Financiële integraties - begrippen en onderdelen

In de context van de verwerking van financiële integratiemutaties is een business object een logistieke entiteit of event, zoals een artikel, een inkooporder, een relatie of een magazijnafgifte.

Aan elke integratiedocumentsoort die door LN wordt geleverd, is een bijbehorend business object gekoppeld. Aan de integratiedocumentsoorten voor de verschillende mutaties in Verkooporder is bijvoorbeeld het business object Verkooporder gekoppeld.

Met een integratiedocumentsoort wordt verwezen naar een integratiemutatie soort in Fin. administratie met behulp waarvan integratiemutaties worden toegewezen en geboekt en het afstemmingsproces wordt uitgevoerd.

De niet-financiële LN-pakketten worden gezamenlijk aangeduid met de term Logistiek. Binnen Logistiek wordt elke integratiemutatie aangeduid met een combinatie van de herkomst van de logistieke mutatie en de financiële mutatie (ook wel de tror/fitr-combinatie genoemd). Bijvoorbeeld: Verkooporder/Afgifte.

In de module Financieel/Logistiek van Common worden de combinaties van mutatieherkomst en financiële mutatie omgezet in integratiedocumentsoorten. De mutatie Verkooporder/Afgifte wordt bijvoorbeeld omgezet in de integratiedocumentsoort 10002052 met de omschrijving Verkooporder/Afgifte. LN biedt voorgedefinieerde integratiedocumentsoorten voor alle mogelijke integratiemutaties.

Een aantal voorgedefinieerde integratiedocumentsoorten wordt alleen voor het loggen van afstemmingsgegevens gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn de integratiedocumentsoorten voor Koersverschil. Het is niet mogelijk deze integratiedocumentsoorten toe te wijzen en het selectievakje In integratieschema gebruiken in de sessie Integratiedocumentsoorten (tfgld4557m000) is uitgeschakeld.

Als u een overzicht van integratiedocumentsoorten wilt weergeven, raadpleegt u het onderwerp Integratiedocumentsoorten. Per integratiedocumentsoort wordt de toewijzing weergegeven die gedefinieerd is in de voorbeeldbedrijven die met de applicatie LN worden meegeleverd.

Een toewijzingselement is een kenmerk van een logistieke mutatie dat u aan een grootboekrekening of dimensie kunt toewijzen. Voorbeelden van de toewijzingselementen van een mutatie voor magazijnontvangst zijn: Artikel, Artikelgroep, Magazijn en Producent. U kunt specifieke waarden, reeksen waarden of de volledige waardenreeks van een toewijzingselement aan specifieke grootboekrekeningen en dimensies toewijzen.

Een toewijzingselement is de combinatie van een business object en een kenmerk van een business object. Het toewijzingselement Artikelgroep/artikel staat bijvoorbeeld voor het kenmerk Artikelgroep van het business object Artikel.

LN biedt een volledige lijst met ongeveer 1800 toewijzingselementen die corresponderen met kenmerken van business objects. Per integratiedocumentsoort kunt u de toewijzingselementen selecteren uit de kenmerken van de bijbehorende business objects. Het is niet mogelijk toewijzingselementen toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

Een toewijzingselement is de combinatie van een business object en een kenmerk van een business object. Kenmerken van business objects kunnen zelf ook business objects zijn. Dergelijke business objects worden weergegeven als child-business-objects met een hoger niveaunummer. Kenmerken van child-business-objects zijn eveneens beschikbaar als toewijzingselementen voor integratiedocumentsoorten.

Stel dat het business object Verkooporder het kenmerk Artikel heeft. Artikel is eveneens een business object dat onder meer de kenmerken Artikelgroep en Producent heeft. Dankzij deze opzet kunt u de producent van het artikel van de verkooporder selecteren als toewijzingselement voor de integratiedocumentsoorten voor Verkooporder.

Als een toewijzingselement parent-kenmerken heeft, geeft LN de parent-kenmerken en de bijbehorende niveaus weer in de diverse sessies voor integratieschema's.

Een sorteerelement is een toewijzingselement op basis waarvan integratiemutaties kunnen worden gesorteerd. Met een sorteerelement kunt u integratiemutaties groeperen die tot verschillende integratiedocumentsoorten behoren.

De integratiemutaties voor een project of serviceorder horen bijvoorbeeld bij verschillende integratiedocumentsoorten. Als u PCS-project of Servicetype als sorteerelement aan deze integratiedocumentsoorten toekent, kunt u de integratiemutaties per project of serviceorder groeperen.

U kunt in de sessie Integratiedocumentsoorten (tfgld4557m000) aan elke integratiedocumentsoort een van de beschikbare toewijzingselementen als sorteerelement toekennen. Het sorteerelement kan een element zijn dat u bij de toewijzing niet daadwerkelijk gebruikt. In de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) kunt u de integratiemutaties weergeven in de volgorde die door de waarden van het sorteerelement wordt bepaald.

Een elementgroep is een selectie van toewijzingselementen die voor een bepaalde toewijzing staat. Als u integratiemutaties of integratiedocumentsoorten wilt toewijzen, moet u een of meer elementgroepen aan de integratiedocumentsoorten koppelen. Een elementgroep moet ten minste één toewijzingselement bevatten en mag maximaal 15 toewijzingselementen bevatten.

Voordat u elementen voor een elementgroep selecteert, wordt u geadviseerd de elementgroep aan een integratiedocumentsoort te koppelen. Bij deze selectie geeft LN uitsluitend de toewijzingselementen weer die op de integratiedocumentsoort van toepassing zijn.

Het is mogelijk een elementgroep aan meerdere integratiedocumentsoorten te koppelen. De toewijzingselementen van de groep moeten dan wel voor alle integratiedocumentsoorten beschikbaar zijn. De integratiedocumentsoorten worden bij deze werkwijze dan aan dezelfde grootboekrekeningen of dimensies toegewezen.

In de sessie Where-used elementgroepen afdrukken (tfgld4466m000) kunt u een verslag genereren van een reeks elementgroepen en de integratiedocumentsoorten waaraan ze zijn gekoppeld. U kunt dit verslag gebruiken om te zien welke gevolgen het wijzigen van de toewijzing voor een elementgroep heeft voor welke integratiedocumentsoorten.

Als u de toewijzing van elementgroepen aan grootboekrekeningen en dimensies definieert, kunt u niveaus met een afnemende prioriteit toepassen. Niveau één staat gelijk aan het hoogste niveau. Als LN de mutatie niet kan toewijzen op basis van de toewijzing met prioriteit één, gebruikt LN de toewijzing met prioriteit twee, enzovoort. Als de mutatie niet kan worden toegewezen, meldt LN een fout.

Als u ervoor wilt zorgen dat elke integratiemutatie kan worden toegewezen en geboekt, wordt u geadviseerd voor de laagste prioriteit de volledige waardenreeks van de toewijzingselementen toe te wijzen aan een default grootboekrekening of default dimensie.

Binnen een prioriteit voor toewijzingen is elke toewijzing van een volgnummer voorzien. Met deze nummers wordt de volgorde bepaald waarin LN de waarden van toewijzingselementen doorzoekt op de toewijzing van een integratiemutatie. Als u de toewijzing van diverse elementcombinaties binnen een elementgroep definieert, genereert LN voor elke toewijzing een volgnummer. Voor de systeemprestaties moet de meest specifieke toewijzing volgnummer één hebben.

Als u bepaalde integratiemutaties niet op gedetailleerde wijze aan bepaalde grootboekrekeningen wilt toewijzen, kunt u de desbetreffende integratiedocumentsoort aan een default rekening toewijzen. Alle mutaties voor de integratiedocumentsoort waarvoor LN op basis van de integratieschemagegevens geen rekening kan vaststellen, worden op de default rekening geboekt.

De integratiedocumentsoort wordt dan rechtstreeks aan de default rekening toegewezen. Elementgroepen en toewijzingselementen zijn hierbij overbodig. De mutatiegegevens zijn niet van invloed.

Het is niet mogelijk om op dezelfde manier de toewijzing aan default dimensies in te stellen. Als u integratiedocumentsoorten aan dimensies wilt toewijzen, moet u de toewijzing op de gebruikelijke wijze met behulp van een elementgroep en toewijzingselementen definiëren.

Een grootboekcode staat voor een grootboekrekening en de bijbehorende dimensies. Grootboekcodes worden gebruikt om de grootboekrekening weer te geven voor gebruikers die niet bekend zijn met de structuur van het rekeningschema. Bij bepaalde logistieke mutaties kunt u met een grootboekcode de grootboekrekening en de dimensies aangeven waarop de mutatie moet worden geboekt.

U kunt grootboekcodes definiëren in de sessie Grootboekcodes (tfgld4575m000). Elke grootboekcode verwijst naar één grootboekrekening. De grootboekrekening moet een integratierekening zijn. Als er verplichte of optionele dimensies aan de grootboekrekening zijn gekoppeld, worden deze in de definitie van de grootboekcode opgenomen.

Voordat u de grootboekcode kunt gebruiken, moet u in de sessie Grootboekcodes (tfgld4575m000) het selectievakje Actief inschakelen. U kunt de grootboekcode blokkeren voor gebruik door het selectievakje Actief uit te schakelen. Als u een grootboekcode blokkeert, worden nieuwe regels van bestaande orders nog wel toegewezen met behulp van de grootboekcode, maar kunt u de grootboekcode niet meer selecteren voor nieuw aangemaakte orders.

Zodra er integratiemutaties zijn toegewezen via de grootboekcode, kunt u de grootboekrekening of de dimensies van de grootboek niet meer wijzigen en kunt u de grootboekcode niet meer verwijderen.

Als u een grootboekcode voor een mutatie invoert, worden de integratiemutaties niet bij het toewijzingsproces betrokken, maar rechtstreeks op de grootboekrekening en dimensies geboekt die door de grootboekcode worden gedefinieerd. De waarden van de toewijzingselementen van dergelijke mutaties zijn niet op de toewijzing van invloed. In de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) geeft LN aan dat een grootboekcode is gebruikt om de mutatie toe te wijzen, en wordt de grootboekcode weergegeven.

LN genereert de documentnummers voor de integratiemutaties op basis van de mutatiesoort en de mutatieserie. Op het tabblad Nummering/verdichting documenten van de sessie Integratieschema (tfgld4573m000) kunt u per integratiedocumentsoort een mutatiesoort en mutatieserie definiëren. Als u verschillende mutatiesoorten en mutatieseries gebruikt, wordt elke integratiemutatiesoort in het grootboek van een eigen reeks documentnummers voorzien.

Op deze regel bestaat één uitzondering: Vaste activa voert de mutatiesoort in die u hebt geselecteerd in de sessie Parameters FAM (tffam0100s000).

Integratiemutaties kunnen worden verdicht voordat ze worden geboekt. U kunt voor elke integratiedocumentsoort aangeven of debetmutaties en/of creditmutaties moeten worden verdicht.

Gerelateerde integratiemutaties worden ten behoeve van de afstemming gegroepeerd in een afstemmingsgroep. Elke integratiedocumentsoort hoort bij een afstemmingsgroep.

Zo behoren de integratiedocumentsoorten Inkooporder/Ontvangst en Inkooporder/Prijsverschil bij dezelfde afstemmingsgroep (afstemmingsgroep Tussenrekening facturen 3).

Voor een optimale afstemming kunnen integratiemutaties uitsluitend worden geboekt op grootboekrekeningen die in de sessie Rekeningschema (tfgld0508m000) als integratierekening zijn gemarkeerd. Als een rekening als Integratierekening is gemarkeerd, is het niet mogelijk handmatig mutaties op deze rekening in te voeren.

Aangezien u in integratierekeningen geen correcties via handmatige mutaties kunt aanbrengen, kan de boeking van integratiemutaties niet ongedaan worden gemaakt. Als u boekingen op integratierekeningen wilt corrigeren, gebruikt u de afstemmingssessies. U moet de correcties aanbrengen in andere grootboekrekeningen met dezelfde parent-rekening als de integratierekening. Het resultaat wordt dan weergegeven in de parent-rekening.

De status van een versie van een integratieschema wordt door twee velden aangegeven: