De afstemmingsgegevens archiveren en verwijderen

Op gezette tijden kunt u de gelogde afstemmingsgegevens uit Fin. administratie verwijderen en de bijbehorende mutaties uit Logistiek verwijderen.

Bij het archiveren en verwijderen van afstemmingsgegevens zijn de volgende regels van toepassing:

  • Voordat u een mutatie kunt archiveren en uit Logistiek kunt verwijderen, moeten de afstemmingsgegevens van de bijbehorende afstemmingsgroep Definitief geaccepteerd zijn.
  • Voordat u afstemmingsgegevens in de sessie Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200) kunt archiveren en/of verwijderen, moet het volgende zijn gebeurd:

    • De afstemmingsgegevens van de afstemmingsgroep moeten Definitief geaccepteerd zijn en de boekingsperioden moeten in de sessie Reconciliation and Archiving Period Status (tfgld0177m000) op Afgestemd zijn gezet.
    • De business-objects (inkooporders, magazijnorders, projecten, enzovoort) waarvan u de afstemmingsgegevens wilt verwijderen, mogen niet meer in Logistiek voorkomen. U moet de mutaties dus eerst uit Logistiek verwijderen voordat u de afstemmingsgegevens uit Fin. administratie kunt verwijderen.

Het is mogelijk om voor langetermijnprojecten uitzonderingen op deze regel te maken, bijvoorbeeld voor projecten die een langere periode dan één boekjaar betreffen. Voor deze afstemmingsgroepen kunt u onder Verwijdering blokkeren de selectievakjes Business objects voor niet definitief geaccepteerde mutaties en Definitief geaccepteerde mutaties voor niet verwijderde business objects inschakelen in de sessie Reconciliation Groups (tcfin0120m000).

Als u het selectievakje Do not Group in de sessie Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200) inschakelt, controleert LN of er afstemmingsmutaties bestaan buiten de boekingsperiode die u archiveert en/of verwijdert. Als dat het geval is, kan LN de afstemmingsgegevens niet archiveren en/of verwijderen en wordt een foutmelding gegenereerd. Dit selectievakje is beschikbaar voor een beperkt aantal afstemmingsgroepen.

NB

Als u in de sessie Reconciliation and Archiving Period Status (tfgld0177m000) de boekingsperioden instelt op Afgestemd, kunt u deze instelling ongedaan maken. Als u echter de status Gearchiveerd instelt, kunt u deze instelling niet meer wijzigen.

LN controleert de periodestatus en de status van de business-objects voor de afstemmingsgroep die u verwerkt. Bovendien worden deze statussen gecontroleerd voor alle afstemmingsgroepen waarin het business-object aanwezig kan zijn.

Een beginsaldo voor afstemming aanmaken

Als u mutaties archiveert die nog van invloed zijn op de gegevens die moeten worden afgestemd, zoals de afstemmingsgroep Voorraad, kunt u een beginsaldo in de afstemmingsgegevens aanmaken. Gebruik daartoe de sessie Opening Balances for Reconciliation (tfgld4195m000), die u onder meer via het menu Beeld, Referentie en/of Acties van de sessie Operations Management - Financial Reconciliation (tfgld4595m000) kunt starten.

Het archiverings- en verwijderingsproces
Stap 1. De orders uit Logistiek archiveren en verwijderen

De mutaties archiveren en verwijderen uit Logistiek Gebruik in de diverse logistieke pakketten de sessies voor archiveren en verwijderen om de gegevens desgewenst naar een archiefbedrijf te verplaatsen en/of om de gegevens uit de database te verwijderen.

Stap 2. De afstemmingsgegevens archiveren en verwijderen uit Fin. administratie

U kunt de volgende sessies gebruiken:

  • Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200)
    Gebruik deze sessie om de afstemmingsgegevens in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495) te archiveren en/of uit de tabel te verwijderen.
  • Delete Logged Reconciliation Elements for Settled Recon Groups (tfgld4296m000)
    Gebruik deze sessie om gelogde afstemmingselementen die niet meer nodig zijn, te verwijderen. LN verwijdert alle gelogde afstemmingselementen van de afstemmingsmutaties voor de geselecteerde afstemmingsgroepen uit de tabel Afstemmingselementen voor afstemmingsgegevens (tfgld498). LN verwijdert alleen de afstemmingselementen voor de afstemmingsgroepen waarvoor u het selectievakje Alle afstemmingselementen loggen in de sessie Reconciliation Groups (tcfin0120m000) hebt uitgeschakeld.