Kosten en verplichtingen registreren

Omdat u de projectbewaking volledig up-to-date wilt houden, is het, bijvoorbeeld voor uw maandelijkse overzichten, van belang dat de juiste kosten en toekomstige kosten worden ingevoerd. Verplichtingen zijn financiële verbintenissen die toekomstige kosten weerspiegelen. Verplichtingen worden vervangen door kosten op het moment dat de kosten werkelijk worden gemaakt.

Verplichtingen kunnen op twee manieren worden geboekt:

Handmatig
Automatisch vanuit de PRP-run
Dit is afhankelijk van de waarde van het veld Verplichtingen loggen (inkoopmutaties) in de sessie Algemene Project-parameters (tppdm0100s000). De verplichtingen worden direct geboekt nadat de inkooporder is aangemaakt en/of de ontvangst van goederen is vastgelegd in Inkoop.

Zachte en harde verplichtingen

Als aan een verplichting een inkooporder is gekoppeld die nog niet feitelijk is geleverd, spreken we van een zachte verplichting. Deze verplichting wordt handmatig ingevoerd. Nadat de inkooporder daadwerkelijk is geleverd, wordt de zachte verplichting een harde verplichting. Na het vastleggen van de kosten moeten de verplichtingen voor hetzelfde bedrag als het kostenbedrag worden tegengeboekt.

Als de kosten zijn gegenereerd uit een rechtstreekse levering of via een magazijn, worden de volgende stappen uitgevoerd:

Inkoopstappen	Rechtstreekse levering	Door Magazijnbeheer (projectmagazijn)
Inkooporder aanmaken	+ zachte verplichtingen	+ zachte verplichtingen
Goederen ontvangen	- zachte verplichtingen	- zachte verplichtingen
	+ harde verplichtingen	+ harde verplichtingen
Afgifte aan Project	niet van toepassing	- harde verplichtingen
		+ projectkosten
Factuur fiatteren	- harde verplichtingen
	+ projectkosten
	+ prijsverschil	+ prijsverschil

Verplichtingen worden alleen financieel geboekt nadat ze zijn gefiatteerd en geboekt naar Project.

In de sessie Boeking materiaalkosten (tpppc2511m000) kunnen verplichtingen worden afgestemd, wat betekent dat ze worden omgezet in kosten.

Herkomst van kosten

U kunt kosten handmatig registreren in de sessie Overzicht kosteninvoer (tpppc2811m000).
Door uren te registreren in Medewerkers.
De ingevoerde uren worden als Taken en de onkosten als Taken of Overige kosten vastgelegd.
Via een rechtstreekse levering of inkoopartikelen op het project.
Deze levering kan een van de volgende kostensoorten zijn: Materialen, Onderaanneming en Materieel.
Door de levering van artikelen van een normaal magazijn of een projectmagazijn aan een project.
In Magazijnbeheer kunt u een magazijnorder aanmaken (met de kostensoort Materialen).
Op basis van de resultaten van facturen die zijn ingevoerd in Crediteurenadministratie die zijn gerelateerd aan en doorgeboekt naar Project.
Op basis van de resultaten van toeslagberekeningen.
U kunt indirecte kosten dekken met kostentoeslagen, maar deze worden geboekt als Overige kosten.
Op basis van de resultaten van de overheadberekeningen.

Als kosten het resultaat zijn van de registratie van uren of voortkomen uit acties in Fin. administratie of Inkoop, wordt de berekening van deze mutaties automatisch uitgevoerd. Het toeslagpercentage dat wordt toegepast op geregistreerde kosten, kan worden vastgelegd per project, kostensoort, kostendrager en kostencomponent. Afhankelijk van de definitie van de verrekenpost, wordt deze opgenomen in of uitgesloten van een toeslagberekening.

U kunt de kosten fiatteren in de sessie Kosten goedkeuren (tpppc4811m000) of in de sessie Collectief goedkeuren (tpppc4200m000). Met de sessie Mutaties verwerken (tpppc4802m000) zet u de kosten over naar Fin. administratie en naar de projectmutaties.

Gerelateerde onderwerpen