Concetto di archiviazioneLe società dedicano tempo allo sviluppo di procedure per l'immissione di dati in un sistema ERP, così come per lo sviluppo di procedure per l'archiviazione di manuali, disegni, specifiche e altri documenti in formato cartaceo. Spesso, tuttavia, vengono sottovalutate le procedure per memorizzare i dati storici in formato elettronico. Con questo documento si desidera creare la consapevolezza che l'archiviazione di dati elettronici non è semplicemente una soluzione tecnica, ma parte integrante dei processi aziendali. In questo documento vengono fornite indicazioni per orientarsi nel complesso processo di archiviazione. Definizione di archiviazione In generale, l'archiviazione è il processo con cui i dati storici vengono spostati dall'ambiente operativo in un apposito ambiente di archiviazione, così come a casa è possibile spostare i vecchi estratti conto della banca da un armadio nello studio in una scatola in mansarda. Analogamente, in ufficio è possibile conservare le vecchie copie cartacee degli ordini di acquisto in una stanza distante dalla propria scrivania. Il fatto che alcune informazioni non vengano più utilizzate durante le attività quotidiane, non significa che debbano essere eliminate. Per quanto riguarda i dati elettronici del sistema LN, l'archiviazione comporta lo spostamento di dati storici dalla società operativa a un'apposita società di archiviazione. In questo modo, è possibile conservare tali dati in modo sicuro senza intralciare le attività quotidiane. Se si desidera liberare spazio sul disco del computer utilizzato, dopo aver archiviato i dati è possibile anche spostare i dati storici su un supporto esterno, ad esempio su nastro, DVD o CD-ROM. LN contiene sessioni di archiviazione in tutti i moduli principali. Queste sessioni hanno lo scopo di consentire la copia dei dati storici nella società di archiviazione e successivamente di eliminare i dati dalla società operativa. Per ulteriori informazioni sulle sessioni di archiviazione, vedere Archiviazione di dati logistici e Archiviazione di dati finanziari. Prima di archiviare i dati, tuttavia, è necessario definire una strategia e un piano di archiviazione adeguati, che dovranno avere la caratteristica di un processo di gruppo. L'esito di tale processo sarà la comunicazione di una strategia e di un piano documentati all'organizzazione. Strategia di archiviazione L'archiviazione dei dati storici è un processo irreversibile. I dati, una volta spostati nella società di archiviazione, non potranno più essere caricati nella società operativa. L'archiviazione ha un effetto diretto sull'accessibilità e sulla disponibilità delle informazioni. Per questo motivo, è necessario definire una solida strategia di archiviazione che tenga conto di tre elementi fondamentali: l'oggetto dell'archiviazione, il momento in cui eseguire questa operazione e la persona che deve eseguirla. Dati che è possibile archiviare o eliminare Le informazioni vengono utilizzate da numerose componenti correlate alla società in virtù di transazioni logistiche e finanziarie avvenute nel passato. Prima di archiviare o eliminare queste informazioni, è necessario verificare se sono necessarie. In genere, sono disponibili tre opzioni:
Se si utilizza l'opzione 1 o 2, l'archiviazione sarà irreversibile. Se ad esempio l'archiviazione viene eseguita per visualizzare i risultati in anteprima, potrà essere eseguita diverse volte. Oltre a dati logistici e finanziari, è possibile archiviare dati generali. Per ulteriori informazioni, consultare Archiviazione dati generali. Requisiti aziendali I requisiti aziendali stabiliscono quali dati è necessario memorizzare e per quanto tempo. Se ad esempio i progetti sono coperti da una garanzia di cinque anni, è possibile che venga richiesto di tenere aperto il progetto durante questo tempo o in alternativa è possibile conservarlo in una società di archiviazione. Se il progetto deve rimanere aperto, pertanto, non sarà possibile archiviare le informazioni correlate al progetto, inclusi ordini e transazioni di integrazione. Ogni dirigente di azienda deve decidere quali dati e per quanto tempo devono essere archiviati in un ambiente operativo per consentirne il rapido accesso. È necessario inoltre elencare i requisiti di reportistica. Requisiti legali Nella maggior parte dei Paesi sono previsti requisiti legali per i dati finanziari. Gli uffici imposte possono richiedere che i dati finanziari vengano conservati per un numero minimo di anni. Inoltre, in particolari settori di attività, ad esempio quello alimentare o aerospaziale, i governi prevedono requisiti legali specifici che possono influire sulla strategia di archiviazione. Requisiti utente Anche gli utenti dipendono dalle informazioni storiche. Un dipendente dell'assistenza clienti, ad esempio, può avere la necessità di accedere alle informazioni sulle spedizioni dell'anno precedente per rispondere con precisione alle richieste dei clienti. Per definire ciò che può essere archiviato, è necessario prendere in considerazione anche questi requisiti. Momento di archiviazione dei dati In base alle informazioni fornite in precedenza, è possibile stabilire un termine per il mantenimento dei dati storici rilevanti nell'ambiente operativo e un termine per la conservazione degli stessi dati nell'ambiente di archiviazione. Utenti che possono eseguire l'archiviazione Poiché l'archiviazione è un processo irreversibile, comporta un certo rischio. Può ad esempio succedere che un dipendente avvii una sessione di archiviazione per errore. Per questo motivo, è necessario stabilire chi è autorizzato a eseguire l'archiviazione e la cancellazione dei dati e quindi impostare le autorizzazioni necessarie con la funzionalità fornita da LN. Poiché i dati archiviati non devono essere ulteriormente modificati, è necessario limitare anche l'accesso alla società di archiviazione assegnando alla maggior parte degli utenti l'autorizzazione di sola lettura. Confronto tra la strategia e la funzionalità di LN Dopo aver elencato tutti i requisiti, nella fase successiva è necessario verificare se la funzionalità standard di LN è sufficiente per soddisfare le proprie esigenze. In genere, la funzionalità di LN è in grado di soddisfare tutte le esigenze, ciò non di meno non si devono operare compromessi. Si consiglia di evitare di personalizzare il software utilizzato. Tuttavia, poiché si desidera implementare l'archiviazione a lungo termine di dati operativi, le personalizzazioni non devono essere del tutto escluse. Un requisito, ad esempio, può essere quello di visualizzare in un unico report i dati della società reale e quelli della società di archiviazione. Nella versione corrente, questa non è una funzionalità standard, ma può essere importante per la gestione della propria azienda. Ciò che può essere ancora più importante, qualora si utilizzi software personalizzato, è chiedersi se le sessioni di archiviazione sono state incluse. È possibile inoltre chiedersi se sono stati presi in considerazione i campi e le tabelle personalizzati. È possibile che si debbano includere tabelle e campi personalizzati quando si eseguono sessioni di eliminazione o archiviazione. Piano di archiviazione Dopo aver definito una strategia di archiviazione adatta alle proprie esigenze, è possibile definire il piano di archiviazione. In questo piano la strategia viene calata a un livello più operativo. Ambiente di archiviazione In base alla struttura corrente della società operativa, allo spazio disponibile su disco e alla strategia definita, è necessario decidere come impostare l'ambiente di archiviazione. In altri termini, è necessario stabilire il numero di società necessarie, se si desidera memorizzare i dati archiviati su un supporto esterno e se si intende definire una società di archiviazione per ogni anno finanziario oppure per più anni. Per archiviare i dati correttamente, è necessario disporre di spazio sufficiente per la memorizzazione. La struttura dell'ambiente di archiviazione deve corrispondere a quella dell'ambiente operativo. Se si opera quindi in una struttura con più società logistiche e un'unica società finanziaria, anche la società di archiviazione deve riflettere questa struttura. Piano di test Nel piano di archiviazione è necessario considerare l'esecuzione di test. Eseguire un test può essere estremamente utile. Ad esempio, è un modo per istruire utenti abituali e utenti chiave a controllare se la struttura di archiviazione è corretta, se i dati sono coerenti e verificare se la funzionalità delle sessioni di archiviazione risponde alle aspettative. Per ottenere risultati ottimali, il test deve essere eseguito in un ambiente apposito, invece che nell'ambiente operativo. Il piano di test deve comprendere almeno gli elementi che si desidera sottoporre a test, chi eseguirà il test e quando. È necessario inoltre definire i parametri di convalida: che cosa è necessario controllare prima di accettare i risultati del test. Piano operativo Nel piano operativo vengono affrontate le seguenti problematiche:
Includere un programma per questi tipi di attività e assegnare le attività a funzioni o singoli utenti. Implementazione Il passaggio successivo nel processo di archiviazione è l'implementazione del piano di archiviazione. In questa fase viene implementato il piano definito nei passaggi precedenti. Il risultato di questo passaggio sarà lo spostamento effettivo dei dati storici dalla società operativa alla società di archiviazione, non come soluzione tecnica a un problema, ma come un nuovo processo che fa parte dell'attività giornaliera. Nelle sezioni successive verranno illustrate più dettagliatamente la configurazione tecnica e le sessioni di archiviazione funzionali e verranno fornite indicazioni per archiviare i dati in modo corretto e sicuro.
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