Organisatiegegevens inkoop

Voordat u inkoopprocedures kunt uitvoeren, moet u organisatorische inkoopgegevens opgeven, zoals inkoopordersoorten, waarin de verplichte stappen in de inkooporderprocedure worden gedefinieerd; inkoopbureaus, die u kunt gebruiken om inkoopcontracten, inkooporders en inkoopafroepschema's aan te maken; en gebruikersprofielen, met gebruikersspecifieke default gegevens.

Inkoopordersoorten opgeven

De soort van een inkooporder bepaalt welke activiteiten deel uitmaken van de orderprocedure en bepaalt hoe en in welke volgorde de orderprocedure wordt uitgevoerd. Wanneer een inkoopordersoort wordt gekoppeld aan een inkooporder, wordt de inkooporder verwerkt via de activiteiten die voor de inkoopordersoort zijn opgegeven.

U kunt als volgt inkoopordersoorten en de bijbehorende activiteiten opgeven:

  1. Geef een inkoopordersoort op in de sessie Inkoopordersoorten (tdpur0194m000) of de sessie Inkoopordersoort (tdpur0694m000). Naast de normale inkoopordersoort bestaan verschillende speciale inkoopordersoorten, zoals Kostenorder, Haalorder en Retourorder. Het aanmaken en verwerken van deze orders kan afwijken van normale inkooporders.

  2. Op het tabblad Activiteiten in de sessie Inkoopordersoort (tdpur0694m000) geeft u het volgende op voor de ordersoort:

    • De activiteiten (taken) die moeten worden uitgevoerd.
    • De volgorde waarin deze activiteiten moeten worden uitgevoerd.
    • Of de activiteit automatisch of handmatig moet worden uitgevoerd. U kunt de verwerking van inkooporders dus automatiseren. Voor meer informatie, zie Flexibele verwerking van inkooporders.
Tip

Zorg ervoor dat de lijst van activiteiten die aan een ordersoort zijn gekoppeld, uitgebreid genoeg is om te voorzien in alle processen die van toepassing kunnen zijn gedurende de uitvoering van de orderprocedure. Als een activiteit niet van toepassing is op de ordersoort, slaat LN die activiteit automatisch over. U kunt de activiteiten die zijn gekoppeld aan de (detail)regel van de inkooporder en de status van die activiteiten, opvragen in de sessie Inkooporderactiviteiten (tdpur4113m000).

Inkoopbureaus opgeven

Het inkoopbureau bepaalt de locatie vanwaar inkooporders, inkoopcontracten, inkoopafroepschema's, inkoopaanvragen en offerteaanvragen worden verwerkt. Een inkoopbureau is nodig om mutaties met kopen-van relaties te voltooien. Voor één bedrijf kunnen meerdere inkoopbureaus worden ingesteld. Wanneer het inkoopbureau is ingesteld, kunt u gebruikersprofielen definiëren.

U geeft een inkoopbureau als volgt op:

  1. Definieer het inkoopbureau als een bedrijfsonderdeel in de sessie Bedrijfsonderdelen (tcmcs0565m000).
  2. Geef inkoopbureauspecifieke gegevens op in de sessie Inkoopbureaus (tdpur0112m000). De enterprise-eenheid waaraan het bedrijfsonderdeel wordt gekoppeld, bepaalt naar welk financieel bedrijf de financiële mutaties voor het inkoopbureau worden geboekt. Als u inkoopbureaus wilt gebruiken in combinatie met inkooporders, inkoopafroepschema's, inkoopcontracten, afroepschemavrijgaven, afroepen, offerteaanvragen of inkoopaanvragen, moet u de desbetreffende serievelden invullen.
Gebruikersprofielen opgeven

Gebruikersprofielen worden gebruikt om default gegevens in te stellen voor inkoopmedewerkers, zodat documenten sneller kunnen worden verwerkt. In de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000) kunt u aanmeldcodes van gebruikers koppelen aan een inkoopbureau, ordersoort en magazijn. Wanneer de gebruiker een inkooporder, afroep, inkoopcontract, inkoopaanvraag, offerteaanvraag, goedkeuringsregel, inkoopafroepschema of inkoopvrijgave aanmaakt, bepaalt het gebruikersprofiel de defaults. Op deze manier gaat het inkoopgerelateerde proces van mutatie-invoer sneller.

Goedkeuringsregels opgeven

De goedkeuring van de inkooporder is een verplichte stap in de inkooporderprocedure. U kunt inkooporders valideren op basis van goedkeuringsregels voordat de orders de status Goedgekeurd krijgen.

Voor meer informatie, zie Goedkeuringsregels.

Gerelateerde onderwerpen