Procesar facturas de compra

El registro y el procesamiento de una factura de compra en Finanzas consta de estas fases:

  1. Registre el cobro de facturas de compra de forma opcional.
  2. Si es necesario, confirme las facturas recibidas y registre las facturas de compra.
  3. Si existe un motivo de bloqueo vinculado a la factura, elimine dicho motivo.

  4. Realice alguna de las siguientes acciones:

    • Para las facturas de costo, especifique las líneas de transacción.
    • Para las facturas de compra, concilie las facturas con las órdenes de flete, las órdenes de compra o los cobros relacionados.
  5. Consulte el registro de errores y solucione los errores de conciliación.
  6. Apruebe las diferencias de precio.
  7. Consulte el registro de errores y solucione los errores de aprobación.
  8. Si se requiere la aprobación del pago, autorice la factura para pago.
Nota

Si hay una programación de cobro vinculada a las condiciones de pago de la factura, deberá realizar las acciones descritas en las líneas de programación de cobro y no en la propia factura. Para obtener más información, consulte Programaciones de pago – resumen.

Puede procesar facturas de compra individuales manualmente o conciliar y aprobar rangos de facturas de compra en una tarea en segundo plano.

Para las contabilizaciones creadas durante cada fase, consulte User's Guide for Financial Integration and Reconciliation Transactions.

Si utiliza la autofacturación, debe acordar con sus proveedores que no envíen facturas y generar automáticamente las facturas de compra necesarias. El procedimiento para las autofacturas es similar al procedimiento para las facturas de compra.

Estatus de factura

El estatus de la factura refleja las diversas fases del proceso y puede cambiar del siguiente modo:

  1. Recibido (opcional) --> Registrado
  2. Registrado-- > Conciliado si ha conciliado total o parcialmente la factura
  3. Conciliado--> Aprobado
  4. Aprobado--> Conciliado si desaprueba de la factura.

También puede aprobar una factura sin conciliarla primero. Si no aprueba la factura, el estatus pasa a ser Registrado.

1. Recibir y confirmar las facturas de compra

Antes de registrar las facturas de compra recibidas, tiene la opción de registrar el cobro en la sesión Facturas de compra recibidas (tfacp1500m000). A continuación, LN establece el estatus de la factura en Recibido.

Por ejemplo, si varios empleados o departamentos deben confirmar las facturas antes de que éstas se procesen, primero puede registrar el cobro de la factura. Para obtener más información, consulte Confirmación de facturas de compra recibidas.

2. Registrar las facturas de compra

Si registra una factura de compra, LN crea una factura pendiente en el módulo Contabilidad de proveedores y una contabilización en Contabilidad general.

Para registrar una factura de compra, puede especificar una nueva factura de compra en esta sesión o copiar una factura de compra recibida de la sesión Facturas de compra recibidas (tfacp1500m000). Complete estos pasos:

  1. Inicie la sesión Transacciones (tfgld1101m000).
  2. Seleccione o cree un lote de transacciones.
  3. Añada un registro al lote con un tipo de transacción de la categoría de transacción Facturas de compra. Guarde el registro.

  4. Seleccione el registro y, en el menú Vistas, Referencias o Acciones, seleccione Entrada de transacción. Se inicia la sesión Entrada de factura de compra (tfacp2600m000).

  5. Realice alguna de las siguientes acciones:

    • Para especificar una nueva factura de compra, especifique los detalles de la factura.

    • Para registrar una factura como Recibido:

      1. En la sesión Entrada de factura de compra (tfacp2600m000), en el menú Vistas, Referencias o Acciones, seleccione Copiar facturas de compra recibidas. Se inicia la sesión Copiar facturas de compra recibidas (tfacp1210m000)
      2. Seleccione la factura que se va a copiar y haga clic en Aceptar. LN copia los detalles de la factura en la sesión Entrada de factura de compra (tfacp2600m000).

Cuando se especifica una factura en la sesión Entrada de factura de compra (tfacp2600m000), LN establece el campo Estatus de factura en Registrado.

Si ha copiado una factura recibida, en la sesión Facturas de compra recibidas (tfacp1500m000), LN establecerá el estatus de la factura copiada en Copiado. No puede copiar una factura varias veces.

Si definió un motivo de bloqueo predeterminado general o un motivo de bloqueo predeterminado para el partner facturador, LN bloqueará todas las facturas de compra registradas para proceso automático.

El modo en el que continúa el procedimiento de factura de compra depende del tipo de factura que seleccione en el campo Tipo de factura de la sesión Entrada de factura de compra (tfacp2600m000). Existen estos tipos de factura:

  • Factura de costo (facturas de compra para las que no existe ninguna orden de compra relacionada)
  • Fact. relacionada con órdenes de compra
  • Factura relacionada con costos logíst.
  • Factura relacionada con órdenes de flete

Temas relacionados