Inkoopfacturen toekennen en fiatteren

Het toekennen van inkoopfacturen is één stap in de procedure voor inkoopfacturen die wordt beschreven in Inkoopfacturen verwerken.

Nadat de factuur volledig is toegekend, kunt u de factuur goedkeuren.

NB

In een structuur met meerdere bedrijven kunt u inkoopfacturen voor meerdere bedrijven toekennen, zoals wordt beschreven in Inkoopfacturen voor meerdere bedrijven toekennen.

U kunt Factuur t.b.v. inkooporder toekennen aan:

  • Ontvangsten van de bestelde goederen
  • Inkooporders

U kunt Fact. gerelateerd aan logistieke kosten toekennen aan ontvangstregels voor logistieke kosten.

U kunt Factuur t.a.v. transportorder toekennen aan transportorders.

U kunt inkoopfacturen op twee manieren verwerken:

  • Afzonderlijke inkoopfacturen handmatig verwerken
  • Reeksen inkoopfacturen toekennen en goedkeuren in een taak op de achtergrond

Zie de gebruikershandleiding voor financiële integratiemutaties en afstemmingsmutaties voor meer informatie over de boekingen die tijdens elke stap worden aangemaakt.

NB
  • Als een ontvangstschema is gekoppeld aan de betalingscondities van de factuur, kunt u de beschreven acties uitvoeren op de ontvangstschemaregels in plaats van op de factuur.
  • Een inkoopfactuur kan worden gebruikt in de procedure voor toekenning aan ontvangsten of de procedure voor toekenning aan orders. Als u een inkoopfactuur tijdens de automatische toekenning bijvoorbeeld gedeeltelijk aan ontvangsten hebt toegekend, kunt u het resterende factuurbedrag niet handmatig toekennen aan een inkooporderregel.
  • Daarnaast kunnen inkoopfactuurregels worden gebruikt in de procedure voor toekenning aan ontvangsten of de procedure voor toekenning aan orders. Als u dus een inkoopfactuur wilt toekennen aan meerdere orderregels, moet u dezelfde toekenningsprocedure gebruiken voor alle orderregels.
  • Om problemen te voorkomen, kunt u in alle gevallen dezelfde toekenningsprocedure gebruiken.

  • Als u gebruik maakt van betalingsovereenkomsten, kan LN alleen factuurregels toekennen aan inkooporderregels waarvoor dezelfde betalingsovereenkomst is opgegeven.

    Voor meer informatie, zie Betalingsovereenkomsten gebruiken.

Inkoopfacturen toekennen

U kunt op de volgende manieren afzonderlijke inkoopfacturen en transportfacturen toekennen:

  • Automatisch

    LN kent automatisch geregistreerde inkoopfacturen toe aan de opgegeven inkooporder, pakbon of lading of zending. Als de factuur slechts gedeeltelijk kan worden toegekend, kunt u handmatig het resterende niet-toegekende bedrag toekennen.

    Voor meer informatie, zie Inkoopfacturen automatisch toekennen.

  • Handmatig

    U kunt handmatig facturen toekennen als u het gerelateerde ordernummer of de gerelateerde pakbon of lading of zending niet kent, of als u de factuur wilt toekennen aan meerdere orders.

    Voor meer informatie, zie Inkoopfacturen handmatig toekennen.

  • In een taak

    U kunt reeksen inkoopfacturen met de status Geregistreerd toekennen en goedkeuren in een taak op de achtergrond.

    Voor meer informatie, zie Inkoopfacturen in een taak toekennen en goedkeuren.

Inkoopfacturen goedkeuren

Als het niet-toegekende bedrag van een factuur gelijk is aan nul of binnen de marges valt, is de factuur volledig toegekend en kunt u de factuur goedkeuren.

Als u de factuur wilt goedkeuren, selecteert u de factuur en klikt u in het menu Beeld, Referentie en/of Acties op Goedkeuren in een van de volgende sessies:

  • Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000)
  • Inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2107m000)

Als de factuur met succes is goedgekeurd, krijgt de factuur de status Gefiatteerd en maakt LN verschillende boekingen aan in het Grootboekadministratie. Als de factuur geblokkeerd is, vraagt LN of de blokkeringsreden kan worden verwijderd.

Facturen fiatteren voor betaling

Facturen kunnen worden goedgekeurd voor verwerking, maar u kunt daarnaast inkoopfacturen en kostenfacturen fiatteren voor betaling. In de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) kunt u de factuursoorten selecteren waarvoor fiattering voor betaling vereist is.

Als fiattering voor betaling vereist is, moet een geautoriseerde gebruiker de inkoopfactuur fiatteren in de sessie Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000). Alleen facturen die zijn gefiatteerd voor betaling, kunnen worden geselecteerd in de sessie Facturen selecteren voor betaling (tfcmg1220m000) van de module Liquiditeitenbeheer.

Voor meer informatie, zie Betalingsbevoegdheid in Crediteurenadministratie.

Prijsverschillen en extra kosten goedkeuren

Wanneer u een factuur probeert goed te keuren, controleert LN of er een verschil is tussen het orderbedrag en het factuurbedrag. Voordat u de goedkeuring kunt voltooien, moet u de verschillen verwerken:

  • Prijsverschillen kunnen worden veroorzaakt door een gewijzigde prijs per eenheid of door een verschil tussen de valutakoersen op de orderdatum en de factuurdatum. Als het prijsverschil de toegestane marges overschrijdt, moet een geautoriseerde medewerker het prijsverschil goedkeuren. Pas daarna kunt u de factuur fiatteren.

  • Extra kosten zijn kosten als transportkosten, die niet in de order waren opgenomen. Om een mutatie voor extra kosten aan te maken, klikt u op Kosten in het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de sessie Inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2107m000). De sessie Mutaties toegekende inkoopfacturen/overzichtregels (tfacp1133s000) wordt gestart. In die sessie kunt u een mutatie aanmaken voor deze extra kosten.

    Als het prijsverschil de toegestane marges overschrijdt, moet een geautoriseerde medewerker het prijsverschil goedkeuren. Pas daarna kunt u de factuur fiatteren.

Voor meer informatie, zie Prijsverschillen en extra kosten goedkeuren.

De inkoopprijs van een artikel bijwerken

Na de ontvangst worden voor het bestelde artikel de meest recente inkoopprijs en de gemiddelde inkoopprijs voor de toegekende ontvangstregels of de toegekende orderregels bijgewerkt in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000).

Voorkomen dat de inkoopprijs van het artikel wordt bijgewerkt:

  1. Selecteer het orderregelrecord in de sessie Inkooporderregels toekennen (tfacp2541m000).
  2. Kies Orderregel met gewijzigde gegevens toekennen in het menu Beeld, Referentie en/of Acties. De sessie Orderregel gedeeltelijk of met prijsverschil toekennen (tfacp2150s000) wordt gestart.
  3. Schakel het selectievakje Laatste/gemiddelde inkoopprijs bijwerken uit. De inkoopprijs van het artikel wordt niet bijgewerkt. Wanneer de laatste factuur die aan deze ontvangstregel is gekoppeld, is ontvangen, kunt u het selectievakje Laatste/gemiddelde inkoopprijs bijwerken inschakelen. De gegevens van het artikel worden dan bijgewerkt en de prijsverschillen worden berekend.
Inkoopfacturen corrigeren

U kunt de volgende methoden gebruiken om correcties aan te brengen in gejournaliseerde en niet-gejournaliseerde inkoopfacturen:

  • Creditnota's

    Gebruik een creditnota om het factuurbedrag te corrigeren. Een creditnota kan betrekking hebben op één factuur of meerdere facturen.

    Voor meer informatie, zie Creditnota's.

  • Inkoopfactuurcorrecties

    U moet een factuurcorrectie aanmaken als u andere factuurgegevens dan het factuurbedrag, zoals de betalen-aan relatie, de documentdatum of de wisselkoers, wilt corrigeren.

    Voor meer informatie, zie Inkoopfactuurcorrecties.

Het foutenlogbestand weergeven

Als u de foutberichten wilt weergeven die het resultaat zijn van het toekennings- en goedkeuringsproces, start u de sessie Foutenlogbestand (tfacp2580m000). Als u eerst een factuur selecteert in de sessie Inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2107m000), geeft LN alleen de foutberichten weer die zijn gerelateerd aan de geselecteerde factuur.

Het foutenlogbestand bevat alle foutberichten die het resultaat zijn van toekenningen en goedkeuringen in deze sessies:

  • Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) als u de volgende opdrachten gebruikt in het menu Beeld, Referentie en/of Acties:

    • Goedkeuren
    • Goedkeuring annuleren
    • Afletteren
  • Selectie inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2280m000)
  • Inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2107m000)

Het foutenlogbestand bevat alleen foutberichten. LN drukt de bevestigingsberichten van de sessie Selectie inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2280m000) bijvoorbeeld over toegekende facturen, af in een verwerkingsverslag.

Het foutenlogbestand bevat alleen fouten die nog niet zijn opgelost. Als u de sessie Selectie inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2280m000) uitvoert, voegt LN voor de mutaties binnen de opgegeven reeks nieuwe foutberichten toe en worden de opgeloste fouten uit het foutenlogbestand verwijderd.

U kunt de sessie Foutenlogbestand verwijderen (tfacp2280m001) gebruiken om handmatig berichten uit het foutenlogbestand te verwijderen. U hoeft alleen de foutberichten te verwijderen die LN niet automatisch kan verwijderen. U kunt bijvoorbeeld de sessie Foutenlogbestand verwijderen (tfacp2280m001) gebruiken om foutberichten te verwijderen die het resultaat zijn van een mislukte poging om de goedkeuring van een factuur ongedaan te maken.

NB

Bij de volgende processen worden foutberichten automatisch uit het foutenlogbestand verwijderd:

  • Als u fouten oplost en daarna de toekenning en goedkeuring nogmaals uitvoert, verwijdert LN de opgeloste foutberichten.
  • Als u inkoopfacturen archiveert en/of verwijdert, archiveert en/of verwijdert LN de gerelateerde foutberichten.

Gerelateerde onderwerpen