Rapporten aanmaken

1. Klik in de sessie Rapporten (tffst1500m000) op Nieuw. De sessie Rapporten (tffst1600m000) wordt gestart.

2. Geef onder Rapportgegevens de volgende waarden op:

   • Een code en omschrijving
   • Type rapport: Rapport of Consolidatierapport
   • Het type grootboekrekeningen (schema)
   • De code van de gewenste rapport-layout die in de sessie Layouts rapporten (tffst0110m000) is aangemaakt

3. Geef onder Valutagegevens de volgende waarden op:

   • Rapportvaluta
   • Calculatiegroep
   • Default type koers

4. Geef, indien van toepassing, onder Bijlagegegevens de volgende waarden op:

   • De code van de betreffende rapport-layout voor bijlagen die in de sessie Layouts rapporten (tffst0110m000) zijn aangemaakt.
   • Wijzig desgewenst de instelling op het veld Mutaties verwerken dat bepaalt hoe rapportgegevens worden opgehaald.

U definieert als volgt een rapportrekening:

1. Klik in de sessie Rapporten (tffst1600m000) op het tabblad Rapportrekeningen op Nieuw.

2. Geef de volgende gegevens op:

   • Rekeningnummer en omschrijving. Dit nummer bepaalt de default volgorde waarin de rekeningen worden afgedrukt. Deze volgorde kan door de afdrukvolgorde worden opgeheven.
   • Type rekening (raadpleeg de volgende sectie)
   • Telniveau
   • Parent-rapportrekening
   • Teken wijzigen
   • Type valutakoers
   • De rapportrekening waarop de koerswinsten en -verliezen worden geschreven.
3. Sla de regel op.

4. U kunt desgewenst de regel openen om extra gegevens op te geven, zoals:

   • alternatieve rekening
   • 100%-rekening
   • rekening afrondingsverschillen

   • rapportrekening kasstroom: als deze optie is geselecteerd, zijn de waarden niet afkomstig uit grootboekrekeningen of dimensies, maar uit redenen voor kasstromen.

     NB: via het betreffende menu kunt u sessies starten om deze rekeningen aan een bereik van rapportrekeningen toe te kennen, zodat u deze rekeningen niet een voor een handmatig hoeft toe te kennen.

Typen rekeningen gebruiken

Wanneer u een rapportrekening instelt, kunt u de volgende typen rekeningen gebruiken:

• Waarde

  Rekeningen om de bedragen van de gekoppelde grootboekrekeningen en/of dimensies of redenen voor kasstromen weer te geven als het telniveau 0 (nul) is. Als het telniveau groter dan nul is, worden de totalen van de gekoppelde child-rekeningen weergegeven. Als deze waarde is geselecteerd, moet u ook aangeven of de waarde debet of credit is. Dit bepaalt of bedragen met een minteken worden afgedrukt in het geval van een debet-/creditwaarde.

  Raadpleeg Voorbeeld van type rekening Waarde voor een voorbeeld.

• Tekst

  Dit type wordt gebruikt om tekst aan verslagen toe te voegen. Zorg ervoor dat u een rapport-layout hebt geselecteerd met een waarde > 0 op het veld Positie rekeningtekst. Deze tekstrekening kan op twee manieren worden gebruikt:

  • Met tekst

    Selecteer in het betreffende menu de opdracht Teksteditor en voer de gewenste tekst in. U kunt verschillende variabelen gebruiken die u via de zoomsessie in het betreffende menu in het tekstgebied kunt openen. Als u de tekst van de tekstrekening wilt afdrukken, schakelt u in de sessie Rapportwaarden afdrukken (tffst1450m000) het selectievakje Tekst van tekstrekeningen afdrukken in.

  • Zonder tekst

    In dit geval wordt alleen een rapportrekening met een omschrijving gedefinieerd. Dit kan handig zijn wanneer de rekeningomschrijving langer is dan één regel of wanneer u een kop boven aan een lijst met rapportrekeningen nodig hebt.

    Voorbeeld

    

    Als u de bovenstaande rekeningen afdrukt, is het resultaat als volgt:

    

• Kengetal

  Als u dit type rekening selecteert, moet u de sessie Kengetallen (tffst6100m000) gebruiken om het kengetal te definiëren ( Voor meer informatie, zie Kengetallen instellen). In de sessie Kengetal-specificaties rapportrekening per kolom (tffst1124m000) kunt u het kengetal definiëren dat voor elke kolom moet worden gebruikt. U start deze sessie vanuit het betreffende menu in de sessie Rapporten (tffst1600m000) als de kengetalrekening op het tabblad Rapportrekeningen is geselecteerd.

• Afronding

  U kunt per kolom definiëren hoe waarden moeten worden afgerond. Als gevolg van deze afrondingen kunnen afrondingsverschillen optreden. U kunt voor elke rapportrekening een afrondingsrekening definiëren. Als u de rekening aan een reeks van rapportrekeningen wilt toekennen, selecteert u in het betreffende menu van het tabblad Rapportrekeningen de optie Afrondingsrekening toekennen. Hiermee wordt de sessie Afrondingsrekening aan reeks rapportrekeningen toekennen (tffst1220m200) gestart.

• Winst/verlies

  In het rapport kunt u aangeven of moet worden gewerkt met koerswinsten en -verliezen. Als dit het geval is, kunt u voor elke rekening een Winst/verlies-rekening definiëren. Winsten en verliezen worden als verplichting op een rekening geboekt, waarna ze op deze rekening worden geboekt. Als u deze rekening aan een reeks van rapportrekeningen wilt toekennen, selecteert u in het betreffende menu van het tabblad Rapportrekeningen de optie Rekening koerswinsten-/verliezen toekennen. Hiermee wordt de sessie Rek. winsten/verliezen aan reeks rapportrekeningen toekennen (tffst1220m300) gestart.

• Salderen

  U kunt per kolom definiëren dat de kolom moet worden gesaldeerd. Het verschil tussen het totale debetbedrag en het totale creditbedrag (op niveau 0) wordt geboekt naar een rapportrekening van het type Salderen.

• Grootboekrekeningen en/of dimensies of redenen voor kasstromen koppelen

  Bij rapporten van het type Rapport moeten rapportrekeningen van het type Waarde en met het telniveau 0 (nul) aan grootboekrekeningen en/of dimensies of redenen voor kasstromen worden gekoppeld. U kunt meerdere reeksen aan één rapportrekening koppelen. U hebt twee mogelijkheden:

  • Grootboekrekeningen of redenen voor kasstromen aan rapportrekeningen koppelen
    1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het betreffende menu van hetzelfde tabblad de optie Specificaties per rapportrekening. De sessie Specificaties per rapportrekening (tffst1521m000) wordt gestart.
    2. Geef de reeksen op die u aan de rapportrekening wilt koppelen.
  • Grootboekrekeningen of redenen voor kasstromen aan rapportrekeningen en kolommen koppelen
    Het is mogelijk om reeksen grootboekrekeningen en dimensies aan een specifieke kolom te koppelen. Als u ook een instelling per rapportrekening per kolom hebt gemaakt, worden de reeksen die per rapportrekening zijn gedefinieerd, genegeerd.

    1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het betreffende menu van hetzelfde tabblad de optie Specificaties per rekening en kolom. De sessie Specificaties per rekening en kolom (tffst1122m000) wordt gestart.
    2. Geef de reeksen op die u aan de rapportrekening wilt koppelen.
• Vaste waarden koppelen

  Soms zijn er in het rapport waarden nodig die niet in het Grootboekadministratie aanwezig zijn, zoals:

  • Saldi van een jaar dat niet beschikbaar is in LN.
  • Het aantal medewerkers voor de berekening van kengetallen, zoals Opbrengsten per medewerker.

  Of u wilt de generieke waarde toevoegen die dit kengetal in uw branche heeft, zodat u kunt vergelijken.

  In deze gevallen is het koppelen aan grootboekrekeningen en/of dimensies niet vereist. In plaats daarvan kunt u de vaste waarde toevoegen:

  1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het betreffende menu van hetzelfde tabblad de optie Rapportrekeningwaarde per kolom. De sessie Specificaties rapportrekeningen/kolommen (tffst1123m000) wordt gestart.
  2. Voeg de vaste waarden voor de betreffende rekeningen en kolommen toe. Selecteer desgewenst Wijzigbare waarde. Hiermee kunt u de waarde wijzigen voordat u de rapportwaarden verwerkt.
• Rapportrekeningen koppelen

  Bij rapporten van het type Consolidatierapport moeten rapportrekeningen van het type Waarde en met het telniveau 0 (nul) aan rapportrekeningen worden gekoppeld. U kunt meerdere reeksen aan één rapportrekening koppelen.

  1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het betreffende menu van hetzelfde tabblad de optie Rapportrekeningen per consolidatierekening. De sessie Rapportrekeningen per consolidatierapportrekening (tffst1127m000) wordt gestart.
  2. Geef de reeksen op die u aan de rapportrekening wilt koppelen.

Bestaande grootboekrekeningen, dimensies of rapportstructuren gebruiken

In plaats van een volledig nieuwe rapportrekeningstructuur te definiëren, is het ook mogelijk om bestaande grootboekrekening- of dimensie structuren als basis voor een rapportrekeningstructuur te gebruiken. Hiervoor zijn de volgende sessies beschikbaar:

• Rapporten kopiëren (tffst1260m000)

  Als u deze sessie wilt starten, selecteer dan in de sessie Rapporten (tffst1500m000) een rapport en selecteer in het betreffende menu de optie Rapport kopiëren.

• Grootboekrekeningen kopiëren naar rapportrekeningen (tffst1270m000)

  Als u deze sessie wilt starten, selecteer dan in het betreffende menu van de sessie Rapportrekeningen (tffst1520m000) de optie Grootboekrek. kopiëren naar rapportrek..

• Dimensies naar rapportrekeningen kopiëren (tffst1280m000)

  Als u deze sessie wilt starten, selecteer dan in het betreffende menu van de sessie Rapportrekeningen (tffst1520m000) de optie Dimensies naar rapportrekeningen kopiëren.

Geef voor elke kolom het volgende op:

• Kolomomschrijving

  Voer tekst in of selecteer variabelen in de sessie Tekstvariabelen (tffst0800m000).

• Type kolom

  Als u Percentage over rekeningen hebt geselecteerd, zorg er dan voor dat de rekeningen op het tabblad Rapportrekeningen een waarde op het veld 100 procentsrekening hebben.

• Als Type kolom Bedrag/hoeveelheid is, een formule.
• Afrondingsmethode
• De manier waarop bedragen in het rapport moeten worden weergegeven.
• Voorwaarden die aangeven welke waarden moeten worden genegeerd, bijvoorbeeld alle bedragen kleiner dan 0,05.

• Start voor rapporten van het type Rapport via het betreffende menu op het tabblad Rapportkolommen de sessie Referenties rapportkolommmen (tffst1111m000). Met deze sessie kunt u de variabelen van de formule voor het rapport definiëren.

  Geef voor elke variabele in de formule het volgende op:

  • Kolomreferentie
  • Variabele of vaste selectie jaren/perioden

    Als u Vast selecteert, moet u het jaar en de periode toevoegen in de sectie Periodegegevens. Dit jaar en deze periode worden vanaf dan gebruikt. Als u een ander jaar en een andere periode wilt gebruiken, moet u deze rapportinstelling wijzigen.

    Als u Variabele selecteert, kunt u het jaar en de periode selecteren wanneer u het rapport verwerkt. Op de velden Periodeverschuiving kunt u desgewenst het aantal jaren of perioden voor een specifieke kolom aangeven. Voor meer informatie, zie Van periode - Correctie periodeverschuiving.

• Start voor rapporten van het type Consolidatierapport via het betreffende menu op het tabblad Rapportkolommen de sessie Referenties consolidatierapportkolommmen (tffst1112m000). Met deze sessie kunt u de variabelen van de formule voor het consolidatierapport definiëren.

  Geef voor elke variabele in de formule het volgende op:

  • Bedrijf
  • Type referentie
  • Rapport
  • Rapportkolom
  • Factor

LN voert deze controles uit:

• Is de gekoppelde layout gegenereerd?
• Is er ten minste één kolom aanwezig?
• Zijn alle variabelen gedefinieerd?
• Is er ten minste één rapportrekening gedefinieerd?
• Zijn alle winst/verliesrekeningen gedefinieerd?
• Bevatten alle kengetalrekeningen waarden?
• Komt de valuta van elk kengetal overeen met de valuta van het rapport?

NB

• Als al deze controles zijn voltooid, kan het rapport op Goedgekeurd worden gezet.
• Alleen goedgekeurde (of vaste) rapporten kunnen worden verwerkt of afgedrukt.