Integratie van transportfacturering en verkoopfactureringAls een verkopend bedrijf verantwoordelijk is voor het transport van goederen en een vervoerder inhuurt om de goederen te transporteren, stuurt de vervoerder na het transport daarvoor een factuur naar het verkopende bedrijf. Het transporttarief dat aan de vervoerder moet worden betaald, wordt "transportkosten" genoemd. U kunt de relatie waarvoor u een vervoerder hebt geregeld, factureren voor de transportkosten. Basisgegevens Om uw relatie voor het transport te factureren moet u de volgende gegevens definiëren:
Regiefactuur Als het veld Transportfactuur op basis van in de sessie Factureren-aan relatie (tccom4112s000) op Transportkosten of Transportkosten (bijwerken toegestaan) staat, kunt u de volgende velden definiëren als u wilt dat LN een regiebedrag of een regiepercentage optelt bij de factuur:
NB
Factureringsmethoden Een bedrijf kan op basis van het volgende de transportkosten factureren aan de externe relatie:
Transportkosten LN berekent het bedrag van de transportfactuur op basis van de beste informatie die op dat moment beschikbaar is (verwachte transportkosten). Deze transportkosten worden opgehaald uit het tarievenboek voor de vervoerder in Prijsbeheer en worden bijgewerkt wanneer de order, verzending of lading wordt gewijzigd. Wanneer Verkoop de verkoopfactuur vrijgeeft voor Facturering, met het berekende bedrag op de (leverings)regel van de verkooporder, geeft LN automatisch de transportfactuur ook vrij voor Facturering. Facturering combineert vervolgens de orderfactuur met de transportfactuur en verstuurt een factuur. Vracht kan echter de transportfactuur vrijgeven voor Facturering als de verkoopfactuur nog niet is vrijgegeven voor Facturering. In dat geval verstuurt Verkoop een factuur voor verkochte goederen en verstuurt Vracht een factuur voor getransporteerde goederen. Transportkosten (bijwerken toegestaan) Vracht verdeelt het transportbedrag evenredig voor de (leverings)regel van de order of de offerteregel op basis van de gehele lading in Vracht. Eerst worden de (verwachte) transportkosten vastgesteld op basis van de tarievenboeken van de vervoerder in Prijsbeheer. In een later stadium, nadat de factuur van de vervoerder is ontvangen en toegekend in Crediteurenadministratie, kunt u de werkelijke kosten invoeren. Wanneer Verkoop de verkoopfactuur vrijgeeft voor Facturering met het evenredig verdeelde bedrag (de transportkosten) op de (leverings)regel van de verkooporder, geeft LN automatisch ook de transportfactuur vrij voor Facturering. Vracht kan echter de transportfactuur vrijgeven voor Facturering als de verkoopfactuur nog niet is vrijgegeven voor Facturering. In dat geval verstuurt Verkoop een factuur voor verkochte goederen en verstuurt Vracht een factuur voor getransporteerde goederen. Als de (leverings)regel van de verkooporder wordt gefactureerd met de transportkosten voordat de werkelijke kosten van de vervoerder zijn ontvangen, kunt u de klant factureren voor het verschil tussen de verwachte transportkosten en de werkelijke kosten. NB Als u uw relatie het verschil wilt factureren, kan LN een extra factuur genereren. De factuur wordt gebaseerd op de gegevens die u invoert in Factureren indien bedrag groter dan of op het veld Factureren indien groter dan van de sessie Parameters transportfacturering (fmfri0100m000). Transporttarieven klant Als Transporttarieven klant de factureermethode is, wordt het bedrag van de transportfactuur gebaseerd op de vaste afspraken met klanten over de transporttarieven die bij hen in rekening kunnen worden gebracht als compensatie voor de transportkosten die een bedrijf aan de vervoerder moet betalen. Berekening (factuur)bedrag transport Om het bedrag van een transportfactuur te berekenen, worden vervoerders en de bijbehorende transporttarieven geselecteerd op basis van de parameter Selectie tarief en vervoerder/LDV op orderregel in de sessie Parameters transporttarieven en -kosten (fmfrc0100m000). Selectie tarief en vervoerder/LDV op orderregel ingesteld op Interactief Bij het invoeren van verkooporders of verkoopoffertes kunt u zoomen naar Vracht om de meest geschikte vervoerder te selecteren. Op basis van een aantal factoren (zoals de factureermethode, het artikel, de transportklasse, de servicegraad, de vervoerssoort en de transportmiddelgroep) wordt dan het bedrag voor de transportfactuur opgehaald uit een transporttarievenboek in Prijsbeheer. Als u een vervoerder wilt ophalen in de sessie Verkoopofferteregels (tdsls1501m000), Verkooporderregels (tdsls4101m000) of Leveringsregels verkooporder (tdsls4101m100), voert u de volgende stappen uit:
Nadat u een keuze hebt gemaakt in de sessie Transporttarieven (fmfrc0530m000), worden de volgende velden in de sessie Verkoopofferteregels (tdsls1501m000), Verkooporderregels (tdsls4101m000) of Leveringsregels verkooporder (tdsls4101m100) automatisch ingevuld:
Selectie tarief en vervoerder/LDV op orderregel ingesteld op Goedkoopste of Met prioriteit Tijdens het invoeren of bijwerken van de verkooporder of verkoopofferte wordt automatisch de vervoerder met de laagste tarieven of de hoogste prioriteit geselecteerd. LN berekent vervolgens automatisch (opnieuw) het bedrag van de transportfactuur. NB
Als het selectievakje Logbestand berekeningen weergeven in de sessie Verkoopofferteregels (tdsls1501m000), Verkooporderregels (tdsls4101m000) of Leveringsregels verkooporder (tdsls4101m100) ingeschakeld is, kunt u in een logboek met berekeningen van transportbedragen zien hoe het transportbedrag is berekend.
| |||