Données du personnel – vue générale

Utilisez l'application Données du personnel pour mettre à jour les données des employés et saisir et traiter les heures et les dépenses. Les coûts engendrés par ce traitement sont enregistrés dans Projet, Fabrication, Service, et Finances.

Après l'enregistrement des heures, vous pouvez les approuver et les traiter. Les heures réelles peuvent alors être comparées aux heures budgétées.

Utilisez Données de base pour enregistrer les informations sur les employés et les codes qui sont utilisés pour les heures et dépenses générales. Vous pouvez également enregistrer les informations sur les rôles, les qualifications, les taux et les majorations.

Saisie des heures et dépenses

La saisie des heures peut être effectuée selon l'une des méthodes ci-dessous.

  • Enregistrement pour un employé ou une équipe unique
    Les sessions de relevé des heures permettent de saisir les heures d'un employé ou d'une équipe de manière individualisée. Dans le second cas, vous pouvez répartir les heures saisies entre les membres de l'équipe en utilisant l'option Répartition des heures équipe. Pour les heures de Production et de Projet (PCS), vous pouvez également saisir des heures machines. Pour un employé comme pour une équipe, les heures réelles d'une tâche peuvent être aisément réparties en générant des lignes d'heures sur un intervalle de temps au moyen de plannings de travail. Notez que vous ne pouvez pas utiliser les plannings de travail pour les tâches générales ou les heures de Projet.
  • Enregistrement global pour un ensemble d'employés ou pour des employés spécifiques
    Vous pouvez utiliser la session Enregistrement global des heures (bptmm1201m000) pour saisir de manière collective les heures d'un ensemble d'employés. Le bouton Empl. spécif. permet de saisir et d'utiliser une liste d'employés spécifiques.

Les sessions suivantes vous permettent d'accélérer la saisie de données et de préserver les performances du système :

  • Profils utilisateur (bpmdm0102m000)
  • Copie des heures et des dépenses (bptmm1210m000)
  • Suppression des heures et des dépenses (bptmm1206m000)
  • Utilisation d'affectations (bptmm1204m000)

Les sessions suivantes vous permettent de saisir les dépenses manuellement :

  • Frais généraux (bptmm1111m300)
  • Dépenses projet (bptmm1111m100)
Saisie des budgets (facultative)

Vous pouvez saisir les budgets par employé, par équipe et par département. Les heures budgétées sont ainsi comparables aux heures réelles saisies par les employés. Après le traitement, les heures réelles peuvent être affichées avec les heures budgétées dans la session Budget par employé (bptmm3100m000). Dans cette session, le champ Ecart en heures affiche alors l'écart entre les heures budgétées et les heures réelles.

Approbation des heures et dépenses (facultative)

Si, dans la session Paramètres Données du personnel (BP) (bpmdm0100m000), l'option Par lots est sélectionnée et la case Approbation requise cochée, procédez comme suit pour approuver les heures ou les dépenses :

  1. Enregistrez les heures ou les dépenses saisies.

  2. Sélectionnez l'une des options ci-dessous.

    • Lancez la session Appr./ann. globale des heures et des dépenses (bptmm1202m000).
    • Approuvez les heures ou les dépenses relatives à chaque ligne dans les sessions concernées : dans le menu Vues, Références ou Actions, sélectionnez Approuver heures.
Traitement des heures et des dépenses

Lors du traitement des heures, les coûts de main-d'oeuvre sont calculés en fonction des heures réelles. Les coûts sont alors enregistrés dans l'application logistique appropriée, puis dans Finances.

Lors du traitement des dépenses, les opérations suivantes se déroulent :

  • Les dépenses projet sont enregistrées dans Projet, puis dans Finances.
  • Les frais généraux sont immédiatement enregistrés dans Finances.

Suivant l'option sélectionnée dans la session Paramètres Données du personnel (BP) (bpmdm0100m000), vous pouvez traiter les heures et les dépenses en utilisant l'une ou l'autre des méthodes suivantes :

  • Lancement direct
    Les heures ou les dépenses sont traitées immédiatement après la fermeture de la session concernée. Notez que, si cette option est sélectionnée, vous pouvez choisir Traiter maintenant dans le menu Vues, Références ou Actions afin de lancer le traitement des heures ou des dépenses sans fermer la session.
  • Par lots
    Les heures et/ou les dépenses sont traitées après le lancement de la session Traitement des heures et des dépenses (bptmm1203m000).
Remarque
  • Les utilisateurs autorisés peuvent utiliser la session Impression des heures et dépenses (contrôle d'exhaustivité) (bptmm1410m000) pour contrôler les heures et/ou les dépenses d'un ensemble d'employés.
  • Pour les types de transactions Ordre de fabrication, Ordre d'assemblage et Projet (PCS), vous pouvez vous servir de la session Traitement du relevé d'heures fin de journée (bptmm1205m000) pour le traitement des heures relatives aux activités ou aux opérations dont le statut est Fermé.
Mise à jour des budgets avec les heures réelles (facultative)

Après le traitement des heures, vous pouvez mettre à jour les budgets des employés avec la session MàJ du budget par empl. avec heures réelles (bptmm3201m000).

Archivage des heures et dépenses

Les données relatives aux budgets et aux heures/dépenses sont stockées dans les tables d'historique de Données du personnel. Pour enregistrer ces données dans la société d'archivage, n'oubliez pas de cocher la case Société d'archivage dans la session Composants logiciel implémentés (tccom0100s000). Les données de référence et les données relatives aux heures/dépenses sont successivement archivées pour les applications Données du personnel, Projet, Service et Fabrication.

Dans chaque session d'archivage, sélectionnez l'option Type traitement appropriée pour indiquer l'action ou les actions à effectuer. Vous pouvez également opter pour l'archivage des données de base dans Données communes et Données du personnel.

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