Inkoopaanvragen

De procedure voor inkoopaanvragen is ontwikkeld voor de niet-inkopende gebruiker, die mogelijk de standaardinkoopprocedures niet kent. Technici kunnen bijvoorbeeld materialen of services bestellen zonder dat ze het gehele inkoopproces kennen. Inkoopaanvragen worden gebruikt om niet door het systeem geplande behoeften op te geven voor diverse soorten artikelen, waaronder voorraadartikelen, kostenartikelen en serviceartikelen.

Inkoopaanvragen worden op dezelfde manier aangemaakt als alle andere inkoop- en verkoopdocumenten, zoals inkooporders en verkooporders. Er is echter één aanzienlijk verschil: in een aanvraag kunnen de artikelcode en de kopen-van relatiecodes leeg zijn. Dit betekent dat de aanvrager een aanvraag voor een nieuw artikel kan doen of een aanvraag kan doen voor een artikel van een nieuwe kopen-van relatie.

NB

De volgende artikelsoorten kunnen niet worden gebruikt in aanvragen:

Procedure voor inkoopaanvragen

De inkoopaanvraagprocedure omvat de volgende stappen:

  1. De parameters voor de inkoopaanvraag opgeven in de sessie Parameters inkoopaanvragen (tdpur0100m200).
  2. Een lijst bijhouden van de bevoegden die inkoopaanvragen mogen goedkeuren in de sessie Bevoegden (tdpur2105m000).
  3. Een default Bevoegde en Geautoriseerd bedrijfsonderdeel opgeven in de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000).

  4. In de sessie Inkoopaanvraag (tdpur2600m000):

    1. Voer een inkoopaanvraagkop in met gegevens van de aanvrager en de levering.
    2. Voer een inkoopaanvraagregel in met het vereiste artikel of de artikelomschrijving, de orderhoeveelheid en, indien nodig, het project.
  5. Gebruik de sessie Inkoopaanvragen voorleggen (tdpur2203m000) om de inkoopaanvraag ter goedkeuring voor te leggen.

  6. Gebruik de sessie Voortgang inkoopaanvraag goedkeuren (tdpur2506m000) om het volgende te doen:

    • De voortgang van de goedkeuring van een inkoopaanvraag opvragen
    • De inkoopaanvraag goedkeuren
    • De inkoopaanvraag afkeuren
  7. Desgewenst gebruikt u de sessie Inkoopaanvraag - conversie voorbereiden (tdpur2600m100) om de regels van een inkooporder met de status Goedgekeurd voor te bereiden voor conversie in de sessie Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000).
  8. Gebruik de sessie Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000) om de regels van een inkoopaanvraag met de status Goedgekeurd te converteren naar een inkooporder of een offerteaanvraag.
NB

Als het selectievakje Aanvraag goedgekeurd in externe werkstroomapplicatie in de sessie Parameters inkoopaanvragen (tdpur0100m200) is ingeschakeld, worden inkooporders buiten LN goedgekeurd. Het goedkeuringsproces is dan niet beschikbaar in LN en de stappen met betrekking tot het goedkeuringsproces moeten worden overgeslagen.

Extra processen voor inkoopaanvragen
  • Inkoopaanvragen kopiëren
    U kunt een bestaande inkoopaanvraag naar een nieuwe kopiëren in de sessie Inkoopaanvragen kopiëren (tdpur2204s000).
  • Catalogi gebruiken in inkoopaanvragen
    U kunt artikelen uit een productcatalogus invoegen in inkoopaanvragen in de sessie Inkoopaanvraag (tdpur2600m000).
  • Pegdistributie voor een aanvraagregel
    Als voor het artikel op de aanvraag een peg vereist is, wordt er een pegdistributie aan de Aanvraagregel in de sessie Pegverdeling inkoop (tdpur5100m000) gekoppeld. In een pegdistributie wordt de vereiste hoeveelheid van het parent business-object verdeeld over distributieregels voor combinaties van een project/budget, projectelement en/of projectactiviteit.
  • Uitbestedingsartikelen gebruiken in aanvragen
    Bij uitbestedingen kunnen aanvragen uitbestede serviceartikelen of Inkoop- of Maak-artikelen met gekoppelde gegevens van de levering van materiaal bevatten. Deze aanvragen kunnen worden gegenereerd vanuit een routingbewerking of een productieorder. Uitbestede diensten kunnen ook handmatig worden opgegeven in een aanvraag.
  • Bij uitbesteding van diensten kunnen aanvragen Kosten- of Service-artikelen of Inkoop- of Maak-artikelen met gekoppelde gegevens van de levering van materiaal bevatten. Deze aanvragen kunnen worden gegenereerd vanuit een werkorderactiviteit in het geval van depotreparatie of vanuit een serviceorderactiviteit in het geval van on-site service.
  • Inkoopaanvragen annuleren
    U kunt inkoopaanvragen annuleren in de sessie Inkoopaanvragen annuleren (tdpur2206m000).
  • Inkoopaanvragen verwijderen
    U kunt inkoopaanvragen verwijderen in de sessie Inkoopaanvragen verwijderen (tdpur2202m000).
  • Inkoopaanvragen afdrukken
    U kunt inkoopaanvragen afdrukken in de sessie Inkoopaanvragen afdrukken (tdpur2401m000).
  • Historie inkoopaanvragen
    Op basis van het veld Historie inkoopaanvragen loggen in de sessie Parameters inkoopaanvragen (tdpur0100m200) kunnen inkoopaanvragen naar de historie worden weggeschreven. U kunt de vastgelegde aanvraaghistorie bekijken in de sessie Historie inkoopaanvragen (tdpur2504m000).

Gerelateerde onderwerpen