Afstemming - concepten en overwegingen ten aanzien van het ontwerp

Het is belangrijk dat voorafgaand aan de implementatie het instellen van het integratieschema en de afstemmingsgegevens goed wordt overwogen. Hiertoe is een grondig inzicht in de mogelijkheden van integratieschema's en afstemming noodzakelijk en moeten de bedrijfsprocessen nauwkeurig worden geanalyseerd.

In dit onderwerp vindt u een toelichting op de concepten en componenten voor de verwerking van integratiemutaties die specifiek zijn voor afstemming en analyse, en bovendien vindt u hier een aantal algemene richtlijnen voor de instellingen.

Een integratiedocumentsoort staat voor een integratiemutatiesoort in Fin. administratie. Bij financiële analyse en afstemming geven de integratiedocumentsoorten de mutatiesoort aan.

Binnen Logistiek wordt elke integratiemutatie aangeduid met een combinatie van de herkomst van de logistieke mutatie en de financiële mutatie. In de module Financieel/Logistiek van Common worden de combinaties van mutatieherkomst en financiële mutatie omgezet in integratiedocumentsoorten. De mutatie Verkooporder/Afgifte wordt bijvoorbeeld omgezet in de integratiedocumentsoort met de omschrijving Verkooporder/Afgifte.

LN biedt voorgedefinieerde integratiedocumentsoorten voor alle mogelijke integratiemutaties en voor alle mutaties die tijdens financiële analyse en afstemming moeten worden geïdentificeerd. Aan de integratiedocumentsoorten zijn bijbehorende business-objects gekoppeld. Zo is aan de integratiedocumentsoorten voor de diverse mutaties voor verkooporders het business-object Verkooporder gekoppeld.

U kunt in het integratieschema een integratiedocumentsoort aan een of meer grootboekrekeningen en dimensies toewijzen. Gewoonlijk worden de debet- en creditzijde van een mutatie in Logistiek geboekt op afzonderlijke grootboekrekeningen.

Aangezien een afstemmingsgroep overeenkomt met het soort grootboekrekening, is elke integratiedocumentsoort gekoppeld aan twee afstemmingsgroepen, een voor de debetzijde en een voor de creditzijde.

De meeste van deze integratiedocumentsoorten worden alleen voor het loggen van afstemmingsgegevens gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn de integratiedocumentsoorten voor beginsaldi. Het is niet mogelijk deze integratiedocumentsoorten toe te wijzen en het selectievakje In integratieschema gebruiken in de sessie Integratiedocumentsoorten (tfgld4557m000) is uitgeschakeld.

Een afstemmingsgroep vertegenwoordigt het soort grootboekrekening dat wordt gebruikt voor de integratiemutaties en vertegenwoordigt op deze manier een groep integratiegrootboekrekeningen waarop u een afstemming kunt uitvoeren. Een afstemmingsgroep bestaat uit de combinatie van een afstemmingsgebied en een subgebied, bijvoorbeeld Tussenrekening facturen/ Inkooporder.

Aan elke afstemmingsgroep zijn een of meer integratiedocumentsoorten gekoppeld. In een integratieschema worden de integratiedocumentsoorten aan grootboekrekeningen en dimensies toegewezen.

Elke integratiedocumentsoort is aan twee afstemmingsgroepen gekoppeld, één voor de debetzijde en één voor de creditzijde. In de sessie Integratiedocumentsoorten per afstemmingsgroep (tcfin0115m000) kunt u de integratiedocumentsoorten van een afstemmingsgroep weergeven.

In de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) kunt u de gegevens van de gegenereerde afstemmingsgroepen bekijken en aanvullen met de gegevens die vereist zijn voor de afstemming en financiële analyse in uw organisatie. Raadpleeg voor meer informatie Gegevens over de afstemmingsgroep.

Desgewenst brengt u met behulp van afstemmingselementen structuur aan in overzichten en andere presentaties van afstemmingsgegevens. De gegevens kunnen dan eenvoudiger worden geïnterpreteerd. Andere voorbeelden van afstemmingselementen zijn het orderdocumentnummer, het magazijn en de kopen-van relatie. Een afstemmingsgroep kan maximaal vijf afstemmingselementen bevatten. Elk afstemmingselement staat voor een kenmerk van een business-object.

Als u afstemmingsmutaties weergeeft, kunt u de mutaties sorteren op afstemmingselement en mutaties met bepaalde waarden voor de afstemmingselementen zoeken. Bovendien kunt u op basis van afstemmingselementen en combinaties daarvan overzichten genereren.

In de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) kunt u maximaal vijf afstemmingselementen toewijzen aan een afstemmingsgroep. Welke afstemmingselementen u kiest, wordt bepaald door uw bedrijfsprocessen en de vereisten ten aanzien van verslaglegging.

Desgewenst brengt u met behulp van afstemmingselementen structuur aan in overzichten en andere presentaties van afstemmingsgegevens. De gegevens kunnen dan eenvoudiger worden geïnterpreteerd, bijvoorbeeld in de volgende sessies:

Het toekennen van afstemmingselementen moet zeer zorgvuldig gebeuren. Breng alleen indien noodzakelijk wijzigingen aan in de elementen nadat u de afstemmingsgegevens hebt ingesteld.

De toekenning van afstemmingselementen is vooral belangrijk voor de afstemmingsgroep Voorraad. De business-objects van de debet- en de creditmutatie komen immers niet met elkaar overeen. U kunt deze afstemmingsmutaties niet accepteren per business-object-id en het selectievakje Alleen debet en credit in evenwicht kan niet worden ingeschakeld. Als u echter de afstemmingselementen als basis voor acceptatie kiest, kunt u de mutaties accepteren waarvoor de debetmutaties en creditmutaties met elkaar in evenwicht zijn. In het overzicht worden de debet- en creditmutaties per artikelcode afgedrukt.

Afstemmingselementen lijken op toewijzingselementen, maar zijn wel verschillend. Toewijzingselementen staan voor een gedetailleerder niveau van de afstemmingselementen.

Een toewijzingselement is een kenmerk van een logistieke mutatie (ofwel een business-object) dat u aan een grootboekrekening of dimensie kunt toewijzen. Een afstemmingselement is een algemeen kenmerk van de integratiemutaties (integratiedocumenten) van een afstemmingsgroep, met behulp waarvan u de gegevens kunt analyseren en afstemmen. Via een afstemmingselement worden dus de bijbehorende toewijzingselementen van verschillende business-objects gekoppeld.

De interne codes van de toewijzingselementen verschillen, maar in fysiek opzicht kunnen het artikel van de productieorder, het voorraadartikel en het artikel op de verkooporder een en hetzelfde artikel zijn. Voor al deze mutaties is het overeenkomende afstemmingselement Artikel (interne code 014000000000).

Als u uitsluitend elementen met hetzelfde bijbehorende afstemmingselement aan een bepaalde grootboekrekening toewijst, kan het resulterende saldo van de rekening na de afstemming nul zijn.

Als u elementen met verschillende bijbehorende afstemmingselementen aan dezelfde grootboekrekening toewijst, verloopt de afstemming complexer. In de meeste gevallen is het resulterende saldo van één rekening niet gelijk aan nul. Het saldo van een groep grootboekrekeningen waaraan de mutaties zijn toegewezen, kan echter nul zijn.