk wordt berekend, hangt af van de instelling van de OHW-parameters in de sessie Parameters PPC (tpppc0101s000):
• Waarden met en zonder verplichtingen.
• Cumulatieve en periodieke waarden.

Met de overzichtssessies kunt u de gegevens in de overzichten afdrukken. Zo kunt u de voorgecalculeerde begrotingskosten vergelijken met de werkelijke kosten. U kunt ook de uren of kosten afdrukken op kostendragerniveau. Belangrijkste functies:

• De mate van detaillering is vrijwel onbeperkt, maar hangt af van de definitie van de projectbewakingsniveaus.
• U kunt een drill-down uitvoeren op het gewenste niveau van kostenbewaking.
• Projectbewakingsoverzichten zijn beschikbaar voor een combinatie van project, structuurdeel, activiteit, verrekenpost, kostensoort, kostendrager en kostencomponent.
• Binnen de bewakingsniveaus kunt u de resultaten als volgt presenteren (de vergelijking van totale begroting, werkelijke en geprojecteerde kosten, hoeveelheden, enzovoort): inclusief of exclusief verplichtingen, als hoeveelheden of bedragen, in de huidige periode of cumulatief en met of zonder de prognose voor het eindresultaat.
• U kunt de historie bekijken op niveau van de bewakingscode.
• Een groot aantal overzichten is beschikbaar voor de planningsbehoeften van de organisatie, bijvoorbeeld projectbewaking met verwijzingen naar inkoop- en magazijnorders en de status van deze orders.