Procurement-cardverwerking

Betalingen via procurement cards verwerken
Stap 1.  Import Requisitions and Statements (tfacp2255m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om het volgende te doen:

  • Een XML-bestand met procurement-cardoverzichten te importeren dat u van uw bank hebt ontvangen.
  • Een XML-bestand met inkoopaanvragen te importeren dat door E-Procurement of een andere externe procurement-applicatie is opgesteld.

U moet het pad opgeven naar het bestand dat u wilt importeren. Tijdens de import maakt LN op basis van de geïmporteerde gegevens procurement-cardoverzichten of inkoopaanvragen aan.

Stap 2.  Purchase Requisitions (tfacp2528m000)

Bekijk de geïmporteerde inkoopaanvragen en corrigeer deze zo nodig. Het is ook mogelijk de inkoopaanvragen handmatig in te voeren. Als u een inkoopaanvraag hebt geïmporteerd, moet u het veld Regel controleren. Hier wordt de regel voor toekenning weergegeven.

Stap 3.  Procurement Card Statements (tfacp1520m000)

Bekijk de geïmporteerde procurement-cardoverzichten en corrigeer deze zo nodig. Het is ook mogelijk procurement-cardoverzichten handmatig in te voeren.

Stap 4.  Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000)

Bekijk de regels in de geïmporteerde procurement-cardoverzichten en corrigeer deze zo nodig. Het is ook mogelijk regels voor procurement-cardoverzichten in te voeren. Als u een procurement-cardoverzicht hebt geïmporteerd, moet u het veld Omschrijving regel controleren. Hier wordt de regel voor toekenning weergegeven.

Als u het selectievakje Automatisch toekennen in de sessie ACP Parameters (tfacp0100s000) hebt ingeschakeld, het type regel Inkoopaanvragen is en u de regel opslaat, probeert LN de regel uit het procurement-cardoverzicht toe te kennen aan de aanvraagregels.

Als zich geen fouten voordoen, voegt LN de toegekende regels toe aan de sessie Matched Procurement Card Statement Lines to Purchase Requistion (tfacp2527m000). De status van de overzichtsregel en de gerelateerde aanvragen wordt op Toegekend gezet.

Als het type regel Eerdere correcties of Overig is en u de regel opslaat, wordt de status van de overzichtsregel op Toegekend gezet.

U kunt vervolgens:

  • Het procurement-cardoverzicht automatisch aan inkoopaanvragen toekennen. Alle regels uit het overzicht die kunnen worden toegekend, worden ook daadwerkelijk toegekend. Ga verder met stap 5.
  • Afzonderlijke regels uit het procurement-cardoverzicht of geselecteerde regels handmatig aan inkoopaanvragen toekennen. De status van het procurement-cardoverzicht wordt op Toegekend gezet als alle regels zijn toegekend. Ga verder met stap 7.
Stap 5. Overzichtsregels genereren

Als het procurement-cardoverzicht geen regels bevat, kunt u in de sessie Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000) in het menu Specifiek op Regels genereren en toekennen klikken. LN genereert dan overzichtsregels op basis van inkoopaanvragen met de status Aangemaakt en een aanvraagdatum die vroeger is dan de datum van het procurement-cardoverzicht. De gegenereerde regels worden vervolgens aan de aanvragen toegekend. Zet het werk voort met de goedkeuring van toegekende procurement-cardoverzichten, zoals in stap 13 wordt beschreven.

Stap 6. Het procurement-cardoverzicht toekennen

Als u het procurement-cardoverzicht wilt toekennen, klikt u in het menu Specifiek van de sessie Procurement Card Statements (tfacp1520m000) op een van de volgende opdrachten:

  • Toekennen. LN wijzigt de status van alle overzichtsregels in Toegekend als de waarde op het veld Regel overeenkomt met de regel van de inkoopaanvraag en het bedrag op de overzichtsregel gelijk is aan het bedrag van de inkoopaanvraag. Als er sprake is van een belastingbedrag, moet het belastingbedrag op de overzichtsregel gelijk zijn aan het belastingbedrag van de inkoopaanvraag.
  • Toekennen/fiatteren/factureren. De sessie Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000) wordt gestart. Als u de overzichten wilt toekennen, schakelt u het selectievakje Toekennen in en klikt u op Genereren. Als u de overzichten tegelijkertijd automatisch wilt toekennen, goedkeuren en factureren, schakelt u de selectievakjes Toekennen, Goedkeuren en Factureren in.

Als zich fouten voordoen, bekijkt u het foutenlogbestand dat in stap 9 wordt beschreven. U moet de fouten verhelpen en de overzichten opnieuw toekennen. Ook kunt u de overzichtsregels volgens de aanwijzingen uit stap 7 en 8 toekennen.

Stap 7. Overzichtsregels handmatig toekennen

Als u afzonderlijke regels uit procurement-cardoverzichten handmatig wilt toekennen, klikt u in het menu Specifiek van de sessie Procurement Card Statements (tfacp1520m000) op Regels. De sessie Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000) wordt gestart.

Stap 8. De regel of regels toekennen

Als u de regel of regels wilt toekennen, klikt u in het menu Specifiek van de sessie Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000) op een van de volgende opdrachten:

  • Regels genereren en toekennen. LN genereert op basis van de inkoopaanvraag overzichtsregels met de status Aangemaakt. De gegenereerde regels worden vervolgens aan de aanvragen toegekend. Gebruik deze opdracht als het procurement-cardoverzicht geen regels bevat.
  • Alle regels toekennen. LN wijzigt de status van alle overzichtsregels in Toegekend als de waarde op het veld Omschrijving regel overeenkomt met de regel van de inkoopaanvraag en het bedrag op de overzichtsregel gelijk is aan het bedrag van de inkoopaanvraag. Als er sprake is van een belastingbedrag, moet het belastingbedrag op de overzichtsregel gelijk zijn aan het belastingbedrag van de inkoopaanvraag.
  • Overzichtregel toekennen. Als de categorie van het type regel Eerdere correcties of Overig is, wordt de regelstatus op Toegekend gezet. Als de categorie van het type regel Inkoopaanvraag is, wordt de sessie Match with Requisitions (tfacp2570m000) gestart. Zie stap 10.

Als zich fouten voordoen, bekijkt u het foutenlogbestand dat in stap 9 wordt beschreven. U moet de fouten verhelpen en de overzichtsregels opnieuw toekennen. Ook kunt u de overzichtsregels volgens de aanwijzingen uit stap 10 handmatig toekennen. Vervolgens moet u de toegekende procurement-cardoverzichten goedkeuren, zoals in stap 13 wordt beschreven.

Stap 9.  Error Log (tfacp2536m000)

Gebruik deze sessie om de fouten te bekijken die door LN in een logbestand zijn vastgelegd bij het toekennen van regels uit procurement-cardoverzichten aan inkoopaanvragen. U moet de fouten verhelpen en de overzichten opnieuw toekennen.

Stap 10.  Match with Requisitions (tfacp2570m000)

Gebruik deze sessie om overzichtsregels handmatig aan inkoopaanvragen toe te kennen.

Als u de toegekende hoeveelheid of het toegekende bedrag wilt corrigeren, selecteert u de regel en klikt u in het menu Specifiek op Handmatig toekennen. De sessie Match Requisition Manually (tfacp2170s000) wordt gestart. Corrigeer de toegekende hoeveelheid of het toegekende bedrag en klik op Toekennen om het overzicht aan de aanvraag toe te kennen.

Als de toe te kennen hoeveelheid op de regel van het procurement-cardoverzicht de hoeveelheid van de inkoopaanvraag overschrijdt, is er sprake van overfacturering. Verwerk de overfacturering volgens de aanwijzingen uit stap 11.

Als zich een prijsverschil voordoet dat de gedefinieerde marge overschrijdt, moet u de prijsverschillen volgens de aanwijzingen in stap 12 handmatig goedkeuren.

Stap 11.  Write Off Excess Billing (tfacp2265m000)

Gebruik deze sessie om overfacturering af te boeken die ontstaat als de hoeveelheid in het procurement-cardoverzicht groter is dan de hoeveelheid van de inkoopaanvraag.

Stap 12.  Approve Price Differences (tfacp2539m000)

Gebruik deze sessie om handmatig een prijsverschil goed te keuren dat de gedefinieerde marge voor prijsverschillen overschrijdt.

U kunt verschillen goedkeuren als die vallen binnen de marges die zijn gedefinieerd in de sessie ACP Parameters (tfacp0100s000) of, specifiek voor u, in de sessie Purchase Invoice Authorizations (tfacp0150m000).

Stap 13. De procurement-cardoverzichten goedkeuren

Gebruik de sessie Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000) om procurement-cardoverzichten met de status Toegekend goed te keuren. LN wijzigt de status dan in Goedgekeurd. Als zich fouten voordoen, bekijkt u het foutenlogbestand dat in stap 9 wordt beschreven. U moet de fouten verhelpen en de overzichten opnieuw goedkeuren.

Stap 14. De procurement-cardoverzichten factureren

Gebruik de sessie Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000) om procurement-cardoverzichten met de status Goedgekeurd te factureren. LN wijzigt de status dan in Geboekt.

LN maakt kostenfacturen aan voor de procurement-cardoverzichten. Als betalingsbevoegdheid vereist is voor kostenfacturen, moet u de betaling fiatteren in de sessie Authorize Purchase Invoices (tfacp1142m000). Raadpleeg voor meer informatie Betalingsbevoegdheid in Crediteurenadministratie.

Stap 15.  Post Accrual Journal Entries (tfacp2260m000)

Gebruik deze sessie om bij de periodeafsluiting de verplichtingen voor openstaande inkoopaanvragen waarop u geen Bureau-ontvangst toepast, te boeken op een rekening voor nog te ontvangen inkoopfacturen (GRNI).

Als u een periode afsluit, worden voor inkoopaanvragen waarvoor geen Bureau-ontvangst van toepassing is, door LN de volgende boekingen aangemaakt:

  • Om de journaalposten voor de verplichtingen te boeken:

    • Debet: Kostenrekening voor inkoopaanvragen, in de periode voor boeking van verplichtingen.
    • Credit: Te ontvangen facturen.

  • Als u de procurement-cardoverzichten later in de periode voor tegenboekingen factureert:

    • Debet: Te ontvangen facturen.
    • Credit: De verzamelrekening crediteuren.
Stap 16.  Print Discrepancy Report (tfacp1421m000)

Gebruik deze sessie om een verslag te genereren van de afwijkingen die tijdens het toekennen zijn aangetroffen.

Stap 17.  Archive / Delete Fully Paid Purchase Invoices (tfacp2250m000)

Gebruik deze sessie om volledig betaalde facturen en de gerelateerde procurement-cardoverzichten, de overzichtsregels en de inkoopaanvragen te verwijderen.

Stap 18.  Update Cash Forecast (tfcmg3210m000)

In deze sessie kunt u alle inkoopaanvragen selecteren die nog niet zijn gefactureerd. De niet-geboekte hoeveelheid wordt aan de liquiditeitsprognose toegevoegd.

Gerelateerde onderwerpen