Facturation automatique

Dans chaque en-tête d'une commande fournisseur, vous pouvez choisir d'utiliser l'autofacturation ou non.

L'autofacturation est généralement employée si vous disposez :

  • d'un contrat avec le fournisseur pour le prix des marchandises que vous achetez ;
  • d'un contrat avec le fournisseur spécifiant que les marchandises seront réglées sans réception de facture.

Le fournisseur n'a pas besoin d'envoyer de facture. La procédure d'autofacturation suffit pour générer automatiquement des factures pour ces marchandises.

En cas de recours à l'autofacturation, Infor LN crée, rapproche et approuve automatiquement les factures lors de la réception des marchandises. Toutes ces opérations sont effectuées dans le module Comptabilité fournisseurs.

Factures automatiques internes

Pour le transfert des marchandises facturées entre les magasins de différentes sociétés financières, il est important que la facture fournisseur correspondant à chaque facture client soit disponible. Sinon, le rapprochement est impossible.

Pour vous assurer que Infor LN crée une facture fournisseur interne pour chaque facture client interne, cochez la case Générer factures avec date fact. saisie manuellement de la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000).

Si vous cochez cette case, Infor LN ignore les critères de préparation liés aux factures clients que vous configurez dans Comptes clients et Facturation, et crée une facture fournisseur interne pour chaque facture client interne.

Facturation automatique

Semblable à la création manuelle des factures fournisseurs, la procédure d'autofacturation se décompose comme suit :

  1. Vous enregistrez la réception des marchandises dans l'application Magasin.
  2. Vous générez les documents de la facture fournisseur dans la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000) du module Comptabilité fournisseurs et Infor LN crée une écriture de facture impayée.
  3. Infor LN rapproche automatiquement les documents de facture et les approuve.
  4. Infor LN crée dans le module Comptabilité générale les imputations correspondant à la facture fournisseur générée.
Informations d'imputation

Les imputations créées pour un document d'autofacturation sont identiques à celles des factures associées aux commandes enregistrées manuellement que vous saisissez dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000). Pour chaque ligne de la facture générée, Infor LN attribue la valeur Ligne d'écriture au niveau de calcul de la TVA.

Pour une note de débit, des imputations identiques à celles des avoirs enregistrés associés aux commandes fournisseurs sont créées. Le journal doit être du type Avoirs fournisseurs. Pour chaque ligne de la note de débit générée, Infor LN attribue la valeur Ligne d'écriture au niveau de calcul de la TVA.

En général, l'imputation dans le compte collectif est une imputation au crédit pour une facture automatique ou une imputation au débit pour une facture note de débit. Tout dépend de savoir si le montant est positif ou négatif et si le journal permet l'imputation des montants négatifs pour les avoirs.

Règles relatives à la génération des factures automatiques

Dans Achat, la procédure d'autofacturation est contrôlée par les champs suivants dans la session Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000):

Par défaut, ces champs prennent les valeurs suivantes :

  1. A partir de la session Conditions de facturation (tctrm1145m000);
  2. A partir de la session Lignes de contrat d'achat (tdpur3101m000);
  3. A partir de la session Articles - Achat tiers (tdipu0110m000);
  4. A partir des sessions Tiers vendeur (tccom4120s000)/ Commandes fournisseurs (tdpur4100m000).

Factures automatiques autres que des factures fournisseurs

Pour les types suivants de factures internes également créés par différents traitements du module Comptabilité fournisseurs, il n'est pas possible de générer des factures automatiques dans la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000):

  • Factures de transport internes. Ces factures sont générées dans la session Génération des factures de transport internes (tfacp2246m000).
  • Factures de commission. La création de ces factures est entièrement déclenchée dans le module Commissions et rabais de l'application Ventes. Pour prendre en charge ce traitement, le journal, la série et la description du lot relatifs à ces factures sont stockés dans la session Paramètres ACP (tfacp0100m000).
Dates de facture et dates de document

Vous pouvez saisir les données du lot contenant les factures automatiques dans la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000).

Les informations relatives à la période financière indiquée sont utilisées pour toutes les écritures du traitement. Si vous cochez la case Générer factures avec date fact. saisie manuellement, vous pouvez saisir la date de facture, la date de saisie des écritures ainsi que les périodes financières du lot. La date de facture doit être identique ou postérieure à la Date d'arrêté des comptes pour la facturation.

Remarque

Le solde de provision de la facture augmente si vous enregistrez les réceptions des commandes fournisseurs et il diminue si vous approuvez la facture. Si, pour les factures automatiques, vous spécifiez une période antérieure à celle de l'enregistrement des réceptions, le compte de factures à recevoir diminue avant d'augmenter. Pour éviter ce type d'écart, la Date de saisie d'écriture et la Date de facture (si vous en indiquez une), doit être identique ou postérieure à la Date d'arrêté des comptes pour la facturation.

La modification manuelle des informations relatives à la période ainsi que son solde est possible, si nécessaire. Si vous approuvez manuellement une facture dans la session Rapprochement/approbation des factures fournisseurs (tfacp2107m000), la session Données d'imputation des écritures d'approbation (tfacp1141s000) démarre pour vous permettre de modifier les informations relatives à la période.

Les règles suivantes s'appliquent à la date d'écriture de toutes les écritures et à la date de document de la facture :

  • Si la case Générer factures avec date fact. saisie manuellement n'est pas cochée, Infor LN utilise la date de la dernière réception incluse dans la facture pour la date d'écriture et la date de document de chaque facture.
  • Si la case Générer factures avec date fact. saisie manuellement est cochée, Infor LN utilise la date de facture saisie pour la date d'écriture et la date de document de la facture. La date de facture saisie ne pouvant pas être antérieure à la date d'arrêté des comptes, elle est forcément postérieure aux dates de réception. Infor LN affiche un message d'erreur en cas de saisie d'une date antérieure.
Informations sur le taux

Pour une écriture, Infor LN détermine le taux de change à utiliser en fonction des informations de taux.

Les informations de taux se décomposent de la façon suivante :

  • type de taux,
  • date de taux,
  • taux de change,
  • facteur de conversion.

En plus des informations de taux, le taux de change utilisé pour la facture générée et les imputations dans la comptabilité générale sont liés à la valeur définie dans le champ Currency Rate Determiner de la commande fournisseur.

Le déterminant du taux étant un critère de compression obligatoire, il est identique pour toutes les lignes de commande combinées de la facture. Si la valeur du déterminant du taux ne correspond pas à la Date du document, chaque ligne de commande associée est imputée dans le compte de factures à recevoir avec ses propres informations de taux. Les informations de taux de la ligne de commande sont alors identiques à celles contenues dans l'en-tête de la commande fournisseur. Par conséquent, le compte de factures à recevoir concerné augmente du fait de la réception et baisse du fait de la génération de factures automatiques ayant les mêmes informations de taux. Aucune différence de change n'est donc signalée dans les écritures d'intégration. Les informations de taux contenues dans la facture et l'imputation dans le compte collectif correspondent au taux moyen de toutes les imputations dans le compte de factures à recevoir associées.

Si le déterminant du taux correspond à la Date du document, toutes les imputations sont effectuées avec le taux de change applicable à la date de document de la facture. Par conséquent, chaque imputation dans le compte de factures à recevoir peut créer une écriture Différence de change dans les écritures d'intégration. L'écriture Différence de change correspond à la différence entre les informations de taux contenues dans l'en-tête de la commande fournisseur et celles applicables à la date de document de la facture.

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