Verplichtingen loggen (inkoopmutaties)

Een uitzondering hierop zijn harde verplichtingen. Hiervan is sprake wanneer een inkooporder rechtstreeks aan een project wordt geleverd. In dat geval wordt er een regel met harde verplichtingen aangemaakt. Bij rechtstreekse levering aan een project worden de kosten van onderhanden werk naar Financials geboekt. De verplichtingen in Project worden daarmee kosten in Financials.

Dit heeft te maken met het tijdstip van de volgende stap: "goedkeuring factuur". Dit tijdstip wordt niet bepaald vanuit Project maar vanuit Financials. Daarom worden de kosten van onderhanden werk naar Financials geboekt.

De kosten van onderhanden werk kunnen dus alleen worden vastgelegd als de factuur is goedgekeurd, al zal dat in veel gevallen te laat zijn. Er is echter nog sprake van verplichtingen, omdat de goederen alleen aan het project zijn geleverd (en niet verbruikt) en mogelijk naar een magazijn worden geretourneerd (bijvoorbeeld als de goederen wel zijn besteld, maar niet gebruikt).

Verplichtingen worden vastgelegd op het moment van bestellen en op het moment van afleveren (wanneer goederen of diensten worden ontvangen), of op het moment van het vrijgeven van de termijnbetalingen.

Verplichtingen worden alleen vastgelegd op het moment van levering of wanneer de termijnbetalingen worden vrijgegeven.