Données organisationnelles d'achat

Avant d'effectuer des procédures d'achat, vous devez spécifier les données organisationnelles d'achat, telles que les types de commandes fournisseurs qui définissent les étapes obligatoires d'une procédure de commande fournisseur, les services des achats qui permettent de créer des contrats d'achat, les commandes fournisseurs et les programmes d'achat, ainsi que les profils utilisateur comportant des données par défaut spécifiques de l'utilisateur.

Spécifier les types de commandes fournisseurs

Le type de commande fournisseur détermine les activités incluses dans la procédure de commande, le mode et l'ordre d'exécution de la procédure. Si un type de commande fournisseur est associé à une commande fournisseur, celle-ci est traitée en fonction des activités et du type de commande défini.

Pour spécifier les types de commandes fournisseurs et leurs activités :

  1. Spécifiez un type de commande fournisseur dans la session Types de commandes fournisseurs (tdpur0194m000) ou Type de commande fournisseur (tdpur0694m000) Il existe, outre le type de commande fournisseur normal, des types de commande spéciaux, tels que Ordre de coût, Commande à emporter et Ordre de retour. La création et le traitement de ces commandes peuvent être différents de ceux des commandes fournisseurs normales.

  2. Dans l'onglet Activités de la session Type de commande fournisseur (tdpur0694m000), pour le type de commande, vous devez spécifier :

    • les activités (tâches) à exécuter,
    • l'ordre d'exécution de ces activités,
    • l'exécution automatique ou manuelle de l'activité. Vous pouvez automatiser le traitement des commandes fournisseurs. Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à Traitement paramétrable des commandes fournisseurs
Conseil

Vérifiez que la liste des activités liées à un type de commande couvre tous les processus qu'il est possible d'appliquer lors de l'exécution de la procédure de commande. Si une activité n'est pas applicable au type de commande, Infor LN l'ignore automatiquement. Consultez les activités réelles liées à une ligne (de détail) de commande fournisseur et le statut des activités dans la session Activités de commande fournisseur (tdpur4113m000).

Spécifier les services des achats

Le service des achats détermine l'emplacement à partir duquel les commandes fournisseurs, les contrats, les programmes, les demandes d'achat et les appels d'offres sont traités. Pour effectuer des transactions avec des tiers vendeurs, un service des achats est nécessaire. Il est possible de définir plusieurs de ces services pour une société. Une fois que vous avez défini le service des achats, vous pouvez définir les profils utilisateur.

Pour spécifier un service des achats :

  1. Définissez le service des achats en tant que département dans la session Départements (tcmcs0565m000).
  2. Spécifiez les données spécifiques au service d'achat dans la session Services des achats (tdpur0112m000). L'unité d'entreprise à laquelle le département est lié vous informe sur la société financière à laquelle les écritures du service des achats sont imputées. Si vous voulez utiliser des services des achats en combinaison avec des commandes fournisseurs, des programmes d'achat, des contrats d'achat, des versions de programme, des appels de livraison, des appels d'offres ou des demandes d'achat, vous devez renseigner les champs de séries concernés.
Spécification des profils utilisateur

Les profils utilisateur permettent de définir des informations par défaut pour les employés des achats afin d'accélérer le traitement des documents. La session Profils utilisateurs d'achat (tdpur0143m000) permet de lier un utilisateur à un service des achats, à un type de commande et à un magasin pour chaque code d'accès. Lorsque l'utilisateur crée une commande fournisseur, un appel de livraison, un contrat d'achat, une demande d'achat, un appel d'offres, une règle d'approbation, un programme d'achat ou une version d'achat, le profil utilisateur détermine les valeurs par défaut, ce qui accélère le processus de saisie des transactions relatives aux achats.

Spécifiez les règles d'approbation

L'approbation d'une commande fournisseur est une étape obligatoire de la procédure de commande fournisseur. Vous pouvez valider les commandes fournisseurs selon des règles d'approbation avant l’attribution du statut Approuvé.

Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à Règles d'approbation.

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