Integratie van transportfacturering en verkoopfactureringAls een verkopend bedrijf verantwoordelijk is voor het transport van goederen en een vervoerder inhuurt om de goederen te transporteren, stuurt de vervoerder na het transport daarvoor een factuur naar het verkopende bedrijf. Het transporttarief dat aan de vervoerder moet worden betaald, wordt "transportkosten" genoemd. U kunt de relatie waarvoor u een vervoerder hebt geregeld, factureren voor de transportkosten. Basisgegevens Als u uw relatie voor het transport wilt factureren, geeft u de volgende basisgegevens op:
Regiefactuur Als het veld Transportfactuur op basis van op Transportkosten of Transportkosten (bijwerken toegestaan) staat en u wilt dat er een regiebedrag of een regiepercentage bij de factuur wordt opgeteld, geeft u de volgende velden op in de sessie Factureren-aan relatie (tccom4112s000):
Factureermethoden Een bedrijf kan op basis van het volgende de transportkosten factureren aan de externe relatie:
Transportkosten Het bedrag van de transportfactuur wordt berekend op basis van de beste informatie die op dat moment beschikbaar is (verwachte transportkosten). Deze transportkosten worden opgehaald uit het tarievenboek van de vervoerder in Prijsbeheer en worden bijgewerkt wanneer een order, verzending of lading wordt gewijzigd. Wanneer de verkoopfactuur wordt vrijgegeven voor Facturering met het berekende bedrag op de (leverings)regel van de verkooporder, wordt de transportfactuur ook automatisch vrijgegeven voor Facturering. In Facturering wordt de orderfactuur samengevoegd met de transportfactuur en verzonden als één factuur. Als de transportfactuur is vrijgegeven voor Facturering voordat de verkoopfactuur is vrijgegeven, wordt er één factuur verzonden voor verkochte goederen en één voor getransporteerde goederen. Transportkosten (bijwerken toegestaan) Het transportbedrag voor de (leverings)regel van de order of de offerteregel wordt evenredig verdeeld op basis van de gehele lading in Vracht. Eerst worden de (verwachte) transportkosten vastgesteld op basis van de tarievenboeken van de vervoerder in Prijsbeheer. In een later stadium, nadat de factuur van de vervoerder is ontvangen en toegekend in Crediteurenadministratie, kunt u de werkelijke kosten opgeven. Nadat de verkoopfactuur is vrijgegeven voor Facturering met het berekende bedrag op de (leverings)regel van de verkooporder, dat wil zeggen de transportkosten, wordt de transportfactuur ook vrijgegeven voor Facturering. Als de transportfactuur is vrijgegeven voor Facturering voordat de verkoopfactuur is vrijgegeven, wordt er één factuur verzonden voor verkochte goederen en één voor getransporteerde goederen. Als de (leverings)regel van de verkooporder wordt gefactureerd met de transportkosten voordat de werkelijke kosten van de vervoerder zijn ontvangen, kunt u de klant factureren voor het verschil tussen de verwachte transportkosten en de werkelijke kosten. NB Als u uw relatie het verschil wilt factureren, kan er een extra factuur worden gegenereerd. De factuur wordt gebaseerd op de gegevens die u opgeeft op het veld Factureren indien bedrag groter dan of Factureren indien groter dan van de sessie Parameters transportfacturering (fmfri0100m000). Transporttarieven klant Als Transporttarieven klant de factureermethode is, wordt het bedrag van de transportfactuur gebaseerd op de vaste afspraken met klanten over de transporttarieven die bij hen in rekening kunnen worden gebracht als compensatie voor de transportkosten die een bedrijf aan de vervoerder moet betalen. Berekening (factuur)bedrag transport Om het bedrag van een transportfactuur te berekenen, worden vervoerders en de bijbehorende transporttarieven geselecteerd op basis van de parameter Selectie tarief en vervoerder/LDV op orderregel in de sessie Parameters transporttarieven en -kosten (fmfrc0100m000). Dat kan zijn: Interactief, Goedkoopste of Met prioriteit. Interactief Bij het invoeren van verkooporders of verkoopoffertes kunt u zoomen naar Vracht om de meest geschikte vervoerder te selecteren. Op basis van een aantal factoren (zoals de factureermethode, het artikel, de transportklasse, de servicegraad, de vervoerssoort en de transportmiddelgroep) wordt dan het bedrag voor de transportfactuur opgehaald uit een transporttarievenboek in Prijsbeheer. Een vervoerder ophalen in de sessie Verkoopofferteregels (tdsls1501m000), Verkooporderregels (tdsls4101m000) of Leveringsregels verkooporder (tdsls4101m100):
Nadat u een keuze hebt gemaakt in de sessie Transporttarieven (fmfrc0530m000), worden de volgende velden in de sessie Verkoopofferteregels (tdsls1501m000), Verkooporderregels (tdsls4101m000) of Leveringsregels verkooporder (tdsls4101m100) automatisch opgegeven:
Goedkoopste of Met prioriteit Tijdens het invoeren of bijwerken van de verkooporder of verkoopofferte wordt automatisch de vervoerder met de laagste tarieven of de hoogste prioriteit geselecteerd. Het bedrag van de transportfactuur wordt automatisch berekend of opnieuw berekend. NB
Als het selectievakje Logbestand berekeningen weergeven in de sessie Verkoopofferteregels (tdsls1501m000) Verkooporderregels (tdsls4101m000) of Leveringsregels verkooporder (tdsls4101m100) ingeschakeld is, kunt u in een logboek met berekeningen van transportbedragen zien hoe het transportbedrag is berekend.
| |||