Proces leveranciersvordering

U kunt leveranciersvorderingen registreren, controleren en verwerken. Een vordering kan gebaseerd zijn op documenten zoals facturen, serviceorders, inkooporders en zelfs een inkoopafroepschema. De vorderingsregels kunnen handmatig worden geregistreerd of worden gekopieerd vanuit een ander document. Nadat een vordering geregistreerd en ingediend is, kunt u deze goedkeuren, afwijzen of annuleren.

Leveranciersvordering registreren

In de vorderingskop kunt u opgeven of de vordering wordt verrekend met behulp van een creditnota (ontvangen van de leverancier) of met een factuur (verzonden naar de leverancier). Dit doet u door de gewenste optie te selecteren op het veld Factuurprocedure vordering in de sessie Leveranciersvordering (tscmm2600m000).

U kunt opgeven of de vorderingsregel wordt verrekend middels een vergoeding van de kosten (op basis van het goedgekeurde bedrag op de vorderingsregel) of in materialen (op basis van het artikel en de hoeveelheid die zijn opgegeven op de vorderingsregel). Selecteer hiervoor de optie Materialen terugbetalen of de optie Kosten terugbetalen op het veld Vorderingsmethode van de vorderingsregel in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000).

Een leveranciersvordering kan als volgt worden aangemaakt:

  • Handmatig: U kunt de waarden van de vorderingskop en de vorderingsregels handmatig opgeven.
  • Op basis van de klantvordering: U kunt een klantvordering(sregel) overzetten om een leveranciersvordering(sregel) te genereren. Raadpleeg Aanvraag voor een leveranciersvordering aanmaken op basis van klantvorderingen voor meer informatie.
  • Op basis van een inkoopdocument: U kunt een vordering registreren op basis van een document zoals een factuur, serviceorder, inkooporder of een inkoopafroepschema. De gegevens van het inkoopdocument worden opgegeven in de vorderingskop in de sessie Leveranciersvordering (tscmm2600m000). U kunt ook de gegevens kopiëren vanuit het inkoopdocument met de optie Vanuit inkoopdocument kopiëren in het menu Acties.
  • Op basis van een serviceorderregel (materiaalkosten, loonkosten of overige kosten): Wanneer u een serviceorder uitvoert, kunnen er een of meer kostenregels verschijnen als resultaat van defecte artikelen die zijn ingekocht bij een of meer leveranciers. Deze regels kunnen worden geselecteerd en overgezet naar de sessie Aanvragen leveranciersvorderingen (tscmm1114m000) om de leveranciersvordering te genereren. Voor meer informatie raadpleegt u Aanvragen voor leveranciersvorderingen aanmaken op basis van kostenregels van serviceorders/dekkingsregels van reparatieverkooporders
  • Op basis van dekkingsregels van reparatieverkooporders: Wanneer u een reparatieverkooporder uitvoert, kunnen er een of meer kostenregels verschijnen als resultaat van defecte artikelen die zijn ingekocht bij een of meer leveranciers. Deze regels kunnen worden geselecteerd en overgezet naar de sessie Aanvragen leveranciersvorderingen (tscmm1114m000) om de leveranciersvordering te genereren. Voor meer informatie raadpleegt u Aanvragen voor leveranciersvorderingen aanmaken op basis van kostenregels van serviceorders/dekkingsregels van reparatieverkooporders
NB

U kunt een leveranciersvordering handmatig registreren en op basis van een inkoopreferentiedocument. De kop wordt handmatig aangemaakt en de regels worden gekopieerd uit een inkoopreferentiedocument.

Leveranciersvordering indienen

Dien de vordering in ná de registratie. Wanneer de vordering is ingediend, wordt de kopstatus van de vordering ingesteld op Op goedkeuring wachten. De vorderingsregels kunnen nu Goedgekeurd, Afgewezen, Gewijzigd of Geannuleerd zijn.

NB

In sommige gevallen wordt de Regelstatus eerst Voorcalc. in afwachting van goedkeuring of Aanstaande retournering materialen, voordat de status Op goedkeuring wachten wordt.

Voorcalculaties goedkeuren

Wanneer de vordering is ingediend en het selectievakje Voorcalculaties gebruiken is ingeschakeld in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), wordt er een voorcalculatieregel aangemaakt en wordt de status van de vorderingsregel bijgewerkt naar Voorcalc. in afwachting van goedkeuring. Het is verplicht om de voorcalculaties goed te keuren voordat u de vordering goedkeurt.   Als de voorcalculaties niet worden goedgekeurd, kunnen de Goedgekeurde hoeveelheid en het Goedgekeurd bedrag in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) niet worden gewijzigd.

NB

Als dit selectievakje niet wordt ingeschakeld, wordt de voorcalculatieregel verwijderd en wordt de status van de vordering bijgewerkt naar Op goedkeuring wachten.

Defecte onderdelen naar leverancier verzenden

Als het materiaal naar de leverancier moet worden teruggestuurd voordat de vordering wordt goedgekeurd, moet u het selectievakje Retourmateriaal vereist in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) inschakelen. Vervolgens wordt er een leveringsregel voor de leveranciersvordering aangemaakt in sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000). Wanneer de vordering wordt ingediend, wordt een magazijnorder aangemaakt en wordt de Regelstatus van de vordering bijgewerkt naar Aanstaande retournering materialen.

Als het veld Autorisatie materiaal retour ontvangen is ingesteld op Te ontvangen in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000) wordt een document van het type Autorisatie retour materiaal afgedrukt. Deze Autorisatie retour materiaal moet echter worden ontvangen voordat de artikelen worden verzonden. Gebruik de optie Autorisatie retour materiaal ontvangen in het menu Actie of de knop Autorisatie retour materiaal ontvangen in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000) of de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) om de autorisatie retour materiaal te ontvangen.

Actie voor artikel - U kunt het veld Actie (voor goedgekeurd materiaal) en het veld Actie (voor afgewezen materiaal) in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) gebruiken om te bepalen u hoe de leverancier het geretourneerde defecte materiaal moet verwerken.   De leverancier kan het artikel Vasthouden en in eigendom nemen, Aan klant retourneren of Afvoeren. Wanneer het defecte artikel is geretourneerd door de leverancier, wordt er een ontvangstregel voor de leveranciersvordering aangemaakt.

De magazijnleveringsregel voor de defecte materialen beëindigen

Wanneer een magazijnorder wordt aangemaakt op basis van de gegevens in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000), maar om een of andere reden niet alle artikelen kunnen worden geleverd, kan de magazijnorder voor de resterende artikelen worden beëindigd. Zo kan de leveranciersvordering worden verwerkt zonder al het defecte materiaal te verzenden.

Een magazijnontvangstregel van de terugbetaalde materialen beëindigen

Wanneer een magazijnorder wordt aangemaakt op basis van de gegevens in de sessie Ontvangsten leveranciersvorderingen (tscmm2113m000), maar om een of andere reden niet alle artikelen worden ontvangen, kan de magazijnorder voor de resterende artikelen worden beëindigd. Zo kan de leveranciersvordering worden verwerkt zonder alle artikelen te ontvangen.

De vordering goedkeuren

U kunt de vorderingskop of afzonderlijke vorderingsregels goedkeuren. Wanneer een vorderingsregel is goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel ingesteld op Goedgekeurd. Als alle regels zijn verwerkt (goedgekeurd of afgewezen), wordt de kopstatus ingesteld op Goedgekeurd. Als een of meer regels worden afgewezen, wordt het selectievakje Gedeeltelijk goedgekeurd in de sessie Leveranciersvorderingen (tscmm2100m000) ingeschakeld voor de kop.

Als het veld Vorderingsmethode is ingesteld op Materialen terugbetalen in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), wordt er een magazijnorder aangemaakt. Daarmee kan het vervangende materiaal worden ontvangen van de leverancier.

NB

Klantvorderingsregels waarvoor het veld Vorderingsmethode is ingesteld op Materialen terugbetalen, kunnen ook worden overgezet naar leveranciersvordering(sregels).

Op basis van de optie die is geselecteerd op het veld Gekoppeld aan in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), worden de goedgekeurde vorderingsbedragen geregistreerd als vorderingsopbrengsten op basis van de leveranciersgarantie voor het seriedragende artikel, met de status Actief, voor de installatie in de kop van de klantvordering.

Factuur sturen

Wanneer de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van factuur in de sessie Leveranciersvorderingen (tscmm2100m000), moet een factuur worden verzonden naar de leverancier.

Creditnota

Wanneer de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van creditnota in de sessie Leveranciersvorderingen (tscmm2100m000), moet er een creditnotafactuur worden ontvangen van de leverancier. De creditnota kan aan de vorderingsregels worden gekoppeld nadat de creditnota is ontvangen in de Crediteurenadministratie,

Vorderingsregel wordt verrekend

Nadat de vordering is goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel alleen in de volgende gevallen bijgewerkt naar "Verrekend":

  • Als het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van creditnota en de Vorderingsmethode van de regel op Kosten terugbetalen staat in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), kunnen inkoopcreditnotaregels worden gekoppeld aan de vorderingsregel met behulp van een grootboekrekening met de integratieset voor leveranciersvorderingen. U kunt de status van de vorderingsregel handmatig instellen op Verrekend als er ten minste één gekoppelde creditnotaregel is waarvoor het selectievakje Definitieve factuur is ingeschakeld in de sessie Factuurregels leveranciersvorderingen (tscmm2115m000). Bovendien moeten de inkoopcreditnota's voor gerelateerde kosten worden gejournaliseerd in het Grootboekadministratie en moeten de inkoopcreditnota's gerelateerd aan orders worden goedgekeurd in de Crediteurenadministratie.
  • Als het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van factuur in de sessie Factuurregels leveranciersvorderingen (tscmm2115m000),  triggert SLI het aanmaken van de factuurregel voor de leveranciersvordering in de sessie Factuurregels leveranciersvorderingen (tscmm2115m000) en wordt de status automatisch op Verrekend gezet.
Afwijzing leveranciersvordering

De gebruiker kan de afwijzing van de vordering voor de vorderingskop or de vorderingsregel registreren met de optie Leveranciersvorderingen (regels) afwijzen in de sessie Leveranciersvorderingen (tscmm2100m000).   De gebruiker moet een reden opgeven voor de afwijzing van de vordering.   Het is mogelijk om extra informatie toe te voegen aan de afwijzingstekst.   Als het selectievakje Retourmateriaal vereist is ingeschakeld in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), wordt een magazijnlevering aangemaakt om artikel waarop de vordering betrekking heeft, terug te krijgen van de leverancier.

Leveranciersvordering annuleren

U kunt de vordering annuleren, maar niet de afzonderlijke vorderingsregels; de status van alle vorderingsregels wordt ingesteld op Geannuleerd.

U kunt de vordering alleen annuleren als de Status van de vorderingskop op Gewijzigd of Op goedkeuring wachten staat en er geen vorderingsregel bestaat waarvoor de status is ingesteld op Goedgekeurd of Verrekend.

Leveranciersvordering afsluiten en verwijderen

Een leveranciersvordering wordt in de volgende gevallen afgesloten:

  • De kopstatus van de leveranciersvordering is Goedgekeurd, Afgekeurd of Geannuleerd.
  • De regelstatus van alle leveranciersvorderingsregels is Verrekend, Afgewezen of Geannuleerd.
  • Alle leverings- en ontvangstregels van de leveranciersvordering zijn definitief (er bestaan geen openstaande orders voor de leveranciersvordering).
NB

Wanneer een leveranciersvordering wordt afgesloten, wordt de kopstatus van de leveranciersvordering ingesteld op Afgesloten. Wanneer een leveranciersvordering wordt afgesloten, wordt de regelstatus van de leveranciersvorderingsregels niet gewijzigd.

Nadat een leveranciersvordering is afgesloten, is een optie beschikbaar om de vordering naar de historie te boeken. Dit geldt echter alleen wanneer de parameter Vorderingshistorie gebruiken is geselecteerd in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000).

Ten slotte wordt de optie beschikbaar om de afgesloten leveranciersvordering(en) te verwijderen. Wanneer een leveranciersvordering wordt verwijderd, worden de kop van de leveranciersvordering en alle bijbehorende regels verwijderd. Als de parameter Vorderingshistorie gebruiken in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000) is geselecteerd, is verwijdering alleen mogelijk nadat de vordering naar de historie is geboekt.  Een leveranciersvordering kan alleen worden verwijderd nadat alle gegevens van de financiële afstemming zijn geaccepteerd.

Gerelateerde onderwerpen