Selfbilling

U kunt voor elke inkooporderkop aangeven of gebruik wordt gemaakt van selfbilling.

Selfbilling wordt in de volgende situaties veel gebruikt:

  • U hebt een contract met de crediteur waarin de prijzen zijn vastgelegd van goederen die u hebt gekocht.
  • U bent met deze crediteur overeengekomen dat u voor de goederen betaalt zonder dat u een factuur ontvangt.

De crediteur hoeft geen factuur te verzenden. In plaats daarvan genereert u met de selfbilling-procedure automatisch de facturen voor deze goederen.

Bij gebruik van de selfbilling-procedure worden door LN automatisch facturen aangemaakt, toegekend en goedgekeurd nadat de goederen zijn ontvangen. Deze bewerkingen worden in de module Crediteurenadministratie uitgevoerd.

Interne selfbilling-facturen

In het geval van gefactureerde goederenoverboekingen tussen magazijnen van verschillende financiële bedrijven is het van belang dat er voor elke verkoopfactuur een corresponderende inkoopfactuur beschikbaar is. Als dat niet zo is, is afstemming niet mogelijk.

Om er zeker van te zijn dat LN een interne inkoopfactuur aanmaakt voor elke interne verkoopfactuur, kunt u het selectievakje Facturen genereren met handmatig ingevoerde factuurdatum inschakelen in de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000).

Als u dit selectievakje inschakelt, negeert LN de samenstellingscriteria voor verkoopfacturen die u hebt ingesteld in Debiteurenadministratie en Facturering en wordt een interne inkoopfactuur aangemaakt voor elke interne verkoopfactuur.

Selfbilling-procedure

De selfbilling-procedure is vergelijkbaar met de procedure waarin inkoopfacturen handmatig worden aangemaakt. De procedure bestaat uit deze stappen:

  1. U registreert de ontvangst van de goederen in Magazijnbeheer.
  2. In de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000) van Crediteurenadministratie genereert u de inkoopfactuurdocumenten. Er wordt door LN een openstaande post aangemaakt.
  3. De factuurdocumenten worden door LN automatisch toegekend en goedgekeurd.
  4. LN maakt de boekingen voor de gegenereerde inkoopfactuur in het Grootboekadministratie.
Boekingsgegevens

Voor een selfbilling-document worden dezelfde boekingen gegenereerd als voor aan orders gekoppelde handmatig geregistreerde facturen die u in de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) kunt invoeren. Voor elke factuurregel van de gegenereerde factuur wordt door LN het niveau van de belastingberekening op Mutatieregel gezet.

Voor een debetnota worden dezelfde boekingen gegenereerd als voor geregistreerde creditnota's die aan inkooporders zijn gekoppeld. De categorie van deze mutatiesoort is Creditnota's inkoop. Voor elke regel van de gegenereerde debetnota wordt door LN het niveau van de belastingberekening op Mutatieregel gezet.

De boeking op de verzamelrekening is meestal een creditboeking voor een selfbilling-factuur of een debetboeking voor een debetnota. Dit is afhankelijk van de vraag of het bedrag positief of negatief is en of met de mutatiesoort negatieve bedragen en negatieve bedragen voor creditnota's mogen worden geboekt.

Regels voor het genereren van selfbilling-facturen

De selfbilling-procedure in Inkoop, wordt bepaald door de volgende velden in de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000).

  • Selfbilling. Er kan een factuur worden gegenereerd voor elke ontvangst van de orderregels. In het financiële bedrijf waaraan het inkoopbureau is gekoppeld, kunt u de orderregels selecteren en de facturen genereren in de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000) of de sessie Interne transportfacturen genereren (tfacp2246m000).
  • Factureren na
  • Soort selfbilling-datum
  • Selfbilling-methode

De default waarden van deze velden worden als volgt opgehaald:

  1. Uit de sessie Voorwaarden en condities facturering (tctrm1145m000).
  2. Uit de sessie Inkoopcontractregels (tdpur3101m000).
  3. Uit de sessie Artikelen - kopen-van relaties (tdipu0110m000).
  4. Uit de sessies Kopen-van relatie (tccom4120s000)/ Inkooporders (tdpur4100m000).

Selfbilling-facturen die niet aan inkoop zijn gerelateerd

Voor de volgende soorten interne facturen, die ook door processen in de module Crediteurenadministratie worden gegenereerd, is het niet mogelijk selfbilling-facturen te genereren in de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000):

  • Interne transportfacturen. Interne transportfacturen worden in de sessie Interne transportfacturen genereren (tfacp2246m000) gegenereerd.
  • Provisiefacturen. Het aanmaken van provisiefacturen wordt volledig getriggerd vanuit de module Provisies en bonussen in Verkoop. Ter ondersteuning van dit proces worden de mutatiesoort, de mutatieserie en de batchomschrijving voor de provisiefacturen in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) opgeslagen.
Factuurdatums en documentdatums

In de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000) kunt u de gegevens opgeven voor de batch met de selfbilling-facturen.

De ingevoerde informatie over de boekingsperiode wordt voor alle mutaties in het proces gebruikt. Als u het selectievakje Facturen genereren met handmatig ingevoerde factuurdatum inschakelt, kunt u niet alleen de factuurdatum invoeren, maar ook de boekingsdatum en de boekingsperiode voor de batch. De factuurdatum moet overeenkomen met of later zijn dan de Eerste factuurdatum.

NB

Als u de ontvangst van de inkooporders registreert, neemt het saldo van de rekening voor nog te ontvangen facturen toe. Als u de factuur goedkeurt, neemt het saldo van deze rekening af. Als u voor de selfbilling-facturen een vroegere periode opgeeft dan de periode waarin de ontvangsten zijn geregistreerd, wordt het saldo van de rekening voor nog te ontvangen facturen eerst verlaagd en vervolgens verhoogd. Om dit soort afwijkingen te voorkomen, moeten de Invoerdatum mutatie en de Factuurdatum overeenkomen met of later zijn dan de Eerste factuurdatum.

Het is dan nog mogelijk de gegevens over de boekingsperiode handmatig te wijzigen. Ook kunt u desgewenst het saldo voor de periode wijzigen. Als u in de sessie Inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2107m000) handmatig een factuur goedkeurt, wordt de sessie Boekingsgegevens voor goedkeuringen (tfacp1141s000) gestart, waarin u gegevens over de boekingsperiode kunt wijzigen.

De volgende regels zijn van toepassing op de mutatiedatum van alle mutaties en de documentdatum van de factuur:

  • Als het selectievakje Facturen genereren met handmatig ingevoerde factuurdatum is uitgeschakeld, gebruikt LN de ontvangstdatum van de laatste ontvangst die deel uitmaakt van de factuur voor de mutatiedatum en documentdatum van elke factuur.
  • Als het selectievakje Facturen genereren met handmatig ingevoerde factuurdatum is ingeschakeld, gebruikt LN de ingevoerde factuurdatum voor de mutatiedatum en documentdatum van de factuur. De ingevoerde factuurdatum kan niet eerder zijn dan de T/m-datum en is dus altijd later dan de ontvangstdatums. Als u een te vroege datum invoert, geeft LN een foutmelding weer.
Koersgegevens

Bij een mutatie stelt LN op basis van de koersgegevens de valutakoers vast die moet worden gebruikt.

De koersgegevens omvatten het volgende:

  • Koerstype
  • koersdatum
  • Koers
  • Koersfactor

Behalve door de koersgegevens worden de valutakoers voor de gegenereerde factuur en de boekingen in het grootboek ook bepaald door de waarde van de koersbepaling uit de inkooporder.

De koersbepaling is een verplichte verdichtingsoptie. De koersbepaling is daarom hetzelfde voor alle orderregels die in de factuur zijn gecombineerd. Als de koersbepalingswaarde niet overeenkomt met Documentdatum, wordt elke bijbehorende orderregel met de eigen koersgegevens op de rekening voor nog te ontvangen facturen geboekt. De koersgegevens van de orderregel komen dan overeen met de koersgegevens in de inkooporderkop. Het desbetreffende saldo van de rekening nog te ontvangen facturen wordt dus verhoogd door de ontvangst en verlaagd nadat de selfbilling-factuur met dezelfde koersgegevens is gegenereerd. Als gevolg hiervan vinden er geen boekingen met koersverschillen in de integratiemutaties plaats. De koersgegevens van de factuur en de boeking op de verzamelrekening vormen de gemiddelde koers van alle gerelateerde boekingen op de rekening voor nog te ontvangen facturen.

Als de koersbepaling Documentdatum is, vinden alle boekingen plaats met de valutakoers die op de documentdatum van de factuur van kracht is. Er kan dus door elke boeking op de rekening voor nog te ontvangen facturen een post voor een Koersverschil in de integratiemutaties worden aangemaakt. De post voor het Koersverschil is het gevolg van het verschil tussen de koersgegevens in de inkooporderkop en de koersgegevens die op de factuurdocumentdatum van kracht zijn.

Gerelateerde onderwerpen