Flexibele verwerking van inkooporders

U kunt de verwerking van inkooporders automatiseren. Voor elke activiteit die aan een ordersoort wordt gekoppeld, kunt u de uitvoeringsmodus opgeven. automatisch of handmatig.

De uitvoering van de activiteiten van de orderprocedure kan worden gestart wanneer een gebruiker de verkooporder goedkeurt. Nadat de order is goedgekeurd, worden alle automatische activiteiten na elkaar uitgevoerd totdat er een activiteit aan de beurt is die niet automatisch kan worden uitgevoerd. Nadat u de niet-geautomatiseerde activiteit handmatig hebt uitgevoerd, voert LN de volgende automatische activiteit uit, enzovoort.

Om orders flexibel te kunnen verwerken, moet u eerst de volgende gegevens opgeven:

Inkoopordersoorten en activiteiten voor inkoopordersoorten.
Default apparaten voor het afdrukken van (fout)verslagen voor een gebruiker.

Inkoopordersoorten en activiteiten

Geef inkoopordersoorten op en koppel activiteiten aan die ordersoorten in de sessie Inkoopordersoort (tdpur0694m000). U moet aangeven welke activiteiten automatisch worden uitgevoerd en welke handmatig worden uitgevoerd door het selectievakje Automatisch in of uit te schakelen.

Verplichte activiteiten

Als u een ordersoort aanmaakt in de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000), koppelt LN automatisch de volgende verplichte activiteiten aan de ordersoort op het veld Activiteit van de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000):

Leveringsorders voor uitbesteding genereren (tdpur4216m000). Deze activiteit is alleen beschikbaar en verplicht voor de ordersoort Uitbesteding.
Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000).
Inkoopontvangst (tdpur4106m000).
Verkoop-/serviceorder bijwerken met leveringsinformatie (tdpur4222m000). Deze activiteit is alleen beschikbaar en verplicht voor de ordersoort voor rechtstreekse levering.
Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000).

Voor de ordersoort consignatiebetaling worden de activiteiten Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) en Inkoopontvangst (tdpur4106m000) niet gekoppeld.
Voor de ordersoort rechtstreekse levering wordt de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) niet gekoppeld.

Alhoewel de activiteiten Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) en Inkoopontvangst (tdpur4106m000) beide als een verplichte activiteit aan de ordersoort kunnen worden gekoppeld, kan of de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) of de activiteit Inkoopontvangst (tdpur4106m000) tijdens de orderprocedure worden uitgevoerd. U kunt niet beide activiteiten voor de inkooporder uitvoeren. Dit geldt voor inkooporders met een (administratief) kosten- of serviceartikel. Een inkooporder wordt vrijgegeven voor Magazijnbeheer als de order een artikel bevat waarvan de Artikelsoort Kosten of Service is in de sessie Artikelen - algemeen (tcibd0501m000) en waarvoor het selectievakje Vrijgeven v. Magazijnbeheer is ingeschakeld in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000). Indien het selectievakje Vrijgeven v. Magazijnbeheer is uitgeschakeld, moet u handmatig de ontvangsten voor de inkooporder muteren in de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000).

Optionele activiteiten

Om u te ondersteunen bij het instellen van de procedure voor het flexibel verwerken van orders, koppelt LN behalve de verplichte activiteiten ook de onderstaande optionele activiteiten aan het veld Activiteit. U kunt die activiteiten desgewenst verwijderen in de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000).

Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000)
Transportorders genereren (tdpur4220m000)
Reclameringen afdrukken (tdpur4420m000)
Retourbonnen afdrukken (tdpur4411m000)
Inkoopfacturen afdrukken (tdpur4404m000)

Voor de ordersoort consignatiebetaling en voor haalorders kan de activiteit Transportorders genereren (tdpur4220m000) niet worden gekoppeld.
Als u Transportorders genereren (tdpur4220m000) als een activiteit aan de ordersoort koppelt, wordt de uitvoering van deze activiteit gecontroleerd op de inkooporderregel of de inkooporderdetailregel. Zie Integratie van Transportorderbeheer en Inkoop voor meer informatie over de activiteit Transportorders genereren (tdpur4220m000).
Voor de ordersoort door klant verstrekte materialen kan de activiteit Inkoopfacturen afdrukken (tdpur4404m000) niet worden gekoppeld.

Belangrijk!

U moet ervoor zorgen dat de lijst van activiteiten die aan een ordersoort zijn gekoppeld, uitgebreid genoeg is om te voorzien in alle processen die van toepassing kunnen zijn gedurende de uitvoering van de orderprocedure. Als een activiteit niet van toepassing is op de ordersoort, slaat LN die activiteit automatisch over of wordt de activiteit verwijderd. U kunt de activiteiten die zijn gekoppeld aan de detailregel van de inkooporder en de status van die activiteiten weergeven in de sessie Inkooporderactiviteiten (tdpur4113m000).

Default apparaten

Geef in de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000) een default apparaat op waarop de verslagen worden afgedrukt voor de gebruiker.

Wanneer u een gebruikersprofiel invoegt in de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000), voegt LN automatisch de volgende afdruksessies in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000) in.

Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000).
Herinneringen offerteaanvraag afdrukken (tdpur1402m000).
Afwijzingsbrieven afdrukken (tdpur1410m000).
Inkoopcontractbevestigingen afdrukken (tdpur3405m000).
Beëindigingsbrieven inkoopcontracten afdrukken (tdpur3406m000).
Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000).
Retourbonnen afdrukken (tdpur4411m000).
Reclameringen afdrukken (tdpur4420m000).

Voor elke afdruksessie kunt u het te gebruiken apparaat opgeven in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000). U start deze sessie door te klikken op Default apparaten per gebruiker in het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000). De waarde op het veld Apparaat in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000) wordt als default opgehaald uit het veld Apparaat in de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000), maar kan worden overschreven in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000).

Het apparaat voor het afdrukken van externe documenten wordt als volgt opgezocht:

Vanuit de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000).
Vanuit de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000).
Als er geen apparaat wordt gevonden, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm.

Het apparaat voor het afdrukken van interne documenten wordt als volgt opgezocht:

Vanuit de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000).
Vanuit de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000).
Als er geen apparaat wordt gevonden, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm.

Als er een foutenverslag wordt afgedrukt, gebruikt LN altijd het apparaat op het veld Apparaat van de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000). Als er geen apparaat op dit veld staat, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm.
Er worden geen verslagen afgedrukt voor activiteiten die automatisch worden uitgevoerd.

Inkooporderstatus en flexibele verwerking van inkooporders

Flexibele verwerking van inkooporders begint wanneer een inkooporder de status Goedgekeurd krijgt.

U kunt inkooporders goedkeuren door:

De sessie Inkooporders goedkeuren (tdpur4210m100) te starten om een reeks inkooporders goed te keuren.
Een inkooporder te selecteren en te klikken op Goedkeuren in het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de sessie Inkooporders (tdpur4100m000) of Inkooporder (tdpur4100m900).

Wijzigingen in (detail)regels van inkooporders

Wanneer een (detail)regel van een goedgekeurde inkooporder wordt gewijzigd, verandert de orderkopstatus in Gewijzigd. Als gevolg daarvan wordt de gewijzigde inkooporderregel nu uitgesloten van de automatische uitvoering van orderactiviteiten. U moet de inkooporder opnieuw goedkeuren.

Als een goedgekeurde inkooporderregel verandert in een regel van het type Totaal met regelgegevens, blijven de regel van het type Totaal en de regelgegevens goedgekeurd. De reden hiervoor is, dat de nieuwe regelgegevens een kopie van de goedgekeurde inkooporderregel zijn.
Als alle regelgegevens zijn goedgekeurd, keurt LN ook de regel van het type Totaal goed. Als een of meer regeldetails niet zijn goedgekeurd, beschouwt LN ook de regel van het type Totaal als niet-goedgekeurd. Dit geldt voor regeldetails en voor naleveringsregels.
Wanneer de detailregel een naleveringsregel is, keurt LN automatisch de naleveringsregel goed wanneer de Orderhoeveelheid van de naleveringsregel niet groter is dan de Potentiële naleveringshoeveelheid, zoals weergegeven in de sessie Potentiële naleveringen inkoop (tdpur4101m700). Als de orderhoeveelheid groter is dan de hoeveelheid van de potentiële nalevering of als de naleveringsregel is gewijzigd, moet u de naleveringsregel handmatig goedkeuren.

Voorbeeld

Volgorde ordersoort	Activiteit	Automatisch
1	Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000)	Ja
2	Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000)	Ja
4	Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000)	Nee

Omdat Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) een automatische activiteit is, wordt de inkooporder afgedrukt zodra deze is goedgekeurd. Vervolgens voert LN automatisch de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) uit. U moet de inkooporder echter wel handmatig verwerken in de sessie Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000).

Gerelateerde onderwerpen