InkoopbudgetbewakingU kunt budgetbewaking gebruiken om inkoopmutaties te controleren ten opzichte van beschikbare budgetten. Voor inkoopaanvragen, orders en ontvangsten kunt u opgeven of, hoe en wanneer budgetcontroles moeten worden uitgevoerd. NB Schakel in de sessie Geïmplementeerde software-componenten (tccom0100s000) het selectievakje Budgetbewaking in om budgetcontrole te implementeren. Wanneer het beschikbare budget voor een documentsoort is gecontroleerd, worden in de sessie Budgetmutaties (tfbgc4500m000) budgetmutaties gegenereerd en in de sessie Budgetsaldi (tfbgc3500m000) budgetsaldi bijgewerkt. De volgende budgetmutaties worden gegenereerd:
Als een afwijking ten opzichte van het budget wordt vastgesteld bij de controle, moet deze worden opgelost voordat de betreffende inkoopprocedure kan worden voortgezet. Basisgegevens budgetbewaking Inkoopmutaties kunnen pas worden vergeleken met beschikbare budgetten als eerst de budgetten zijn ingesteld. Voor meer informatie, zie: De volgende tabel toont de velden die u moet invullen in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000) om budgetten voor inkoopaanvragen, inkooporders en inkoopontvangsten te controleren en bij te werken:
Verdeling over budgetrekeningen Het beschikbare budget voor een inkoopaanvraagregel, orderregel of ontvangstregel kan alleen worden gecontroleerd als aan de regel een correcte verdeling over budgetrekeningen is gekoppeld. De gegenereerde of als default opgehaalde verdeling wordt gebruikt om de inkoopmutatie te koppelen aan het budget. Voor een verdeling over budgetrekeningen zijn de volgende gegevens vereist:
U kunt een verdeling over budgetrekeningen bekijken en wijzigen in de sessie Verdeling over budgetrekeningen (tcbgc1100m000). U kunt die sessie starten door Verdeling over budgetrekeningen te selecteren in het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de volgende sessies:
NB Als, bijvoorbeeld, een inkoopaanvraagregel wordt geconverteerd naar een inkooporderregel, wordt de verdeling over budgetrekeningen van de aanvraagregel als default doorgegeven en gekoppeld aan de inkooporderregel. Het beschikbare budget controleren en bijwerken Wanneer het budget voor een regel wordt gecontroleerd, kan een afwijking woorden vastgesteld. In dit geval kan het selectievakje Budgetafwijkingen worden ingeschakeld in de toepasselijke sessie. Indien dit selectievakje is ingeschakeld, moet de budgetafwijking worden afgehandeld voordat u verder kunt gaan met de inkoopprocedure. Het selectievakje Budgetafwijkingen wordt echter alleen ingeschakeld als het volgende van toepassing is:
Om de budgetafwijking af te handelen, kunt u bijvoorbeeld het regelbedrag of de verdeling over budgetrekeningen wijzigen. Vervolgens kunt u handmatig het budget controleren op regels waarop het selectievakje Budgetafwijkingen ingeschakeld is en waarvoor de verdeling over budgetrekeningen juist is. Als u het budget wilt controleren, selecteert u Budget controleren in het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de volgende sessies:
NB Als er onvoldoende budget beschikbaar is voor een regel en het veld Als budget wordt overschreden is ingesteld op:
Inkoopaanvragen Goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen Wanneer de laatste bevoegde in het externe goedkeuringsproces een aanvraag goedkeurt, wordt het selectievakje Uitgave goedgekeurd in de aanvraagkop ingeschakeld. Ongeacht de waarde van het veld Controle op beschikbaar budget aanvraag bij in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000) wordt de budgetcontrole automatisch uitgevoerd. Als het selectievakje Budgetafwijkingen ingeschakeld is voor één of meer regels die niet zijn afgekeurd, kan de aanvraag niet worden goedgekeurd. Eerst moet de budgetafwijking worden afgehandeld. Om de budgetafwijkingen af te handelen, kunnen aanvraagregels waarvoor het selectievakje Uitgave goedgekeurd ingeschakeld is, worden gewijzigd en kan de gekoppelde verdeling over budgetrekeningen worden gewijzigd. Wanneer de budgetafwijkingen voor alle regels zijn afgehandeld en de budgetcontrole is uitgevoerd voor alle regels, wordt de status van de aanvraag gewijzigd van In afwachting van goedkeuring in Goedgekeurd. Budgetafwijkingen voor afgekeurde regels kunnen tijdens de goedkeuring worden genegeerd. De toewijzingen voor deze afgekeurde regels worden tegengeboekt tijdens de definitieve goedkeuring. Conversieproces voor inkoopaanvragen Goedgekeurde aanvragen kunnen worden geconverteerd naar een inkooporder of offerteaanvraag. Wanneer een aanvraagregel wordt geconverteerd naar een inkooporder, wordt de mutatie van de soort Reservering voor de regel tegengeboekt wanneer de mutatie van de soort Verplichting wordt geboekt voor de inkooporderregel. Het moment waarop het budget wordt gecontroleerd en de verplichting wordt geboekt, wordt bepaald door het veld Controle op beschikbaar budget inkooporder bij in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000). Als dit veld is ingesteld op Invoeren document, wordt de toewijzing van de aanvraag tegengeboekt wanneer de inkooporderregel wordt ingevoerd. Als dit veld is ingesteld op Goedkeuren document, worden de controle en het bijwerken uitgevoerd wanneer de inkooporder wordt goedgekeurd en wordt de toewijzing van de aanvraag dus tegengeboekt wanneer de inkooporderregel voor het eerst wordt goedgekeurd. De toewijzing wordt ook tegengeboekt wanneer de gegenereerde inkooporderregel wordt verwijderd of geannuleerd. NB
Wanneer een aanvraagregel wordt geconverteerd naar een offerteaanvraag, wordt de mutatie van de soort Reservering voor de regel niet tegengeboekt, omdat budgetmutaties niet worden geboekt voor offerteaanvragen. De tegenboeking van de toewijzing wordt uitgevoerd wanneer de gegenereerde offerteaanvraag wordt verwijderd of wanneer die wordt geconverteerd naar een inkoopcontract of prijsboek. Wanneer de offerteaanvraag wordt geconverteerd naar een inkooporder, wordt de toewijzing van de aanvraag tegengeboekt wanneer de gegenereerde inkooporderregel wordt aangemaakt of goedgekeurd, afhankelijk van de parameter Controle op beschikbaar budget inkooporder bij, of wanneer de regel wordt verwijderd of geannuleerd. NB
Inkooporders Naleveringen inkoop Na een definitieve ontvangst wordt de mutatie van het type Verplichting voor de oorspronkelijke inkooporderregel tegengeboekt voor het totale regelbedrag. Als een naleveringsregel wordt aangemaakt, wordt een mutatie van de soort Verplichting geboekt voor het bedrag van de naleveringsregel. De verdeling over budgetrekeningen van de oorspronkelijke orderregel wordt gekopieerd naar de naleveringsregel. Als het selectievakje Openstaande naleveringen samenvoegen in de sessie Inkoopordersoorten (tdpur0194m000) is ingeschakeld, kan een bestaande openstaande naleveringsregel worden bijgewerkt met een nieuwe naleveringshoeveelheid. Als dat het geval is:
NB Voor potentiële naleveringsorders wordt het budget niet gecontroleerd of bijgewerkt. Gekopieerde inkooporders Het volgende is van toepassing op een gekopieerde inkooporderregel:
U kunt inkooporderregels in de sessie Inkooporder kopiëren (tdpur4201s000) kopiëren. Retourorders inkoop Voor een inkooporderregel van de soort Retour voorraad:
De bovenstaande acties zijn ook van toepassing voor een inkooporderregel van het type Retour afgekeurde goederen waarvoor het selectievakje Betaalbaar aan leverancier in de sessie Parameters voorraadafhandeling (whinh0100m000) ingeschakeld is. Als het selectievakje Betaalbaar aan leverancier echter uitgeschakeld is, wordt het budgetsaldo niet bijgewerkt wanneer afgekeurde goederen worden geretourneerd. De onkosten van de ontvangst worden tegengeboekt op het moment van afkeuring. Additionele kosten inkoop Als regels met additionele kosten moeten worden toegevoegd aan een inkooporder, worden de betreffende kostenregels gegenereerd bij de goedkeuring van de inkooporder. Voor deze additionele kostenregels wordt het budget altijd gecontroleerd en bijgewerkt wanneer de regel wordt ingevoerd. Als een budgetafwijking wordt vastgesteld, wordt het selectievakje Budgetafwijkingen ingeschakeld en wordt het selectievakje Goedgekeurd voor de regel uitgeschakeld. Als de inkooporder na de goedkeuring wordt gewijzigd, kunnen de additionele kosten opnieuw worden berekend. Het is afhankelijk van het veld Additionele kosten herberekenen in de sessie Parameters inkooporders (tdpur0100m400) of additionele kosten automatisch, interactief of niet opnieuw worden berekend. Wanneer additionele kosten opnieuw worden berekend, worden eerst de bestaande additionele kostenregels verwijderd. Vervolgens worden nieuwe kostenregels opgehaald en toegevoegd aan de inkooporder. Voor de toegevoegde kostenregels wordt een budgetcontrole uitgevoerd. Inkoopontvangsten In de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000):
Voorbeeld Orderhoeveelheid: 100
Prijzen en kortingen wijzigen na ontvangst Wanneer een ontvangst is geregistreerd voor een orderregel, kunt u de prijs en kortingen voor de inkooporderregel nog wijzigen in de sessie Prijs en kortingen na ontvangst wijzigen (tdpur4122m000). Wanneer een wijziging in een prijs en korting wordt opgeslagen, wordt een budgetcontrole uitgevoerd. Als een budgetafwijking wordt vastgesteld, verschijnt een foutmelding en kan de wijziging niet worden opgeslagen. Ontvangsten corrigeren U kunt de ontvangen hoeveelheid wijzigen voor een bevestigde ontvangst, of een definitieve ontvangst niet-definitief maken in de sessie Inkoopontvangst corrigeren (tdpur4106s100). Wanneer een correctie op een ontvangst wordt opgeslagen, kan een budgetcontrole worden uitgevoerd. Als een budgetafwijking wordt vastgesteld, verschijnt een melding en kan de correctie niet worden opgeslagen. De volgende soorten correcties kunnen worden aangebracht in ontvangsten:
| |||||||||||||||||||||||||||||||