FactureringsprocesOrganisaties regelen vaak zelf het transport van de goederen die ze aan hun klanten verkopen. Daarnaast regelen zij dikwijls ook het vervoer van de goederen die ze van hun leveranciers kopen. In beide gevallen wordt het transport meestal uitbesteed aan een vervoerder. De organisaties moeten de vervoerder betalen voor het vervoer van de goederen. Ter compensatie van de transportkosten die aan de vervoerder moeten worden betaald, kunnen organisaties een factuur sturen naar de klant of de leverancier. In Transportfacturering kunnen facturen worden aangemaakt voor zowel interne als externe relaties. Zie Interne en externe facturering voor meer informatie. De meeste organisaties hebben overeenkomsten met hun klanten en leveranciers over de manier waarop de transportkosten kunnen worden doorberekend: het volledige bedrag dat aan de vervoerder is betaald, een speciaal tarief of helemaal geen doorbelasting van de kosten. In Vracht wordt het bedrag voor transportkosten dat aan de relatie wordt gefactureerd, bepaald door de factureermethode die voor de relatie is vastgelegd. Raadpleeg Factureermethoden voor meer informatie. Facturen voor transportkosten zijn gebaseerd op transportorders. Om facturen aan te maken, moeten de factureringsgegevens van deze orders worden vrijgegeven voor Facturering. De facturen worden aangemaakt in Facturering en naar de relaties verzonden. Verkoop- en transportorderinformatie vrijgeven voor Facturering Het vrijgeven van verkooporderfactuurgegevens kan worden uitgevoerd in Verkoop. Wanneer een verkoopfactuur wordt vrijgegeven voor Facturering, met het berekende bedrag op de (detail)regel van de verkooporder, kan LN de transportfactuur ook vrijgeven voor Facturering. In Facturering wordt vervolgens de orderfactuur gecombineerd met de transportfactuur en wordt één factuur verstuurd. Indien u wilt dat LN de transportfactuurgegevens samen met de verkoopfactuurgegevens moet vrijgeven, schakelt u het selectievakje Transportkosten opnemen in in de sessie Verk.orders/-afroepschema's vrijgeven voor Facturering (CI) (tdsls4247m000). Anders moet u de transportgegevens vrijgeven met de sessie Vrijgeven voor Central Invoicing (fmfri0210m000) of de sessie Gegevens transportfacturering (fmfri0110m000). Indien er een transportorder is gegenereerd voor een verkooporder, kan de transportorder worden vrijgegeven vóór de herkomstorder (de verkooporder). In dit soort gevallen, maakt Verkoop een factuur aan voor de kostprijs verkoop en maakt Vracht een factuur aan voor de transportkosten. NB U kunt factureringsgegevens niet rechtstreeks vrijgeven voor orders met andere herkomsten. U kunt deze gegevens wel vrijgeven vanuit de transportorder die is aangemaakt op basis van deze orders. De reden hiervoor is dat er geen factureringsoptie bestaat voor deze orders. Transportfacturering afgehandeld door Vracht of Service Transportfacturering kan worden afgehandeld door Vracht of door Service. Indien afgehandeld door Service, is de status van de facturering in de sessie Gegevens transportfacturering (fmfri0110m000) Niet van toepassing. Voor meer informatie, zie Mogelijke waarden Transportorders vrijgeven voor Facturering De status van transportorders die moeten worden vrijgegeven voor Facturering moet tenminste Verzonden zijn. Dit maakt het mogelijk dat de transportkosten opnieuw kunnen worden berekend wanneer de verzonden hoeveelheid afwijkt van de orderhoeveelheid. Raadpleeg Opnieuw berekenen voor verschillen zending voor meer informatie over het opnieuw berekenen van transportkosten. Daarnaast is het zeer waarschijnlijk dat transportorders met een status lager dan Verzonden worden geannuleerd of gewijzigd, en daarom is het factureren van dit soort orders zinloos. Transportorders kunnen per batch worden vrijgegeven in de sessie Vrijgeven voor Central Invoicing (fmfri0210m000). Daarnaast kunt u individuele transportorderregels vrijgeven voor Facturering in de sessie Gegevens transportfacturering (fmfri0110m000). Facturering op basis van transportkosten of transporttarieven (klant) Indien facturering wordt geïnitieerd op basis van een transportorder, kunt u de transportorder vrijgeven voor facturering wanneer de status van de transportorder Verzonden is, of hoger is dan Verzonden. Een transportorder krijgt de status Verzonden:
Facturering op basis van transportkosten (bijwerken toegestaan) Indien er verschillen ontstaan tussen de transportkosten die aan de relatie zijn gefactureerd en de werkelijke transportkosten, kunt u met behulp van deze factureringsmethode een andere factuur naar de relatie sturen om het verschil alsnog door te berekenen. Facturering gebaseerd op factuur vervoerder Indien facturering is gebaseerd op een factuur van een vervoerder, kunt u de relatie het verschil tussen de transportkosten vóórdat de factuur vervoerder bekend was en de kosten op de factuur van de vervoerder in rekening brengen. Nadat de factuur van de vervoerder is ontvangen en goedgekeurd in de module Crediteurenadministratie, geeft LN de werkelijke transportkosten van de factuur van de vervoerder door aan Vracht en worden de zendingen en ladingen of de transportorderclusters bijgewerkt met de werkelijke transportkosten. LN werkt de transportorders waaruit de ladingen, zendingen of clusters afkomstig zijn, eveneens bij met de werkelijke kosten. Hiervoor worden de werkelijke kosten van de zendingen en ladingen of clusters verdeeld over de transportorders waarop de zendingen en ladingen of clusters zijn gebaseerd. Om aan te geven dat facturering gebaseerd is op een factuur van een vervoerder:
Facturering op basis van definitieve voorgecalculeerde kosten Indien facturering niet is gebaseerd op basis van een factuur van een vervoerder, bijvoorbeeld omdat uw organisatie het transport zelf verzorgt, kunt u uw relatie ook factureren voor de bijgewerkte transportkosten indien, nadat u de factuur naar de klant hebt verzonden, de werkelijke transportkosten verschillend blijken te zijn van de gefactureerde transportkosten. Om transportkosten bij te werken wanneer facturering niet is gebaseerd op een factuur van een vervoeder, dient u, waar nodig, de bedragen op de zendingen of clusters te wijzigen en klikt u in het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de sessie Transportorderclusters (fmfoc3100m000) of de sessie Ladingen (fmlbd4100m000) op Werkelijke kosten instellen--> Definitief. Let er op dat deze optie beschikbaar is wanneer de status van de lading of het cluster Gereed is. Voor meer informatie, zie Definitief Om aan te geven dat facturering niet is gebaseerd op een factuur van een vervoerder, schakelt u in de sessie Transportorderclusters (fmfoc3100m000) of de sessie Ladingen (fmlbd4100m000) het selectievakje Factuur vervoerder/LDV uit. Bijgewerkte transportkosten vrijgeven voor Facturering Nadat de gebruiker de voorgecalculeerde kosten heeft ingesteld op Definitief of nadat de transportkosten zijn bijgewerkt met het bedrag van de factuur vervoerder uit de module Crediteurenadministratie, moet u de bijgewerkte transportkosten vrijgeven voor Facturering, van waaruit de bijgewerkte transportkosten verder worden verwerkt en gefactureerd aan de relatie. In Facturering worden de werkelijke kosten verder verwerkt en worden facturen aangemaakt en verzonden naar de relatie. Let er op dat de bijgewerkte werkelijke kosten alleen worden vrijgegeven voor Facturering indien het verschil met eerder vrijgegeven transportkosten groter is dan het verschil dat is opgegeven in de sessie Parameters transportfacturering (fmfri0100m000). In de sessie Parameters transportfacturering (fmfri0100m000) kunt u deze marges opgeven op het veld Factureren indien groter dan en het veld Factureren indien bedrag groter dan. NB Indien de factureermethoden Transportkosten en Transportkosten (bijwerken toegestaan) van toepassing zijn, worden interne relaties altijd gefactureerd met de werkelijke transportkosten. Regie en additionele kosten zijn twee verschillende concepten. Additionele kosten zijn extra diensten die de vervoerder heeft uitgevoerd, en waarvoor u moet betalen. Er wordt een prijsverhoging van de vervoerderskosten toegevoegd aan de factuur indien het selectievakje Extra percentage of het selectievakje Extra bedrag wordt ingeschakeld in de sessie Factureren-aan relatie (tccom4112s000).
| |||