Organisatorische inkoopgegevens

Voordat u inkoopprocedures kunt uitvoeren, moet u organisatorische inkoopgegevens definiëren, zoals inkoopordersoorten, waarin de verplichte stappen in de inkooporderprocedure worden gedefinieerd; inkoopbureaus, die u kunt gebruiken om inkoopcontracten, inkooporders en inkoopafroepschema's aan te maken; en gebruikersprofielen, met gebruikersspecifieke default gegevens.

Inkoopordersoorten definiëren

De soort van een inkooporder bepaalt welke activiteiten deel uitmaken van de orderprocedure en bepaalt hoe en in welke volgorde de orderprocedure wordt uitgevoerd. Wanneer een inkoopordersoort is gekoppeld aan een inkooporder, wordt de inkooporder verwerkt via de activiteiten die voor de inkoopordersoort zijn gedefinieerd.

Als u inkoopordersoorten en de bijbehorende activiteiten wilt definiëren, gaat u als volgt te werk:

  1. Geef een inkoopordersoort op in de sessie Inkoopordersoorten (tdpur0194m000) of Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0694m000). Naast de normale inkoopordersoort bestaan verschillende speciale inkoopordersoorten. Met selectievakjes als Kostenorder, Haalorder, Retourorder kunt u bepalen hoe het aanmaken en verwerken van deze orders afwijkt van de normale inkooporders.

  2. Op het tabblad Activiteiten van de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0694m000) moet u het volgende opgeven voor de inkoopordersoort:

    • De activiteiten (taken) die moeten worden uitgevoerd.
    • De volgorde waarin deze activiteiten moeten worden uitgevoerd.
    • Of de activiteit automatisch of handmatig moet worden uitgevoerd. Dat betekent dat u de verwerking van inkooporders kunt automatiseren. Voor meer informatie, zie Flexibele verwerking van inkooporders.
Tip

U moet ervoor zorgen dat de lijst van activiteiten die zijn gekoppeld aan een ordersoort, uitgebreid genoeg is om te voorzien in alle processen die van toepassing kunnen zijn gedurende de uitvoering van de orderprocedure. Als een activiteit niet van toepassing is op de ordersoort, slaat LN die activiteit automatisch over. U kunt de actuele activiteiten die aan de detailregel van de inkooporder zijn gekoppeld en de status van die activiteiten weergeven in de sessie Inkooporderactiviteiten (tdpur4113m000).

Inkoopbureaus definiëren

Het inkoopbureau bepaalt de locatie vanwaar inkooporders, inkoopcontracten, inkoopafroepschema's, inkoopaanvragen en offerteaanvragen worden verwerkt. Een inkoopbureau is nodig om mutaties met de kopen-van relatie te voltooien. Voor één bedrijf kunnen meerdere inkoopbureaus worden ingesteld. Wanneer het inkoopbureau is ingesteld, kunt u gebruikersprofielen definiëren.

Om een inkoopbureau te definiëren, moet u de volgende stappen uitvoeren:

  1. Definieer het inkoopbureau als een bedrijfsonderdeel in de sessie Bedrijfsonderdelen (tcmcs0565m000).
  2. Geef inkoopbureauspecifieke gegevens op in de sessie Inkoopbureaus (tdpur0112m000). De enterprise-eenheid waaraan het bedrijfsonderdeel wordt gekoppeld, bepaalt naar welk financieel bedrijf de financiële mutaties voor het inkoopbureau worden geboekt. Als u inkoopbureaus wilt gebruiken in combinatie met inkooporders, inkoopafroepschema's, inkoopcontracten, afroepschemavrijgaven, afroepen, offerteaanvragen of inkoopaanvragen, moet u de desbetreffende serievelden invullen.
Gebruikersprofielen definiëren

Gebruikersprofielen worden gebruikt om default gegevens in te stellen voor inkoopmedewerkers, zodat documenten sneller kunnen worden verwerkt. In de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000) kunt u aanmeldcodes van gebruikers koppelen aan een inkoopbureau, ordersoort en magazijn. Wanneer de gebruiker een inkooporder, afroep, inkoopcontract, inkoopaanvraag, offerteaanvraag, goedkeuringsregel, inkoopafroepschema of inkoopvrijgave aanmaakt, bepaalt het gebruikersprofiel de defaults. Op deze manier gaat het inkoopgerelateerde proces van mutatie-invoer sneller.

Goedkeuringsregels definiëren

De goedkeuring van de inkooporder is een verplichte stap in de inkooporderprocedure. U kunt inkooporders valideren op basis van goedkeuringsregels voordat de orders de status Goedgekeurd krijgen.

Voor meer informatie, zie Goedkeuring van inkooporders.

Gerelateerde onderwerpen