Procedure offerteaanvragen

U kunt de offerteaanvraagprocedure gebruiken om bieders (kopen-van relaties) te vragen om een offerte voor goederen en services. U kunt de ontvangen respons op de offerteaanvraag (offertes) vergelijken om de offerte die het best aansluit bij uw behoeften te selecteren.

De volgende offerteaanvraagprocedures zijn beschikbaar:

  • Handmatige offerteaanvraagprocedure
    Gebruik deze procedure om handmatig offerteaanvragen aan te maken en naar bieders te sturen. U kunt de bieders waarnaar u een offerteaanvraag wilt versturen, handmatig selecteren of op basis van de lijst van goedgekeurde leveranciers.
  • Procedure voor het genereren van offerteaanvragen
    Gebruik deze procedure om automatisch offerteaanvragen te genereren en naar bieders te sturen. Het aanmaken van offerteaanvragen en de toewijzing aan bieders wordt uitgevoerd in een van de sessies voor genereren.

Gebruik de handmatige offerteaanvraagprocedure als u een offerteaanvraag wilt aanmaken voor één artikel. Als u een offerteaanvraag voor verschillende artikelen en/of artikelgroepen wilt aanmaken, is de automatische procedure beter geschikt.

NB

Op een offerteaanvraagregel kan de artikelcode leeg zijn. Dit betekent dat de aanvrager een aanvraag kan doen voor een offerte voor een nieuw artikel. Wanneer een responsregel die is gekoppeld aan de offerteaanvraagregel de status Geaccepteerd krijgt, wordt de artikelcode verplicht.

De procedure voor offerteaanvragen bestaat uit de volgende stappen:

  1. Offerteaanvragen aanmaken en verzenden aan bieders
  2. De respons van de bieders ontvangen, erover onderhandelen, vergelijken en een bieder selecteren
Offerteaanvragen aanmaken en verzenden
Stap 1.  Offerteaanvraag (tdpur1600m000)

Gebruik de sessie Offerteaanvraag (tdpur1600m000) om het volgende te doen:

Stap 2.  Bieders offerteaanvragen (tdpur1505m000)/ Bieders aan offerteaanvragen toevoegen (tdpur1221m000)

Deze stap is alleen van toepassing op de handmatige offerteaanvraagprocedure. In de procedure voor het genereren van offerteaanvragen worden de gegenereerde offerteaanvragen direct gekoppeld aan de geselecteerde bieders.

In de handmatige offerteaanvraagprocedure kunt u bieders als volgt aan offerteaanvragen koppelen:

Op het tabblad Bieders in de sessie Offerteaanvraag (tdpur1600m000) kunt u zien welke bieders aan de offerteaanvraag zijn gekoppeld.

Stap 3.  Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000)

Als de offerteaanvraag is aangemaakt en er bieders aan zijn gekoppeld, moet u deze afdrukken in de sessie Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000) en verzenden naar de bieders.

Respons op een offerteaanvraag ontvangen, erover onderhandelen, vergelijken en een bieder selecteren
Stap 1.  Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000)

De respons op een offerteaanvraag die u van een bieder hebt ontvangen, kan worden opgegeven in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). De respons op een offerteaanvraag bevat een of meer responsregels.

Stap 2.  Onderhandelingen offerteaanvragen (tdpur1606m000)

U kunt eventueel onderhandelen over de respons van de bieder en uw tegenvoorstel opgeven in de sessie Onderhandelingen offerteaanvragen (tdpur1606m000).

De meest recente onderhandelingsinformatie, zoals prijzen, kortingen en datums, wordt gesynchroniseerd naar de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). Informatie over een tegenvoorstel wordt niet gesynchroniseerd.

Stap 3.  Respons offerteaanvraag vergelijken (tdpur1110m000)

Als de responsdatum is verlopen, kunt u de responsregels die zijn Geaccepteerd vergelijken in de sessie Respons offerteaanvraag vergelijken (tdpur1110m000). Deze sessie is niet verplicht in de procedure voor offerteaanvragen, maar kan u wel helpen om de beste respons te selecteren voor conversie. U kunt een analyse uitvoeren op een afzonderlijke regel of op alle regels van de offerteaanvraag.

U kunt de volgende sessies gebruiken om de respons te vergelijken. Deze sessies kunt u starten vanuit het geschikt menu van de sessie Respons offerteaanvraag vergelijken (tdpur1110m000):

Respons vergelijken op basis van criteria

Voordat u de sessie Classificatie respons off.aanvr. op basis van criteriumset (tdpur1806m000) kunt gebruiken, moet u eerst de volgende stappen uitvoeren.

  1. Geef criteria en de bijbehorende scores op. Voor meer informatie, zie Algemene inkoopgegevens.
  2. Als u de respons van een bieder ontvangt, geeft u de subjectieve scores voor de respons op in de sessie Respons offerteaanvraag - subjectieve criteriumscores (tdpur1195m000). Objectieve criteria worden automatisch berekend.

Voor meer informatie over:

Stap 4.  Offerteaanvragen converteren (tdpur1202m000)

Voor responsregels die zijn Geaccepteerd en waarvoor de Omzettingsactie Converteren is, gebruikt u de sessie Offerteaanvragen converteren (tdpur1202m000) om de responsregels te converteren naar de Soort conversie die is opgegeven in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000), Classificatie respons off.aanvr. op basis van totaal bedrag (tdpur1805m000) of Classificatie respons off.aanvr. op basis van criteriumset (tdpur1806m000).

Als u meer dan een bieder selecteert, kunt u aangeven of LN rekening moet houden met het sourcingpercentage en de prioriteit voor de combinatie van artikel en relatie, zoals opgegeven in de sessie Artikelen - kopen-van relaties (tdipu0110m000).

Stap 5.  Offerteaanvragen verwijderen (tdpur1205m000)/ Niet-geconverteerde respons offerteaanvragen verwerken (tdpur1223m000)

Gebruik de sessie Offerteaanvragen verwijderen (tdpur1205m000) voor het verwijderen van offerteaanvragen die zijn verlopen, geen respons hebben gekregen of nooit aan een bieder zijn gekoppeld.

Gebruik de sessie Niet-geconverteerde respons offerteaanvragen verwerken (tdpur1223m000) voor het verwerken van responsregels waarvoor de Omzettingsactie Negeren is, of voor het verwijderen van responsregels waarvoor de Omzettingsactie Verwijderen... is.

Gerelateerde onderwerpen