Het afstemmingsproces

Doorgaans heeft de afstemming betrekking op een bepaalde boekingsperiode. Voordat u het afstemmingsproces start, sluit u de integratieperiode met behulp van de sessie Perioden afsluiten (tfgld1206m000) af, zodat er geen nieuwe mutaties kunnen worden ingevoerd.

Bij het genereren en afdrukken van afstemmingsoverzichten wordt de periodestatus door LN echter niet gecontroleerd. U kunt de overzichten dus op elk gewenst moment afdrukken, ongeacht de periodestatus.

Journaliseer de batches voor de koersverschilmutaties. Voor meer informatie, zie Rekeningen voor koersverschillen.

Start de sessie Saldibalans afdrukken (tfgld3402m000) om de saldibalans af te drukken voor de integratiegrootboekrekeningen die u wilt analyseren.

Als er sprake is van gearchiveerde mutaties die nog op de afstemmingsgroep van invloed zijn, zoals voorraadmutaties, kunt u beginsaldi aanmaken om de verschillen in de afstemmingsgegevens weg te nemen. Gebruik hiertoe de sessie Beginsaldi voor afstemming (tfgld4195m000).

Als u voor bepaalde business-objecten en afstemmingselementen beginsaldi wilt aanmaken, selecteert u in de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) en in het menu Beeld, Referentie en/of Acties de optie Beginsaldo afstemming aanmaken.

Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) of de sessie Afstemmingsgegevens onderhanden werk PCS-proj. afdrukken (tfgld4495m300) om een afstemmingsoverzicht af te drukken.

Voor meer informatie, zie De afstemmingsoverzichten afdrukken.

U kunt de afstemmingsgegevens accepteren voor de grootboekrekeningen waarop de bedragen in evenwicht zijn. Ga door met stap 8 De afstemmingsgegevens accepteren.

Als de bedragen in het afstemmingsoverzicht niet overeenkomen met de bedragen op de saldibalans, kunt u eerst de historie opnieuw opbouwen van de grootboekrekeningen die u analyseert.

Ga terug naar stap 4 De saldibalans afdrukken.

Accepteer de afstemmingsgegevens voor de grootboekrekeningen waarvoor u geen problemen hebt aangetroffen. Selecteer de afstemmingsgroep in de sessie Afstemmingsgegevens accepteren (tfgld4295m000). Selecteer vervolgens de reeks grootboekrekeningen waarvoor u de afstemmingsgegevens wilt accepteren.

NB U moet voorraadrekeningen en eindrekeningen analyseren voordat u de afstemmingsgegevens kunt accepteren.

Als de bedragen in het afstemmingsoverzicht niet overeenkomen met de bedragen op de saldibalans, kunt u, afhankelijk van het probleem en de geldende vereisten op het gebied van controle, verschillende handelingen uitvoeren.

Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) om een verslag af te drukken van de mutaties die niet kunnen worden afgestemd. U kunt het selectievakje Afstemming met gejournaliseerd grootboek vergelijken in deze fase uitschakelen, omdat de relatie tussen de afstemmingsgegevens en de saldibalans al is gecontroleerd.

Desgewenst schakelt u het selectievakje Alleen niet-geaccepteerde mutaties afdrukken in voor andere rekeningen dan voorraadrekeningen en eindrekeningen. Druk om te beginnen een verslag met een beperkte mate van details af. Voor meer informatie, zie De afstemmingsoverzichten afdrukken.

Geef de mutatiegegevens weer met behulp van de diverse opties in de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000).

Bovendien kunt u ter informatie de bijbehorende verslagen met logistieke gegevens uit Logistiek afdrukken.

Nadat u de juistheid van de financiële gegevens hebt vastgesteld, gaat u verder met Stap 13 De afstemmingsgegevens accepteren.

U kunt handmatig correctiemutaties aanmaken voor onjuiste boekingen. Voor meer informatie, zie Een correctiemutatie aanmaken. Met deze soort correcties verhelpt u afwijkingen die in Fin. administratie zijn aangetroffen. De verschillen tussen de saldibalans en het afstemmingsoverzicht worden hiermee echter niet verholpen. Dergelijke verschillen moeten door een expert worden gecorrigeerd.

Herhaal vervolgens het afstemmingsproces en begin bij stap 9: De saldi in het overzicht met afstemmingsgegevens analyseren. U kunt een afstemmingsoverzicht afdrukken dat de niet-geboekte correcties bevat.

Gebruik de sessie Correcties afstemming boeken (tfgld4295m300) om de correctiemutaties in de Grootboekadministratie rekeningen aan te brengen.

Ga vervolgens terug naar stap 3 De saldibalans afdrukken.

Zodra er geen correcties meer nodig zijn voor de afstemmingsgroep, selecteert u de afstemmingsgroep in de sessie Afstemmingsgegevens accepteren (tfgld4295m000). Selecteer vervolgens de reeks grootboekrekeningen waarvoor u de afstemmingsgegevens wilt accepteren.

Desgewenst schakelt u het selectievakje Specifiek business object selecteren in om de afstemmingsgegevens voor een bepaald business-object of een reeks business-objects te accepteren.

Als u het selectievakje Alleen debet en credit in evenwicht inschakelt, worden de meeste mutaties geaccepteerd. U moet de tolerantiebedragen in elk van de eigen valuta's invoeren.

Als u op Verwerken klikt, controleert LN een aantal condities en wordt de status van mutaties die aan die condities voldoen, ingesteld op Geaccepteerd. In de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt u de mutatiestatus weergeven en het selectievakje Geaccepteerd desgewenst uitschakelen.