Rapportrekeningstructuur voor de externe rapportagetool

Als u de rapportrekeningstructuur instelt, moet u met het volgende rekening houden:

Net als in schema's voor grootboekrekeningen kunt u in rapportrekeningstructuren parent/child-relaties gebruiken. Het maximumaantal niveaus is ook in beide gevallen identiek: maximaal 99 niveaus. Niveau 0 wordt gebruikt voor waarden en alle hogere niveaus worden gebruikt voor totalen.

In de FST-tussentabellen bedraagt het maximumaantal niveaus echter 15: één child-niveau en veertien parent-niveaus. In het algemeen kunt u bij het kopiëren van de rapportrekeningstructuur naar de FST-tussentabellen met dit aantal niveaus volstaan. In de meeste gevallen worden de parent-niveaus in Fin. administratie niet volledig gebruikt en daarom bestaat er slechts een beperkt aantal niveaus (5, 10, 15 enzovoort). Parent/child-structuren kunnen daarom meestal probleemloos naar de vijftien niveaus in de FST-tussentabellen worden gekopieerd. Als er meer dan vijftien niveaus zijn, moet u de rapportrekeningstructuur zodanig aanpassen dat er maximaal vijftien niveaus zijn.

Bij het instellen van een rapportrekeningstructuur kunt u gebruikmaken van parent-/child-relaties. In zo'n structuur kan één parent diverse children hebben. Deze parent is echter niet per definitie de directe parent van elk child. De parent kan zich op het niveau direct boven het child bevinden, maar het is ook mogelijk dat zich nog een of meer extra niveaus tussen de parent en het child bevinden.

In het volgende voorbeeld is Totaal vaste activa de directe parent van Voertuigen. Totaal vaste activa is ook de parent van Kantoren en Magazijnen. Tussen deze beide niveaus bevindt zich echter nog het niveau Gebouwen. Als de rapportrekeningstructuur naar de FST-rapporteringstabellen wordt geëxporteerd, bevindt de parent Totaal vaste activa zich op niveau Nv02 voor de children Kantoren en Magazijnen en op niveau Nv01 voor het child Voertuigen.

Als u met een externe rapporteringsapplicatie een rapport aanmaakt en u met behulp van de parent Totaal vaste activa de financiële gegevens van de children Kantoren, Magazijnen en Voertuigen wilt totaliseren, doet zich een probleem voor. Doordat Totaal vaste activa met verschillende niveaucodes (Nv01 en Nv02) is opgeslagen, weet de externe rapporteringsapplicatie niet of Nv01 of Nv02 moet worden getotaliseerd. Om dit probleem te voorkomen, gebruikt u dummy-rapportrekeningen bij de definitie van de rapportrekeningstructuur.

In het volgende voorbeeld is de dummy-rapportrekening Totaal voertuigen als extra niveau opgenomen tussen de parent Totaal vaste activa en het child Voertuigen. Als de rapportrekeningstructuur naar de FST-rapporteringstabellen wordt gekopieerd, zorgt de dummy-rapportrekening ervoor dat de parent Totaal vaste activa zich op het juiste niveau bevindt (Nv02). Als de externe rapporteringsapplicatie de financiële gegevens totaliseert met behulp van Totaal vaste activa, worden zowel de niveaus Kantoren en Magazijnen als het niveau Voertuigen daarbij betrokken.