Traitement des réclamations fournisseurVous pouvez enregistrer, consulter et traiter des réclamations fournisseur. Une réclamation peut s'appuyer sur des documents comme des factures, des ordres de service, des commandes fournisseur et même un programme d'achat. Les lignes de réclamation peuvent être enregistrées manuellement ou copiées à partir d'un autre document. Une fois la réclamation enregistrée et soumise, vous pouvez approuver, rejeter ou annuler la réclamation. Enregistrement d'une réclamation fournisseur Sur l'en-tête de la réclamation, vous pouvez préciser si la réclamation sera réglée par un avoir (reçu du fournisseur) ou par une facture (envoyée au fournisseur), en sélectionnant l'option souhaitée dans le champ Procédure facture réclamation de la session Réclamation fournisseur (tscmm2600m000). Vous pouvez préciser si la ligne de réclamation doit être réglée via un remboursement des coûts (selon le montant approuvé sur la ligne de réclamation) ou des matières (selon l'article et la quantité spécifiés sur la (les) ligne(s) de réclamation). Pour ce faire, sélectionnez l'option Rembourser les matières ou Rembourser les coûts du champ Mode de réclamation sur la ligne de réclamation dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000). Une réclamation fournisseur peut être créée :
Remarque Vous pouvez enregistrer manuellement une réclamation fournisseur basée sur le document de référence d'achat. L'en-tête est créé manuellement et les lignes sont copiées à partir du document de référence d'achat. Soumission d'une réclamation fournisseur Vous devez soumettre la réclamation après l'avoir enregistrée. Une fois la réclamation soumise, le statut de l'en-tête de la réclamation est défini sur En attente d'approbation. Les lignes de réclamation peuvent à présent être Approuvé, Rejeté, Modifié ou Annulé. Remarque Dans certains cas, le Statut de la ligne devient d'abord En attente d'approbation des estimations ou En attente du retour de matière avant de devenir En attente d'approbation. Approbation des estimations Lorsque la réclamation est soumise et le champ Utiliser estimations coché dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), une ligne d'estimation est créée et le statut de la ligne de réclamation est mis à jour sur En attente d'approbation des estimations. Il est obligatoire d'approuver les estimations avant d'approuver la réclamation. Si les estimations ne sont pas approuvées, la Quantité approuvée et le Montant approuvé de la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000) ne peuvent être modifiés. Remarque Si ce champ est décoché, la ligne d'estimation est supprimée et le statut de la réclamation passe sur En attente d'approbation. Expédition de pièces défectueuses au fournisseur Si les matières doivent être retournées au fournisseur avant l'approbation de la réclamation, vous devez sélectionner la case à cocher Retour matière requis de la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000). Une ligne de livraison de réclamation client est alors créé dans la session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000). Une fois la réclamation soumise, un ordre magasin est créé et le Statut de la ligne de réclamation est défini sur En attente du retour de matière. . Si le champ Réception retour matière est défini sur A recevoir dans la session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000), un retour matière est imprimé. Cependant, vous devez recevoir le retour matière avant de pouvoir expédier les articles. Utilisez l'option Retour matière reçu du menu Action ou le bouton Retour matière reçu de la session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000) ou Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000) pour recevoir le retour matière. Action pour article - Vous pouvez utiliser le champ Action d'approbation (pour la matière approuvée) et le champ Action de rejet (pour la matière rejetée) de la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000) pour déterminer comment le fournisseur doit traiter les matières défectueuses retournées. Le fournisseur peut Conserver et prendre propriété, Retour au client ou Rebut l'article. Une fois l'article défectueux retourné par le fournisseur, une ligne de réception de réclamation fournisseur est créée. Clôture de la ligne de livraison magasin des matières défectueuses Lorsqu'un ordre magasin est créé pour une session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000) mais que tous les articles ne peuvent être livrés pour une raison quelconque, l'ordre magasin des articles restants peut être terminé afin de pouvoir traiter la réclamation fournisseur sans envoyer toutes les matières défectueuses. Clôture d'une ligne de réception magasin des matières remboursées Lorsqu'un ordre magasin est créé pour une session Réceptions réclamation fournisseur (tscmm2113m000) mais que tous les articles ne sont pas reçus pour une raison quelconque, l'ordre magasin des articles restants peut être terminé afin de pouvoir traiter la réclamation fournisseur sans recevoir tous les articles. Approbation de la réclamation Vous pouvez approuver l'en-tête de réclamation ou les lignes de réclamation individuelles. Une fois une ligne de réclamation approuvée, son statut est défini sur Approuvé. Si toutes les lignes (approuvées ou rejetées) sont traitées, le statut de l'en-tête est défini sur Approuvé. Si une ou plusieurs lignes sont rejetées, le champ Partiellement approuvé est coché sur l'en-tête de la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000). Si le champ Mode de réclamation est défini sur Rembourser les matières dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), un ordre magasin est créé pour recevoir les matières de remplacement du fournisseur. Remarque Les lignes de réclamation client ayant le champ Mode de réclamation défini sur Rembourser les matières peuvent également être transférées dans (les lignes de) la réclamation fournisseur. En fonction de l'option sélectionnée pour le champ Imputé à dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), les montants de la réclamation approuvée sont enregistrés sous forme de revenus de réclamation sur la garantie fournisseur de l'article sérialisé, avec le statut Actif, pour l'installation sur l'en-tête de la réclamation fournisseur. Envoi d'une facture Une fois la réclamation approuvée et le champ Procédure facture réclamation défini sur Selon facture dans la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000), une facture doit être envoyée au fournisseur. Avoir Une fois la réclamation approuvée et le champ Procédure facture réclamation défini sur Selon avoir dans la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000), un avoir doit être reçu de la part du fournisseur. L'avoir peut être lié aux lignes de réclamation une fois celui-ci reçu dans Comptabilité fournisseurs. La ligne de réclamation est réglée Une fois la réclamation approuvée, le statut de la ligne de réclamation est mis à jour sur "réglé" uniquement dans les cas suivants :
Rejet d'une réclamation fournisseur L'utilisateur peut enregistrer le rejet de la réclamation à l'aide de l'option Rejeter la réclamation fournisseur sur la ligne ou l'en-tête de réclamation dans la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000). L'utilisateur doit préciser un motif de rejet de la réclamation. Il est possible d'ajouter des informations supplémentaires dans le texte de rejet. Si la case Retour matière requis est sélectionnée dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), une livraison magasin est créée pour recevoir l'article faisant l'objet de la réclamation retourné par le fournisseur. Annulation d'une réclamation fournisseur Vous pouvez annuler la réclamation mais pas les lignes de réclamation individuelles ; le statut de toutes les lignes de réclamation est défini sur Annulé. Vous pouvez annuler la réclamation uniquement lorsque le Statut de l'en-tête est Modifié ou En attente d'approbation et qu'aucune ligne de réclamation ayant le statut Approuvé ou Réglé n'existe. Clôture et suppression d'une réclamation fournisseur Une réclamation fournisseur est close lorsque :
Remarque Lorsqu'une réclamation fournisseur est close, le statut de l'en-tête de la réclamation fournisseur passe sur Fermé. Lorsqu'une réclamation fournisseur est close, le statut des lignes de la réclamation fournisseur reste inchangé. Une fois une réclamation fournisseur fermée, il devient possible de consigner la réclamation dans l'historique, mais uniquement lorsque le paramètre Utilliser historique des réclamations est sélectionné dans la session Paramètres de gestion des réclamations (tscmm0100m000). Enfin, l'option de suppression de la (des) réclamation(s) fournisseur fermée(s) devient disponible. Lorsqu'une réclamation fournisseur est supprimée, son en-tête et toutes ses lignes le sont également. Si la case du paramètre Utilliser historique des réclamations est sélectionnée dans la session Paramètres de gestion des réclamations (tscmm0100m000), la suppression n'est possible qu'après la consignation de la réclamation dans l'historique. Une réclamation fournisseur peut uniquement être supprimée une fois que toutes les données de réconciliation financière sont acceptées.
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