Conversieproces voor inkoopaanvragen

Wanneer een inkoopaanvraag de status Goedgekeurd heeft, kan een inkoper de aanvraagregels converteren naar een inkooporder of een offerteaanvraag.

Conversie voorbereiden

Om de conversie voor te bereiden, kan een inkoper de sessie Inkoopaanvraag - conversie voorbereiden (tdpur2600m100) gebruiken om de vereiste gegevens op te geven in de aanvraagkop en -regels en dan de conversie uitvoeren in de sessie Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000). Als echter alle conversiegegevens al zijn opgegeven in de sessies Inkoopaanvragen (tdpur2501m000) en Inkoopaanvraagregels (tdpur2502m000), kan de sessie Inkoopaanvraag - conversie voorbereiden (tdpur2600m100) worden overgeslagen.

Voor elke aanvraagregel kunt u de Soort conversie opgeven. U kunt kiezen voor Offerteaanvraag of Inkooporder. Als voor alle regels dezelfde soort conversie moet worden gebruikt, kunt u de soort conversie opgeven in de aanvraagkop. De waarde wordt dan als default doorgegeven aan de regels.

NB
  • Als de soort conversie Inkooporder is, moet de regel een artikelcode en een kopen-van relatie bevatten. Elk van deze velden wordt gevalideerd. Als de aanvraagregel deze waarden niet heeft, kunt u de soort conversie niet op Inkooporder zetten.
  • Als de soort conversie Offerteaanvraag is, hoeven de artikel- en/relatiecodes op de aanvraagregel niet te worden ingevuld.
  • U kunt een artikel op een aanvraagregel vervangen door een artikel uit een productcatalogus. Voor meer informatie, zie Catalogi gebruiken in inkoopaanvragen.
Inkoopaanvragen converteren

Inkoopaanvraagregels kunnen worden geconverteerd naar een inkooporder of een offerteaanvraag in de sessie Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000).

Inkoopaanvragen worden in het conversieproces meegenomen als:

  • Het veld Soort conversie in de sessie Inkoopaanvraagregels (tdpur2502m000) op Offerteaanvraag of Inkooporder staat.
  • Geldige nummergroepen, series en ordersoorten zijn opgegeven voor offerteaanvragen en inkooporders in de sessie Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000).
NB
  • Als in de sessie Inkoopaanvragen (tdpur2501m000) het selectievakje Gedeeltelijke afkeuring toestaan ingeschakeld is, kunnen alleen de regels waarvoor het selectievakje Afgekeurd uitgeschakeld is, worden geconverteerd naar een offerteaanvraag of inkooporder.
  • Als de kopen-van relatiecode niet is ingevuld en de artikelcode is opgegeven, wordt de conversie gebaseerd op een goedgekeurde leverancierslijst, als die er is. Als er geen relaties zijn goedgekeurd voor het artikel, wordt de opgegeven omschrijving van de relatie overgezet naar het proces voor offerteaanvragen.
  • Als de artikelcode niet is ingevuld en de kopen-van relatie is opgegeven, wordt de offerteaanvraag gegenereerd voor de opgegeven relatie.
  • Als de artikelcode en de relatiecode beide leeg zijn, wordt de offerteaanvraag aangemaakt op basis van alleen de artikelomschrijving en de relatieomschrijving.

Eventuele fouten die tijdens de verwerking zijn opgetreden, kunnen worden gerapporteerd samen met een lijst van geconverteerde aanvragen. In de conversieverslagen staan gegevens over de nieuwe offerteaanvraag/inkooporder, zoals oorspronkelijk aanvraagnummer, positienummer en opmerkingen over fouten.

Gerelateerde onderwerpen