Documenten

Documenten bevatten fysieke bestanden of hardcopy's. Hardcopy's kunnen aan een documentrevisie worden gekoppeld. Als aan een document geen hardcopy's zijn gekoppeld, is het een logische entiteit die kan worden gebruikt om andere documenten te groeperen.

U kunt library's gebruiken om de documenten te classificeren. Documenten worden geïdentificeerd aan de hand van een document-ID en een documentsoort. Twee documenten van verschillende documentsoorten kunnen dezelfde document-ID hebben. De document-ID wordt automatisch gegenereerd met een masker of opgegeven door de gebruiker, afhankelijk van de systeemconfiguratie. Welke rechten gebruikers hebben, wordt bepaald in de systeemconfiguratie. De rechten bepalen welke acties verschillende soorten gebruikers kunnen uitvoeren op documenten en het revisiesysteem. Het systeem voor het beheer van revisies maakt gebruik van de combinatie van documentsoort en document-ID.

Wanneer u een nieuw document aanmaakt, wordt automatisch de eerste documentrevisie aangemaakt. Met documentrevisies kan de gebruiker een document verwerken gedurende de hele levenscyclus van het document. Nadat een document de levenscyclus geheel heeft doorlopen, wordt het document opgeslagen op een opslagsysteem en goedgekeurd door de relevante bevoegde.

De levenscyclus van een document kan een van de volgende twee typen zijn:

  • Standaard levenscyclus: Documenten moeten worden voorgelegd en goedgekeurd voordat ze kunnen worden vrijgegeven. De standaardprocedure wordt vaak gebruikt voor constructiedocumenten. De commissie voor documentbeheer bestaat uit reviewers die de documenten op een systematische manier beoordelen en goedkeuren.
  • Verkorte levenscyclus: Voor lichte documenten wordt een verkorte levenscyclus toegepast. Het gaat hierbij om algemene documenten die niet met constructie te maken hebben.

Gerelateerde onderwerpen