Gegevens opschonen

Een effectief middel om de prestaties te verbeteren en de databasegroei te verminderen is het verwijderen van records. Een nadeel van het verwijderen van records is natuurlijk dat de gegevens niet meer beschikbaar zijn, maar niet alle records behoeven te worden opgeslagen.

Zo worden de activiteiten die betrekking hebben op regels, opgeslagen per magazijn. Deze records worden doorgaans niet lang bewaard en kunnen na het afsluiten van een magazijnorder worden verwijderd. De Gebruikershandleiding archivering LN (U9352 NL) beschrijft verschillende sessies voor het verwijderen van oude gegevens. Andere gegevens, zoals artikelen en relaties, worden slechts heel weinig bekeken en kunnen daarom het beste worden verwijderd.

Voor elke order en contracttabel is er een sessie om oude orders te archiveren en te verwijderen. In die sessies kunt u bepaalde kenmerken opgeven, zoals datum of status, om de te verwijderen orders te selecteren. Deze sessies moeten regelmatig worden uitgevoerd.

Indien u gegevens in het huidige bedrijf niet meer nodig hebt, maar deze in de toekomst wilt analyseren of opvragen, kunt u die archiveren. De gegevens worden dan uit het huidige bedrijf verwijderd en naar een ander bedrijf, het archiefbedrijf, verplaatst. Qua systeemprestaties heeft het archiveren van records hetzelfde effect als het verwijderen van records, omdat de gegevens niet meer aanwezig zijn in het huidige bedrijf. De totale hoeveelheid gegevens blijft echter ongewijzigd, omdat de gegevens beschikbaar zijn in het archiefbedrijf. In LN bevinden zich op diverse plaatsen archiveringssessies. Om de database niet onnodig te laten groeien, wordt het aanbevolen gegevens te archiveren en te verwijderen.

Als u de wijzigingen van bepaalde orders wilt bijhouden en de groei van de actuele ordertabellen wilt temperen, kunt u de gegevens naar historietabellen overzetten. Als een order wordt aangemaakt, wordt deze naar de historie gekopieerd. Telkens wanneer de actuele order wordt bijgewerkt, wordt in de historietabel een nieuw record aangemaakt.

Tijdens bepaalde processen moeten in het huidige bedrijf gegevens aanwezig zijn, zoals statistiekgegevens (inkoop en verkoop) en afstemmingsgegevens in Verkoop en Inkoop. Om te voorkomen dat de transactionele ordertabellen te groot worden, wordt er tijdens de genoemde processen gebruik gemaakt van historietabellen, zodat de gegevens in een vroeg stadium uit de transactionele ordertabellen worden verwijderd. Op andere plaatsen, zoals in Magazijnbeheer kunt u historiegegevens loggen om magazijnorders te traceren.

Als u historiegegevens logt, moet u de gegevens uit de historietabellen regelmatig archiveren en verwijderen. De meeste gegevens kunnen direct na het loggen worden gearchiveerd en verwijderd. In andere gevallen wordt het moment van archiveren of verwijderen bepaald door andere bedrijfsprocessen (zoals afstemmen).

U moet regelmatig gegevens uit de operationele omgeving verwijderen. Als de gegevens nodig zijn voor toekomstig gebruik, moet u de gegevens archiveren. Log de historie alleen als dat nodig is. Archiveer gegevens zo spoedig mogelijk en verwijder de gegevens uit de operationele omgeving.