Bestanden

U kunt de inhoud van een document opslaan in één of meer elektronische bestanden. Als u een elektronisch bestand (van welk type dan ook) wilt registreren, kunt u het bestand koppelen aan een documentrevisie met de status Nieuw. De documentsoort van de documentrevisie bepaalt of aan de bestanden, indien van toepassing, revisies worden toegewezen. De bestanden moeten aanwezig zijn in directory's die door de LN-beheerder in LN zijn vastgelegd. Dergelijke geregistreerde directory's worden gebieden genoemd. Voor alle bestanden die worden geregistreerd in ODM, worden bestandstypen gedefinieerd. Aan deze bestandstypen wordt een documenttype toegewezen.

De bestanden bevatten documentinformatie en moeten worden gekoppeld aan de relevante documentrevisies. Een bestand kan niet aan de revisies van meer dan één document worden gekoppeld.

Welke bestandsbewerkingen (zoals bewerken, weergeven, afdrukken, annoteren, verzenden via e-mail, verplaatsen, kopiëren, archiveren, uitchecken en uitchecken ongedaan maken) een gebruiker kan uitvoeren, is afhankelijk van de autorisaties en de status van de documentrevisie waaraan het bestand is gekoppeld. Wanneer u een vrijgegeven documentrevisie herziet, kunt u de optie Inhoud documentrevisies kopiëren in het menu Beeld, Referentie en/of Acties gebruiken om alle bestanden en hardcopy's die zijn gekoppeld aan de vrijgegeven documentrevisie, ook te koppelen aan de nieuwe revisie. Klik om te kopiëren op Ja in het venster van Documentrevisiekoppelingen naar nieuwe revisie kopiëren.