Enregistrement des coûts et des engagements

Vous avez intérêt à assurer un suivi de projet le plus régulier possible ; il est donc essentiel de saisir les coûts et coûts futurs appropriés pour vos états mensuels, par exemple. Les engagements sont une obligation financière représentant des coûts futurs. L’engagement est remplacé par les coûts lorsque ces derniers sont réellement appliqués.

Vous pouvez enregistrer les engagements de deux manières :

manuellement,
automatiquement à partir de la session PRP
Cela dépend de la valeur du champ the Journaliser les engagements (transactions d'achats) dans la session Paramètres généraux Project (tppdm0100s000). Les engagements sont enregistrés dès la création de la commande fournisseur et/ou l'enregistrement de la réception des marchandises dans Achat.

Engagements non confirmés et engagements fermes

Si une commande fournisseur est liée à un engagement et n'est pas encore effectivement livrée, il s'agit d'un engagement non confirmé. Vous devez insérer cet engagement manuellement. L’engagement non confirmé devient un engagement ferme dès la livraison de la commande fournisseur. Une fois les coûts enregistrés, les engagements doivent être décalés selon le même montant que celui des coûts.

Suivez la procédure ci-dessous si les coûts sont générés à partir d’une livraison directe ou via un magasin :

Etapes d’achat	Livraison directe	Via Magasin (magasin du projet)
Création d’une commande fournisseur	+ engagements non confirmés	+ engagements non confirmés
Réception des marchandises	- engagements non confirmés	- engagements non confirmés
	+ engagements fermes	+ engagements fermes
Sortie vers projet	sans objet	- engagements fermes
		+ coûts du projet
Approbation de la facture	- engagements fermes
	+ coûts du projet
	+ écart de prix	+ écart de prix

Les engagements sont enregistrés financièrement après avoir été confirmés et imputés dans Projet.

Les engagements peuvent être rapprochés dans la session Ecriture de coût matière (tpppc2511m000). Ils deviennent alors des coûts :

Origines des coûts

Vous pouvez enregistrer manuellement les coûts dans la session Vue générale écritures de coûts (tpppc2811m000):
en enregistrant les heures dans Données du personnel;
Les heures saisies seront enregistrées comme Main-d'oeuvre et les dépenses comme Main-d'oeuvre ou Coûts divers.
par livraison directe des articles achetés dans le projet ;
Cette livraison peut correspondre à l'un des types de coûts suivants : Matières, Sous-traitance et Equipement.
par livraison d’articles d’un magasin normal ou d’un magasin de projet à un projet ;
Dans Magasin, vous pouvez créer un ordre de magasin (avec le type de coûts Matières).
en fonction des résultats des factures enregistrées dans Comptabilité fournisseurs qui sont liés à/enregistrés dans Projet.
en fonction des résultats des calculs de majorations.
Vous pouvez couvrir les coûts indirects à l’aide de majorations de coûts, mais ils seront enregistrés comme Coûts divers.
En fonction du résultat des calculs de coûts indirects.

Si les coûts sont le résultat de l'enregistrement des heures ou d'opérations dans Finances ou Achat, le calcul de ces transactions s'effectue automatiquement. Le pourcentage de majoration appliqué aux coûts enregistrés peut être défini par projet, type de coûts, objet de coûts et élément de coût. Suivant leur définition, les avenants sont inclus dans le calcul de majorations ou en sont exclus.

Confirmez les coûts dans la session Approbation des coûts (tpppc4811m000) ou Approbation globale (tpppc4200m000). Traitez les coûts à l’aide de la session Traitement des écritures (tpppc4802m000) vers Finances et vers les transactions Projet.

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