Autorisatie van inkoopfacturen

Infor LN FP2

In Infor LN FP2, als u inkoopfacturen voor verwerking fiatteert, controleert u of het factuurbedrag gelijk is aan het orderbedrag plus de extra kosten die door de relatie in rekening worden gebracht, zoals de kosten van transport en verzekeringen.

Als het bedrag van de inkoopfactuur verschilt van het bedrag van de inkooporder en het verschil groter is dan de marge, moet de inkooporder door een bevoegde medewerker worden gefiatteerd. U kunt echter extra kosten of boekingsverschil mutaties aanmaken voor het verschil tussen het orderbedrag en het factuurbedrag. Er wordt geen maximum bedrag vastgelegd en er is geen fiattering nodig voor de boekingsverschilmutaties.

Zodra u de factuur fiatteert, kan LN automatisch de factuur in de module Liquiditeitenbeheer verwerken en betalen.

Infor LN FP3

In Infor LN FP3 dwingt het systeem autorisatie af door een consistente controle op de autorisaties van de gebruiker. Het is voor gebruikers niet meer mogelijk de autorisatie te omzeilen door de koppeling tussen de benodigde autorisatiestappen en de factuur achterwege te laten of bestaande koppelingen te verwijderen.

Nieuwe functionaliteit

Om de uitbreiding van de factuurautorisatie te ondersteunen, zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:

  • Autorisatie voor extra kosten
    Autorisatie voor extra kosten is aan de autorisatie voor prijsverschillen toegevoegd. Het is voor gebruikers niet meer mogelijk om grote prijsverschillen verborgen te houden door de prijsverschillen als extra kosten te boeken. Prijsverschillen en extra kosten moeten door de daartoe bevoegde gebruikers worden goedgekeurd. Deze gebruikers kunt u vastleggen in de sessie Autorisaties inkoopfacturen (tfacp0150m000). U kunt de gebruikers volledige autorisatie geven of maximumbedragen vastleggen.
  • Betalingsgoedkeuring

    Tevens kunt u bepalen dat de betaling van facturen moet worden goedgekeurd en kunt u gebruikers autorisatie geven om de betaling van facturen goed te keuren. In de sessie Parameters ACP (tfacp0100s000) kunt u vastleggen voor welke soorten facturen betalingsgoedkeuring vereist is. Als betalingen moeten worden goedgekeurd, moet een bevoegde gebruiker de inkoopfactuur goedkeuren met de sessie Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000). Alleen de voor betaling goedgekeurde facturen kunnen worden geselecteerd in de sessie Facturen selecteren voor betaling (tfcmg1220m000) van de module Liquiditeitenbeheer.

    Extra kosten moeten op dezelfde manier worden goedgekeurd als de inkoopfactuur. Als u een inkoopfactuur voor verwerking wilt fiatteren, moet u autorisatie hebben om zowel het prijsverschil als de extra kosten te fiatteren. Als u het prijsverschil en de extra kosten fiatteert en autorisatie hebt voor het fiatteren van de factuur en de betaling, zet LN de factuur automatisch op Approved for Payment.

Gewijzigde terminologie

In de terminologie zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:

  • De term Blokkeercodes is vervangen door blokkeringsredenen.
  • De term Referenties blokkeringen is vervangen door toegekende bevoegden.
  • De term Blocking Date is vervangen door Approve Before-datum.

U kunt blokkeringsredenen definiëren in de sessie Blokkeringsredenen (tfacp0120m000) en toegekende bevoegden in de sessie Toegekende bevoegden (tfacp0130m000). Toegekende bevoegden kunnen ontvangen facturen fiatteren en blokkeringsredenen van facturen verwijderen.

Gewijzigde en nieuwe sessies

Om de fiattering van inkoopfacturen te verbeteren, zijn in de sessies van de module Crediteurenadministratie de volgende wijzigingen doorgevoerd:

  • Blokkeringsredenen (tfacp0120m000)
    De vorige sessietitel was Ontvangen inkoopfacturen fiatteren (tfacp1104m000). De selectievakjes Geblokkeerd voor handmatige betalingen en Verwijderen bij automatische goedkeuring zijn verwijderd.
  • Toegekende bevoegden (tfacp0130m000)
    De vorige sessietitel was Toegekende bevoegden (tfacp0130m000).
  • Parameters ACP (tfacp0100s000)

    In de sessie Parameters ACP (tfacp0100s000) zijn de volgende velden en selectievakjes toegevoegd:

    • Kostenfactuur voor betaling fiatteren
      Indien dit selectievakje is ingeschakeld, is betalingsgoedkeuring vereist voor kostenfacturen en facturen die voor procurement-cardoverzichten zijn gegenereerd.
    • Ordergerelateerde factuur voor betaling fiatteren
      Indien dit selectievakje is ingeschakeld, is betalingsgoedkeuring vereist voor ordergerelateerde inkoopfacturen.
    • Interne factuur voor betaling fiatteren
      Indien dit selectievakje is ingeschakeld, is betalingsgoedkeuring vereist voor interne inkoopfacturen.
    • Self-billing-factuur voor betaling fiatteren
      Indien dit selectievakje is ingeschakeld, is betalingsgoedkeuring vereist voor selfbilling-inkoopfacturen.
    • Default fiatteringsperiode (dagen)
      Dit is het default aantal dagen na de factuurdatum waarbinnen de factuur moet worden goedgekeurd.

    Voor facturen waarvan de betaling moet worden goedgekeurd, controleert LN in de module Liquiditeitenbeheer of de factuur voor betaling is goedgekeurd. Als een factuur niet voor betaling is goedgekeurd, kan de factuur niet in de sessie Facturen selecteren voor betaling (tfcmg1220m000) geselecteerd worden.

  • Betalingsbevoegdheden inkoopfacturen (tfacp0114m000)

    Gebruik deze nieuwe sessie om gebruikers autorisatie te geven voor de betalingsgoedkeuring van inkoopfacturen. Per gebruiker kunt u aangeven voor welk maximumbedrag deze autorisatie heeft of kunt u het selectievakje Volledige autorisatiebetalingsgoedkeuring inschakelen.

  • Autorisaties inkoopfacturen (tfacp0150m000)
    De vorige sessietitel was Autorisaties inkoopfacturen (tfacp0150m000). De sessie is uitgebreid met velden voor de autorisatie van extra kosten.
  • Ontvangen inkoopfacturen fiatteren (tfacp1104m000)
    De vorige sessietitel was Ontvangen inkoopfacturen fiatteren (tfacp1104m000). Met deze sessie kunnen de toegekende bevoegden facturen voor registratie fiatteren
  • Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000)

    De vorige sessietitel was Prijsverschillen goedkeuren (tfacp1142m000). De sessie is uitgebreid met velden voor de blokkeringsreden, de betalingsgoedkeuring, extra kosten en het type factuur.

  • Inkoopfactuur (tfacp1110s000)
    Het veld Approved for Payment is toegevoegd. Dit veld geeft aan of de factuur voor betaling is goedgekeurd. Als de betaling geen goedkeuring vereist voor het type factuur, zet LN het veld op Niet van toepassing.
  • Fiatteringshistorie facturen (tfacp2510m000)

    In deze nieuwe sessie kunt u de goedkeuringshistorie van een inkoopfactuur opvragen. Van de gegevens, zoals de goedkeuringsstatus en de blokkeringsreden, toont LN de huidige waarde, de vorige waarde, de wijzigingsdatum en de gebruiker die de wijziging heeft gemaakt.

Gerelateerde onderwerpen