| | Goedkeuringsproces voor inkoopaanvragenVoordat een inkoopaanvraag kan worden geconverteerd naar een inkooporder of een offerteaanvraag, moet de aanvraag eerst worden goedgekeurd door een bevoegde medewerker of een lijst van bevoegden. Een bevoegde medewerker is een geldige medewerker die of een geldig bedrijfsonderdeel dat bevoegd is om voorgelegde aanvragen goed te keuren. Bevoegden kunnen aanvragen goedkeuren of afkeuren. NB Het selectievakje Externe goedkeuring in de sessie Parameters inkoopaanvragen (tdpur0100m200) bepaalt of inkoopaanvragen worden goedgekeurd en afgekeurd in LN of buiten LN. Als de goedkeuring buiten LN wordt afgehandeld, wordt de inkoopaanvraag nadat deze ter goedkeuring is voorgelegd, extern beoordeeld en geretourneerd naar LN met de status Goedgekeurd of Afgekeurd, of met de status In afwachting van goedkeuring en het selectievakje Uitgave goedgekeurd ingeschakeld in de aanvraagkop. Indien u gebruik maakt van externe goedkeuring, is dit onderwerp verder niet van toepassing. De bevoegdenlijst opgeven In de sessie Bevoegden (tdpur2105m000) kunt u een lijst van geldige bevoegden (personen of bedrijfsonderdelen) muteren en een hiërarchie in de goedkeuringsstructuur definiëren. Voordat er aan de lijst met bevoegden kan worden toegevoegd, moeten de volgende basisgegevens worden gedefinieerd. - Definieer medewerkers en bedrijfsonderdelen in de sessie Medewerkers - algemeen (tccom0101m000) en de sessie Bedrijfsonderdelen (tcmcs0565m000).
- Omdat een individuele bevoegde tot slechts één bedrijfsonderdeel kan behoren, definieert u defaults voor het bedrijfsonderdeel van een medewerker in de sessie Medewerkers - algemeen (tccom0101m000).
- De ingangsdatum en vervaldatum voor de bevoegde moeten geldig zijn en moeten worden gecontroleerd in het medewerkersrecord in de sessie Medewerkers - algemeen (tccom0101m000). Ook moet voor de Bevoegde, zoals gedefinieerd in de sessie Bevoegden (tdpur2105m000), een geldige Ingangsdatum en Vervaldatum zijn opgegeven.
NB - Het veld Bedrijfsonderdeel in de sessie Bevoegden (tdpur2105m000) is een verplicht veld. Als een bevoegde is geselecteerd op het veld Bevoegde van de sessie Bevoegden (tdpur2105m000), moet de bevoegde deel uitmaken van het geselecteerde bedrijfsonderdeel.
- Alleen geautoriseerde bedrijfsonderdelen die inkoopbureaus zijn en individuele bevoegden van het inkoopbureau mogen een inkoopaanvraag definitief goedkeuren.
Met de sessie Bevoegden afdrukken (tdpur2405m000) kunt u de bevoegdenlijst afdrukken. Inkoopaanvragen goedkeuren of afkeuren Wanneer een inkoopaanvraag wordt voorgelegd ter goedkeuring, worden op basis van de gekoppelde bevoegdenlijst uit de sessie Bevoegden (tdpur2105m000) goedkeuringsrecords ingevoegd in de sessie Voortgang inkoopaanvraag goedkeuren (tdpur2506m000). Doorgaans worden de volgende stappen uitgevoerd in het goedkeuringsproces: - In de eerste goedkeuringsrecord worden de Bevoegde en het Geautoriseerd bedrijfsonderdeel uit de aanvraagkop ingevuld. Als de bevoegde in de lijst van bevoegden een parent-bevoegde heeft, wordt een volgende goedkeuringsrecord ingevoegd voor deze parent-bevoegde. De volledige structuur van bevoegden wordt ingevoegd op basis van de parent-bevoegden in de lijst met bevoegden. Deze goedkeuringsrecords hebben de status In afwachting van goedkeuring.
- Wanneer de eerste bevoegde de aanvraag goedkeurt of afkeurt, wijzigt de status van de goedkeuringsrecord van In afwachting van goedkeuring in Goedgekeurd of Afgekeurd. Wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd door de eerste bevoegde, worden de velden Bevoegde en Geautoriseerd bedrijfsonderdeel in de aanvraagkop bijgewerkt met de bevoegde en het geautoriseerde bedrijfsonderdeel van de volgende goedkeuringsrecord/volgende bevoegde.
- Wanneer de bevoegden in de lijst van bevoegden de aanvraag hebben goedgekeurd, wordt de status van de aanvraag gewijzigd van In afwachting van goedkeuring in Goedgekeurd. Als er nog een goedkeuringsrecord met de status In afwachting van goedkeuring beschikbaar is in de sessie Voortgang inkoopaanvraag goedkeuren (tdpur2506m000), hetgeen betekent dat een volgende bevoegde de aanvraag nog moet beoordelen, blijft de status In afwachting van goedkeuring.
NB - Bevoegden kunnen in de sessie Voortgang inkoopaanvraag goedkeuren (tdpur2506m000) bekijken of zij aanvragen ter goedkeuring voorgelegd hebben gekregen. Deze sessie wordt ook weergegeven als een tabblad van de sessie Inkoopaanvraag (tdpur2600m000).
- Het veld Goedkeuringsautorisaties in de sessie Parameters inkoopaanvragen (tdpur0100m200) bepaalt hoe de bevoegdenlijst wordt gebruikt in het goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen.
- Voordat zij de inkoopaanvraag goedkeuren, kunnen bevoegden de aanvraagregels bekijken op het tabblad Aanvraagregels van de sessie Inkoopaanvraag (tdpur2600m000) en het selectievakje Afgekeurd inschakelen als zij een specifieke aanvraagregel willen afkeuren.
- In de sessie Inkoopaanvragen (tdpur2501m000) bepaalt het selectievakje Gedeeltelijke afkeuring toestaan of een inkoopaanvraag met de status Goedgekeurd aanvraagregels kan bevatten die zijn afgekeurd.
- Als een aanvraag wordt afgekeurd door een bevoegde, kan een aanvrager de inkoopaanvraag aanpassen. Wanneer een aanvraag met de status Gewijzigd opnieuw ter goedkeuring wordt voorgelegd, wordt in de sessie Voortgang inkoopaanvraag goedkeuren (tdpur2506m000) een extra goedkeuringsrecord ingevoegd voor de bevoegde die de aanvraag heeft afgekeurd. Deze goedkeuringsrecord heeft de status In afwachting van goedkeuring.
- Als het selectievakje Budgetafwijkingen ingeschakeld is voor één of meer aanvraagregels, kan de aanvraag niet worden goedgekeurd. Eerst moet de budgetafwijking worden afgehandeld.
| |