Erfassen von Kosten und Bestellobligos

Die Projektüberwachung muss so aktuell wie möglich gehalten werden, daher ist es entscheidend, dass die richtigen Kosten und zukünftigen Kosten erfasst werden, z. B. Ihre monatlichen Berichte. Bestellobligos sind finanzielle Verpflichtungen, die die zukünftigen Kosten repräsentieren. Die Bestellobligos werden durch Kosten ersetzt, wenn die Kosten tatsächlich entstanden sind.

Bestellobligos können auf zwei Arten gebucht werden:

Manuell
Automatisch aus der Projektbedarfsplanung heraus
Dies hängt vom Wert des Feldes Protokoll Bestellobligos (EK-Buchungen) im Programm Allgemeine Parameter (tppdm0100s000) ab. Bestellobligos werden gebucht, sobald Bestellungen erstellt wurden und/oder der Wareneingang im Paket Einkauf erfasst wurde.

Vorläufige und feste Reservierungen

Wenn mit einem Bestellobligo eine Bestellung verknüpft ist, die noch nicht geliefert wurde, wird diese als vorläufige Reservierung bezeichnet. Sie fügen diese Reservierung manuell ein. Aus einer vorläufigen Reservierung wird eine feste Reservierung, wenn die Bestellung tatsächlich geliefert wurde. Nachdem die Kosten erfasst worden sind, müssen die Bestellobligos durch den Kostenbetrag (Selbstkosten) ersetzt werden.

Falls die Kosten durch eine Direktlieferung oder durch ein Lager generiert werden, werden die folgenden Schritte ausgeführt:

Einkaufsschritte	Direktlieferung	Durch Lagerwirtschaft (Projektlager)
Bestellung anlegen	+ Vorläufige Reservierungen	+ Vorläufige Reservierungen
Wareneingang	- Vorläufige Reservierungen	- Vorläufige Reservierungen
	+ Feste Reservierungen	+ Feste Reservierungen
Entnahme für Projekt	---	- Feste Reservierungen
		+ Projektkosten
Rechnung genehmigen	- Feste Reservierungen
	+ Projektkosten
	+ Preisabweichung	+ Preisabweichung

Bestellobligos werden nur finanziell gebucht, nachdem sie in Projekt bestätigt und gebucht worden sind.

Im Programm Materialkosten (tpppc2511m000) können Bestellobligos abgeglichen werden, was bedeutet, dass sie dann als Kosten registriert werden.

Herkunft der Kosten

Im Programm Kostenerfassung (tpppc2811m000) können Sie Kosten manuell erfassen.
Durch Erfassen der Stunden im Paket Mitarbeiterdaten.
Die eingegebenen Stunden werden als Lohnkosten erfasst und die Aufwendungen entweder als Lohnkosten oder Sonstige Kosten.
Durch Direktlieferung zugekaufter Artikel an das Projekt.
diese Lieferung kann folgende Kostenarten haben: Material, Fremdleistung und Einsatzmittel.
Durch eine Lieferung von Waren aus einem normalen Lager oder Projektlager an ein Projekt.
Im Paket Lagerwirtschaft können Sie einen Lagerauftrag (der Kostenart Material) anlegen.
In Übereinstimmung mit den Ergebnissen von Rechnungen, die im Modul Kreditorenbuchhaltung erfasst wurden und die mit dem Paket Projekt verbunden sind sowie darin gebucht werden.
In Übereinstimmung mit den Ergebnissen von Zuschlagskalkulationen.
Sie können Gemeinkosten durch Kostenzuschläge decken. Diese werden dann allerdings unter sonstigen Kosten gebucht.
In Übereinstimmung mit dem Ergebnis der Gemeinkostenkalkulationen.

Wenn Kosten das Ergebnis von Stundenerfassungen sind oder aus Maßnahmen/Vorgängen in Finanzwesen oder Einkauf resultieren, wird die Berechnung dieser Buchungen automatisch durchgeführt. Der Zuschlag auf erfasste Kosten kann nach dem Projekt, der Kostenart, dem Kostenobjekt und der Kostenkomponente erfolgen. Nachträge werden je nach Nachtragsdefinition bei einer Zuschlagsberechnung berücksichtigt oder ausgeklammert.

Bestätigen Sie die Kosten in den Programmen Kosten bestätigen (tpppc4811m000) oder Kollektiv bestätigen (tpppc4200m000). Verarbeiten Sie die Kosten mit dem Programm Buchungen verarbeiten (tpppc4802m000) und leiten Sie die Daten an Finanzwesen und die Projektbuchungen weiter.

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