Algemene inkoopgegevens

Voordat u inkoopprocedures kunt uitvoeren, moet u algemene inkoopgegevens opgeven, zoals een bevoegdenlijst voor gebruik in de inkoopaanvraagprocedure, gegevens voor het traceren van orderwijzigingen en voor het bepalen van de reden voor de wijzigingen, criteria en criteriumsets voor offerteaanvragen, en additionele kostensets.

De bevoegdenlijst instellen

Voordat een inkoopaanvraag kan worden geconverteerd naar een inkooporder of een offerteaanvraag, moet deze eerst worden goedgekeurd door een bevoegde medewerker die voorkomt op de lijst van bevoegden.

Voor meer informatie, zie Goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen.

Gegevens opgeven voor het traceren van orderwijzigingen en het bepalen van de reden van de wijzigingen

Inkooporders kunnen dynamische documenten zijn, aangezien de behoeften van een bedrijf kunnen wijzigen gedurende de levenscyclus van het orderproces. U kunt informatie opgeven die het mogelijk maakt om deze wijzigingen en de redenen voor die wijzigingen te traceren. Om de verschillende wijzigingen in een order te traceren, wordt gebruik gemaakt van wijzigingscodes en bevestigingscodes. Deze functionaliteit is ontworpen met het oog op EDI, maar een bedrijf dat geen gebruik maakt van EDI, kan deze codes ook gebruiken voor het registreren van wijzigingen.

U kunt wijzigingscodes gebruiken voor het muteren van informatie met betrekking tot orderwijzigingen die voor historische doeleinden worden bijgehouden. U kunt bevestigingscodes gebruiken om handmatig informatie vast te leggen die betrekking heeft op wijzigingen die worden doorgegeven door de kopen-van relatie. Een inkooporderbevestiging is een bericht dat de kopen-van relatie naar de koper stuurt om de ontvangst van de inkooporder te bevestigen. Doorgaans betekent dit dat de kopen-van relatie de order accepteert.

Om wijzigingen te muteren en traceren, voert u de volgende stappen uit:

  1. Gebruik de sessie Wijzigingsredenen (tdpur0197m000) om codes voor wijzigingsredenen te muteren. Deze codes kunnen worden toegewezen aan een gewijzigde order of een orderbevestiging om duidelijk te maken waarom een wijziging is aangebracht. Deze informatie kan worden bijgehouden voor historische verslagen.
  2. Gebruik de sessie Wijzigingssoorten (tdpur0198m000) om wijzigingssoorten te definiëren die de aard van een wijziging aangeven voor een gewijzigde inkooporder of orderbevestiging. Wijzigingssoorten zijn bijvoorbeeld een gewijzigde orderregel, een toegevoegde orderregel en gewijzigde kopgegevens. De wijzigingssoorten worden toegewezen aan de inkooporder nadat de wijziging is aangebracht in de order.
  3. Gebruik de sessie Parameters inkooporders (tdpur0100m400) om de verschillende default wijzigingscodes en wijzigingssoorten te definiëren. In het geval van wijzigingen worden deze codes en soorten dan als default gebruikt voor een inkooporderregel.
  4. Gebruik de sessie Inkoopbevestigingen (tdpur0154m000) om inkooporderbevestigingen en de bestemming van de codes ( Kop, Regel of Iedere) te definiëren. De bevestigingscode bevat een groep gegevens die op het document voor de inkoopbevestiging verschijnt. Deze code kan staan voor de redenen voor een inkooporderwijziging.
Criteria en criteriumsets voor offerteaanvragen opgeven

Als u de respons op een offerteaanvraag van verschillende bieders wilt vergelijken, kunt u criteria voor offerteaanvragen definiëren. Met criteria voor offerteaanvragen kunt u een beter gefundeerde beslissing nemen wanneer u een respons selecteert.

U kunt de respons vergelijken op basis van objectieve en subjectieve criteria. Objectieve criteria zijn criteria die worden gecontroleerd door LN, terwijl subjectieve criteria door de gebruiker worden gedefinieerd. Wanneer de respons wordt geëvalueerd, houdt LN rekening met alle objectieve en subjectieve criteria die zijn toegewezen aan de respons. Op basis van de wegingen van de gebruiker zet LN de respons in de volgorde van aantrekkelijkheid (rang).

Als u criteria wilt gebruiken om de respons te evalueren, geeft u als volgt de criteria en de beoordelingen op:

  1. Geef criteriumsets op in de sessie RFQ-criteriumsets (tdpur1190m000). Een criteriumset is een lijst van criteria voor offerteaanvragen (RFQ's) die aan een aanvraagkop gekoppeld kunnen worden. De respons wordt beoordeeld aan de hand van deze criteria.
  2. Geef subjectieve criteria voor de offerteaanvraag op in de sessie Subjectieve criteria offerteaanvraag (tdpur1191m000). U hoeft alleen de subjectieve criteria te definiëren, want de objectieve criteria zijn voorgedefinieerd in LN.
  3. Stel een criteriumset samen door criteria aan een set te koppelen in de sessie Criteriumsets - criteria (tdpur1192m000). In deze sessie moet u tevens het gewicht van de verschillende criteria aangeven door er wegingen aan toe te wijzen.

  4. Wijs in de sessie Criteriumsets - scoreschema's (tdpur1193m000) objectieve en subjectieve waarden toe aan de criteria van de volgende soorten:

    • Hoeveelheid
    • Levertijd
    • Subjectief

Nadat de objectieve en subjectieve waarden zijn opgegeven, moet u er scorewaarden aan toewijzen in de sessie Criteriumsets - scoreschema's (tdpur1193m000). Als u geen scoreschema opgeeft voor objectieve criteria, gebruikt LN voorgedefinieerde systeemwaarden.

Notities
  • LN kijkt altijd naar de prijzen wanneer de respons wordt vergeleken.
  • Als de desbetreffende bieder is geselecteerd voor leveranciersbeoordeling, kijkt LN ook naar de leveranciersbeoordeling bij het vergelijken van de respons.
Additionele kostensets opgeven

Nadat het laatste artikel is geregistreerd, kunnen additionele kosten als extra kosten(artikelen) in een order worden opgenomen. Er kunnen diverse additionele kostenartikelen aan een order worden toegewezen door die kostenartikelen onder te brengen in een kostenset. LN kan deze kostensets automatisch op inkooporders toepassen.

Voor meer informatie, zie Additionele kosten voor inkooporders.

Gerelateerde onderwerpen