Freight Management voor rechtstreekse leveringen gebruiken

U kunt Vracht gebruiken voor het plannen of clusteren van rechtstreekse leveringen. Transportorders worden gegenereerd op basis van inkooporders die zijn gekoppeld aan verkooporders voor rechtstreekse levering of aan serviceorders.

Omdat bij rechtstreekse leveringen de goederen rechtstreeks worden vervoerd van de kopen-van relatie naar de verkopen-aan relatie, spelen de magazijnen zoals gedefinieerd in LN geen rol. De transportorders, clusters, ladingen en zendingen worden daarom niet bijgewerkt vanuit Magazijnbeheer, maar alleen vanuit de verkooporder voor rechtstreekse levering en de gerelateerde inkooporder in Orderbeheer.

Transportorders

De herkomstorder van een transportorder die wordt gebruikt voor rechtstreekse leveringen is een inkooporder en de gerelateerde order is een verkooporder of een serviceorder.

Omdat er geen magazijnen betrokken zijn bij rechtstreekse leveringen, wordt de transportafdeling geselecteerd door middel van een matrixdefinitie transportafdeling zonder een magazijn.

Transportgerelateerde gegevens worden gekopieerd van de inkooporderregel of van de gerelateerde verkooporder of serviceorderregel naar de transportorder(regel).

Zo wordt de informatie over de kopen-van relatie en de geplande losdatum gekopieerd van de inkooporder en wordt de informatie over de verkopen-aan relatie en de geplande laaddatum gekopieerd van de verkooporder voor rechtstreekse levering. Indien de inkooporder wordt geïnitieerd vanuit een serviceorder, worden gegevens zoals de kopen-van relatie, de geplande losdatum en de benodigde hoeveelheid default overgenomen van de serviceorder.

De vervoerder, de instelling "Vervoerder verplicht", de servicegraad en de route worden default overgenomen van de verkooporder of de serviceorder, omdat overeenkomsten met klanten nooit genegeerd mogen worden. Als deze informatie niet aanwezig is op de verkooporder of de serviceorder, wordt het uit de inkooporder gehaald.

Raadpleeg voor meer informatie over de gegevens die gekopieerd zijn van de inkooporderregel of de gerelateerde verkooporderregel naar de transportorder(regel), de veldhelp van de volgende sessies Transportorders (fmfoc2100m000), Transportorder (fmfoc2100m100) en Transportorderregels (fmfoc2101m000).

NB

Indien voor een verkooporder de Soort levering werd ingesteld op Rechtstreekse levering nadat er een transportorder werd gegenereerd, wordt deze transportorder verwijderd. Er wordt een nieuwe transportorder is gegenereerd nadat de inkooporder die is gegenereerd op basis van de verkooporder voor rechtstreekse levering is goedgekeurd.

De procedure voor verkooporders rechtstreekse levering - Vrachtbeheer

Nadat een verkooporder van de soort rechtstreekse levering is aangemaakt en goedgekeurd, wordt een inkooporder of inkooporderadvies gegenereerd. Dit laatste wordt bepaald door de parameterinstellingen.

Met het goedkeuren van de inkooporder wordt een transportorder gegenereerd. De transportorder bevat de gegevens die gekopieerd zijn van de inkooporder en de gerelateerde verkooporder.

Vervolgens wordt een laadplan of een transportordercluster aangemaakt en geactualiseerd op basis van de transportorder. De levering wordt optioneel bevestigd in Vracht nadat een bericht van de leverancier is ontvangen dat de goederen gereed zijn voor verzending.

De volgende activiteit legt de ontvangst van goederen door de klant vast, waarna het transport automatisch als voltooid wordt geregistreerd. Daarna worden procedure voor transportfacturering en de financiële verwerking gestart, waarmee de transportorder kan worden afgesloten. Ten slotte worden de ladingen en de transportorderclusters afgesloten.

NB

Indien er geen actueel plan, ladingen en zendingen aanwezig zijn en de vervoerder nog onbekend is, moet er een vervoerder worden gedefinieerd wanneer de inkoopontvangsten worden aangemaakt. Dit gebeurt primair voor de berekening van transportkosten.

Het volgende diagram toont de procedure voor verkooporders rechtstreekse levering in Freight Managament:

[...]

De procedure voor serviceorders rechtstreekse levering - Vrachtbeheer

Nadat een serviceorder van de soort rechtstreekse levering is aangemaakt en goedgekeurd, wordt een inkooporder of inkooporderadvies gegenereerd. Dit laatste wordt bepaald door de parameterinstellingen.

Met het goedkeuren van de inkooporder wordt een transportorder gegenereerd. De instelling die bepaalt of er een transportorder wordt gegenereerd, wordt default overgenomen van de serviceorder. De transportorder bevat de gegevens die gekopieerd zijn van de inkooporder en de gerelateerde verkooporder.

Vervolgens wordt een laadplan of een transportordercluster aangemaakt en geactualiseerd op basis van de transportorder. De levering wordt optioneel bevestigd in Vracht nadat een bericht van de leverancier is ontvangen dat de goederen gereed zijn voor verzending.

De volgende activiteit legt de ontvangst van goederen door de klant vast, waarna het transport automatisch als voltooid wordt geregistreerd. Daarna worden procedure voor transportfacturering en de financiële verwerking gestart, waarmee de transportorder kan worden afgesloten. Ten slotte worden de ladingen en de transportorderclusters afgesloten.

NB

Indien er geen actueel plan, ladingen en zendingen aanwezig zijn en de vervoerder nog onbekend is, moet er een vervoerder worden gedefinieerd wanneer de inkoopontvangsten worden aangemaakt. Dit gebeurt primair voor de berekening van transportkosten.

Het volgende diagram toont de procedure voor serviceorders rechtstreekse levering in Freight Managament:

[...]
Verzendbericht (ASN)

Het gebruik van inkomende verzendberichten is van invloed op de procedure voor rechtstreekse levering. Indien een verzendbericht van de leverancier met de status Handmatig ingepland (de goederen zijn gereed voor verzending) wordt vastgelegd in LN, wordt de transportstatus bijgewerkt van Geactualiseerd naar Verzonden.

In de sessie Verzendberichten (whinh3100m000) gebruikt u het verzendbericht om de ontvangst van de goederen door de klant te registreren via de optie Regels rechtstreekse levering ontvangen. Dit leidt er toe dat de status opnieuw wordt bijgewerkt, van Verzonden naar Gereed.

Transportfacturering voor rechtstreekse leveringen

Indien een rechtstreekse levering wordt geïnitieerd vanuit een serviceorder, wordt de transportfacturering afgehandeld door Vracht of door Service. Indien een rechtstreekse levering wordt geïnitieerd vanuit verkoop, wordt de transportfacturering uitgevoerd zoals beschreven in Factureringsproces

Transportfacturering kan zowel intern als extern plaatsvinden.

Externe facturering

U kunt de verkopen-aan relatie, d.w.z. de klant die de goederen heeft ontvangen, of de kopen-van relatie factureren voor het transport van de goederen.

  • Kopen-van relatie factureren
    Om aan te geven dat de rekening voor de transportdiensten naar de leverancier moet worden gestuurd, moet u het selectievakje Factureren aan externe relatie in de sessie Inkooporders (tdpur4100m000) inschakelen.
  • Verkopen-aan relatie factureren
    Om te bepalen dat de transportdiensten die zijn gerelateerd aan rechtstreekse levering gefactureerd moeten worden aan de klant, moet het selectievakje Factuur voor transport in de sessie Verkooporderregels (tdsls4101m000) worden ingeschakeld indien de rechtstreekse levering is geïnitieerd vanuit verkoop. Als de rechtstreekse levering is geïnitieerd door de serviceafdeling moet de optie Door Service of Door Vrachtbeheer worden geselecteerd in het veld Factuur voor transport van de sessie Voorcalculatie materiaalkosten serviceorder (tssoc2120m000).
Interne facturering

De transportafdeling kan een factuur sturen naar het verkoopbureau dat verantwoordelijk is voor de verwerking en afhandeling van de verkooporder, naar het inkoopbureau dat verantwoordelijk is voor de inkooporder of naar het servicebureau dat de servicorder heeft geïnitieerd.

Interne factureringsrelaties voor rechtstreekse leveringen instellen

In de module Enterprise-modelbeheer kunt u de volgende relaties instellen:

  • Factuurrelatie order
    Dit is de factuurrelatie tussen het inkoopbureau en de serviceafdeling of tussen het inkoopbureau en het verkoopbureau. U kunt voor deze relatie vastleggen welke partij moet betalen voor de transportkosten. Het definiëren van deze relatie is niet verplicht. Indien u geen relatie vastlegt, betaalt het inkoopbureau default de transportkosten (in het geval van rechtstreekse levering).
  • Factuurrelatie intern transport
    Deze relatie is verplicht. Het definieert de factuurrelatie tussen de transportafdeling en de partij die de transportkosten moet betalen op basis van de voorgaande relatie, of de default partij (het inkoopbureau) als er geen voorgaande relatie is gedefinieerd. Let er op dat LN alleen deze relatie meeneemt als de transportafdeling en de andere entiteit (bijvoorbeeld het inkoopbureau) zich in verschillende financiële bedrijven bevinden. Het heeft geen zin om een entiteit uit hetzelfde financiële bedrijf te factureren.

Om te bepalen welke interne partij gefactureerd moet worden voor het transport, moet u de Factuurrelatie order en de Factuurrelatie intern transport definiëren in de sessie Relaties tussen entiteiten (tcemm2110m000):

Voor rechtstreekse levering en Vracht worden de volgende instellingen aanbevolen:

Factuurrelatie order

Deze relatie bepaalt wie verantwoordelijk is voor transportplanning en wie de transportkosten moet betalen.

  1. Definieer het Inkoopbureau als de Van entiteitsoort.
  2. Selecteer het vereiste optionele bedrijf en entiteit.
  3. Definieer het Verkoopbureau als de Naar entiteitensoort.
  4. Selecteer het vereiste optionele bedrijf en entiteit.
  5. Geeft de entiteit transportplanning op in het veld Entiteit transportplanning. Indien u Van entiteit selecteert, gebruikt LN het inkoopbureau dat is gedefinieerd in de stappen 1 en 2 voor het selecteren van de transportafdeling die verantwoordelijk is voor de transportplanning. Indien u Niet van toepassing of Naar entiteit selecteert, gebruikt LN het verkoopbureau dat is gedefinieerd in de stappen 3 en 4 voor het selecteren van de transportafdeling die verantwoordelijk is voor de transportplanning. NB: Om in LN naar transportafdelingen te kunnen zoeken, moet u transportafdelingsmatrices instellen. U kunt matrices transportafdeling definiëren in de sessie Matrixdefinitie transportafdeling (fmfoc1130m000) en de sessie Matrix transportafdeling (fmfoc1140m000).
  6. Geef op het veld Transportkosten betaald door op wie de transportkosten betaalt: de Van entiteit of de Naar entiteit.

Factuurrelatie intern transport

Deze relatie bepaalt of interne facturering plaatsvindt en zo ja, wie de interne factuur moet betalen:

  1. Definieer de Transportafdeling als de Van entiteitsoort.
  2. Selecteer het vereiste optionele bedrijf en entiteit.
  3. Definieer als Naar entiteit de entiteit die u hebt geselecteerd op het veld Transportkosten betaald door in stap 6 van de voorgaande procedure. Dit is het verkoopbureau, het inkoopbureau of de serviceafdeling zoals eerder gedefinieerd op het veld Factuurrelatie order.
  4. Selecteer het vereiste optionele bedrijf en entiteit.
  5. Geef op het veld Transportkosten betaald door op wie de transportkosten betaalt: de Van entiteit of de Naar entiteit. Indien u de Van entiteit selecteert, d.w.z. de transportafdeling zoals gedefinieerd in de stappen 1 en 2, betaalt de transportafdeling de transportkosten en vindt er geen interne facturering plaats. Indien u de Naar entiteit selecteert, betaalt het verkoopbureau, het inkoopbureau of de transportafdeling voor het transport. De transportafdeling stuurt daarom een interne factuur naar het verkoop- of inkoopbureau of de serviceafdeling.

Gerelateerde onderwerpen