Inkooporderprocedure

De inkooporderprocedure heeft betrekking op de volledige administratieve procedure voor het inkopen van goederen of diensten.

De procedure omvat de volgende stappen:

Stap 1. Inkooporders aanmaken

Inkooporders kunnen als volgt worden aangemaakt in de sessie Inkooporderregels (tdpur4100m900):

  • Automatisch vanuit verschillende bronnen, zoals Enterprise Planning, Verkoop, Service enzovoort.
  • Gekopieerd van een bestaande order in de sessie Inkooporder kopiëren (tdpur4201s000).
  • Handmatig
Stap 2. Inkooporders goedkeuren

Wanneer inkooporders zijn aangemaakt, is de goedkeuring van de inkooporders een verplichte stap in de inkooporderprocedure. De uitvoering van de activiteiten van de orderprocedure kan worden gestart wanneer een gebruiker de verkooporder goedkeurt.

Voor meer informatie, zie Goedkeuring van inkooporders.

Stap 3. Inkooporders afdrukken

Wanneer de order is geregistreerd en goedgekeurd, kunt u de inkooporder afdrukken en als bevestiging naar de kopen-van relatie sturen. De sessie Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) is alleen verplicht als u de kopen-van relatie via de post of via EDI (Electronic Data Interchange) op de hoogte stelt van de inkooporder. Als u de telefoon gebruikt om inkooporders door te geven, is deze stap optioneel.

Nadat de inkooporder is afgedrukt, kunt u deze nog steeds wijzigen.

Stap 4. Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer

Wanneer de kopen-van relatie is geïnformeerd over de inkooporder en de inkooporder is goedgekeurd, kunt u de inkooporder vrijgeven voor Magazijnbeheer in de sessie Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000). Daarmee wordt het magazijn op de hoogte gesteld van de te verwachten goederen.

Wanneer inkooporders worden vrijgegeven voor het magazijn, wordt in Magazijnorders een aantal activiteiten getriggerd, te beginnen met het aanmaken van een magazijnorder in de sessie Magazijnorders (whinh2100m000). De activiteiten in Magazijnorders zijn afhankelijk van de magazijnordersoort die is gekoppeld aan de inkoopordersoort. U moet eerst activiteiten koppelen aan een magazijnprocedure in de sessie Activiteiten per procedure (whinh0106m000). U kunt een magazijnprocedure koppelen aan een magazijnordersoort in de sessie Magazijnordersoorten (whinh0110m000). Vervolgens kunt u de magazijnordersoort koppelen aan een inkoopordersoort in de sessie Inkoopordersoorten (tdpur0194m000).

Voor kostenartikelen en serviceartikelen is het niet verplicht om inkooporders vrij te geven voor Magazijnbeheer. Dit hangt af van de instelling van het selectievakje Vrijgeven voor magazijn in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000). Rechtstreekse leveringen worden nooit vrijgegeven voor Magazijnbeheer.

Stap 5. Ingekochte goederen ontvangen

U kunt de ontvangst van ingekochte goederen registreren:

  • In Magazijnbeheer als de inkooporder is vrijgegeven voor Magazijnbeheer. De ontvangstprocedure bestaat uit de inslagprocedure en de inspectieprocedure in Voorraadafhandeling (INH). Voor meer informatie, zie Ontvangst- en inspectieprocedures.

    Wanneer ontvangsten worden geregistreerd in Magazijnbeheer, worden de ontvangstgegevens teruggerapporteerd aan Inkoop. U kunt deze gegevens opvragen in de volgende sessies:

    • Inkooporders - overzicht ontvangsten (tdpur4531m000)
    • Inkoopontvangst (tdpur4106m000)
  • In Inkoop voor niet-voorraadartikelen die niet worden vrijgegeven voor Magazijnbeheer. U kunt de leveringen registreren met de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000).

Wanneer een ontvangst is bevestigd in de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000), kunt u de ontvangstgegevens in deze sessie niet meer wijzigen. U kunt echter nog wel specifieke ontvangstgegevens wijzigen in de sessie Inkoopontvangst corrigeren (tdpur4106s100).

Wanneer de goederen zijn ontvangen, zijn de prijzen en kortingen van de goederen mogelijk gewijzigd. Gebruik de sessie Prijs en kortingen na ontvangst wijzigen (tdpur4122m000) om prijzen en kortingen te muteren.

Stap 6. De ingekochte goederen betalen

Voor het beheer van de betaling van ingekochte goederen moet u Crediteurenadministratie (ACP) gebruiken. U kunt dit proces alleen uitvoeren als het pakket Fin. administratie is geïmplementeerd. Voor meer informatie, zie Inkoopfacturen verwerken.

Het is in de inkooporderprocedure niet noodzakelijk dat de relatie een factuur stuurt. In plaats daarvan kunt u selfbilling gebruiken om automatisch facturen te genereren voor de ingekochte goederen.

Selfbilling wordt doorgaans gebruikt als:

  • U een contract hebt met de relatie voor de prijs van de goederen die u koopt.
  • U een overeenkomst hebt met de relatie dat u de goederen zult betalen zonder er een factuur voor te ontvangen.

Selfbilling wordt bepaald door de volgende velden in de sessie Inkooporders (tdpur4100m000) of de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000):

  • Selfbilling-factuur
    Als u dit selectievakje inschakelt, kan voor elke orderregelontvangst een factuur worden gegenereerd. In het financiële bedrijf waaraan het inkoopbureau is gekoppeld, kunt u de orderregels selecteren en vervolgens kunt u de facturen genereren in de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000).
  • Factureren na

    Dit veld kan op een van de volgende waarden worden gezet:

    • Inspectie
      Selfbilling-facturen kunnen alleen worden aangemaakt voor de totale goedgekeurde ontvangen hoeveelheid, nadat alle inspecties voor een bepaalde ontvangst zijn uitgevoerd.
    • Ontvangst
      Een selfbilling-factuur kan onmiddellijk worden aangemaakt voor de totale ontvangen hoeveelheid. Als na inspectie een bepaalde hoeveelheid wordt afgekeurd, wordt in de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000) een factuur aangemaakt voor de afgekeurde hoeveelheid. Deze factuur bevat een negatieve hoeveelheid.

Voor meer informatie, zie Selfbilling.

Stap 7. Inkooporders verwerken

De laatste stap in de inkooporderprocedure is de verwerking van alle inkooporders in de sessie Inkooporders verwerken (tdpur4223m000). De verwerkte inkooporders worden overgezet van de normale database naar de historiedatabase.

Voor meer informatie, zie Historie inkooporders/-afroepschema's.

Gerelateerde onderwerpen